檔案管理現代化的有效途徑

肖玉華

摘 要：不管是國家的機關還是企業單位，都要重視檔案管理工作，檔案里包含了單位員工們的信息資料和單位的發展歷程，是各個單位未來發展的重要資料。伴隨著科學的技術發展，檔案管理工作也要相應的做出發展，實現檔案管理的現代化，讓檔案管理工作可以發揮其價值，這樣才能為單位發展提供必要的檔案數據信息。

關鍵詞：檔案管理；現代化；有效途徑

檔案里的資料包含了人多年的信息資料，是一種重要的記錄載體，對于人事部門來說，在調動人員上要結合檔案資料進行科學的人員配置。從現在來看，因為單位的工作人員數量比較多，加上內部管理體系不健全，傳統的檔案管理方式很難和時代發展相適應，所以必須優化現在的檔案管理方式，實現檔案管理的現代化。

1 檔案管理現代化的重要性

檔案管理工作對于企業的發展具有重要的意義，實現檔案管理的現代化對于企事業單位的發展具有重要價值，具體來看主要有以下幾種表現。

1.1 檔案管理現代化有利于科學的配置員工

任何一個項目的進行都需要檔案信息，要想做出科學的決策也需要檔案的輔助。借助于對檔案的審查可以發現個體的優缺點，科學的配置員工，讓他們能夠在最適合的崗位上發揮作用，較臨時抽查要省時省力得多，“一個蘿卜一個坑”，節約了許多不必要的支出，極大地發揮出了人才價值，提高了勞動者的積極性，從而優質快速地推進工作的進展。

1.2 現代化檔案便于存儲，利于準確分析社會動向

實現檔案管理的現代化可以借助于互聯網來把檔案進行科學的分類，存儲的方式更加科學，借助于這些檔案材料可以清晰的分析未來的市場經濟發展方向，把握發展的機遇，揚長避短地規避發展道路上的障礙，以完整、準確的數據資源，提煉出適合企業單位操作運行的舉措。

1.3 現代化檔案便于傳輸，利于工作效率的提高

現代化的企業單位一般都具備多個職能部門，部門之間具有獨立性，同時也需要互通，現代社交網絡的發展，早已實現實時接受傳送消息的功能，那么檔案管理當然也需要利用QQ、微信、釘釘等社交平臺互相輸送檔案內容，節省了大量的人員查找時間，管理者可以在短時間內獲取到想要的資源信息，突破了時間與空間的界限，極大地實現了檔案的便捷流通，達到信息的實時共享。

1.4 現代化檔案便于移動，利于空間的節省

和過去的檔案管理方式不同，現代化的檔案管理可以和科學技術相結合，把大量的檔案資料存儲到小小的空間，在后期的檔案搜索中非常便捷。對于大部分單位來說，借助于U盤、硬盤等便于移動的載體，可以快速的存儲信息，在需要信息時可以快速的提取，同時結合傳統封存于檔案袋里的紙質文件，兩相結合強化了檔案的安全性。

2 現在的檔案管理存在的問題分析

伴隨著時代的發展，實現檔案管理的現代化是大勢所趨，不過通過研究可以發現，檔案管理的現代化面對著一些問題，具體來看主要有以下幾種表現。

2.1 管理基礎比較薄弱

現在的大部分單位的檔案管理基礎工作不到位，檔案管理現代化的設備不足，同時缺乏專業的檔案管理現代化人才?，F在的檔案管理工作比較缺乏較為完備目錄，部分企業內部科技檔案，未進行卡片登記。通常為了制作上述卡片，需要借助于大量人工進行實現。一方面費時費力，消耗一系列人力，另一方面不能充分符合統一的規范。

2.2 檔案匯編存在問題

現在的檔案匯編工作需要很長的時間，同時效率也不高，很多檔案管理的步驟沒有實現和科學技術的有機結合，依然借助于人工的力量完成目標和索引編制，工作效率不高。完成一次相應的匯編，對于全部相關檔案，遵循從頭到尾原則進行翻閱，將浪費大量時間。

2.3 檢索方面存在問題

現在的檔案檢索存在一些不足，由于沒有真正實現檔案管理的現代化，導致在檢索上浪費了大量的時間，實際工作比較被動，如果一味采用此種檢索手段，一定將出現漏查，甚至引起科技檔案難以實現充分利用。

3 檔案管理現代化的有效途徑

通過上面的分析可以得知，現在的檔案管理現代化里存在很多不足，要想實現檔案管理的現代化還需要加大研究力度，下面是筆者結合自身工作經驗分析的檔案管理現代化的有效措施。

3.1 認識到現代化檔案管理的重要性

在過去，檔案管理工作是企事業單位一直忽視的，認為其很難直接的獲得利益，而且還需要加入資金和人才。這樣一來，檔案管理工作不能實現其價值。事實上，檔案管理工作對于企事業單位的可持續發展具有重要的意義，而且這項工作非常繁瑣，需要極大的耐心和細心，定期檢閱排序，檔案作為企業單位內部最機密的部分，一旦發生泄露或丟失，將有可能造成不可估量的損失，因此，相關的管理人員要加大對檔案管理工作的重視力度，認可現代化檔案管理為企業單位作出的直接、間接貢獻。

3.2 引進信息技術設施

過去的檔案管理模式下，檔案信息的存儲耗費很多時間，而且伴隨著時間的推移，紙質的檔案很容易腐爛，這樣一來檔案的實效性受到了影響。所以，對于企業單位來說要重視檔案管理的現代化建設，引進先進的信息技術設施，借助于信息化手段提高檔案管理的安全性，存儲重要的數據信息，電腦的篩選排列功能可以直觀地解讀出問題的重心，為檔案管理人員節省出大量時間，以便于制定檔案分析總結報告。

3.3 篩選高素質人才

檔案里的信息是企事業單位自身的重要材料，它對于企事業單位的發展具有重要意義。相關的檔案管理者必須要有責任心，在做好對檔案資料的存儲以后還要保障檔案的安全。所以，各個單位要配置一些高素質的人才，為其提供內部培訓機會，幫助相關人員樹立現代化的管理觀念，以高效的管理水平推動檔案管理的穩步發展。檔案管理方面相關人員，需要自身具備較為良好綜合素質。所以應對檔案人員，予以針對性專業教育。計算機操作知識，才能盡快實現掌握，自身能力得到不斷提高。除此之外，要重視開拓檔案管理者的視野，實現檔案管理的現代化，發揮檔案信息的價值。

3.4 多種管理方式結合

盡管檔案管理的現代化提高了執行的效率，但是因為很多檔案管理軟件不夠穩定，很有可能會丟失重要的文件。所以必須實現多種檔案管理方式的有機結合，在保存了電子檔案的同時還要保存好紙質的文件，保障檔案資料的安全性。另外，公用電腦應設置密碼，確保工作人員離崗時的安全性。

3.5 完善庫房管理系統

要想實現檔案管理的現代化必須完善對于庫房的管理，借助于先進的計算機技術可以把握庫房的實際情況，同時還可以幫助檔案管理方面相關人員，能夠更加清楚檔案究竟如何進行存放，掌握具體位置信息，對應的實際數量，以及保管方面相關情況，方便工作人員進行查詢。除此之外，要盡可能的提高庫房的實際安全系數，不斷完備相關設施，爭取比較完好無損，隨時予以科學檢查，并且進行較為良好維護。

4 結束語

通過上面的分析可以得知，在時代不斷發展的背景下，檔案管理工作也實現了巨大的變化。從現在來看，很多企事業單位都引進了先進的科學技術來管理檔案，逐步實現檔案管理的現代化?，F在的檔案管理工作存在很多不足，必須加大重視力度，從思想上、技術上和管理方式等方面突破過去的檔案管理工作模式，提高檔案管理的實效性。

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