創建檔案規范化管理省一級工作中的實踐和體會

甘肅省打柴溝糧油儲備庫有限公司是國有控股有限公司，隸屬于甘肅省糧食局，公司始建于1964年，于2006年12月改制為甘肅省打柴溝糧油儲備庫有限公司。在53年的發展過程中，我公司形成了豐富的檔案資料，檔案種類主要由日常管理過程中形成的文書檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案、人事檔案以及倉庫建設過程中形成的基建檔案等六部分組成。

2016年以來，為進一步提高檔案管理工作水平，實現檔案管理工作的標準化、規范化，公司確定了創建檔案規范化管理省一級的目標。在省糧食局和省公司的指導、支持下，在公司各部門的密切配合和檔案管理人員的努力下，通過加強領導，明確任務，落實責任，有計劃、有部署、有重點、分階段地開展了檔案達標工作，使我公司檔案管理工作在機構與組織管理、基礎設施、業務開展、檔案開發利用、信息化建設等方面取得了新的成效。2017年11月9日，經過甘肅省檔案工作規范化管理測評小組進行綜合測評后，以924分的成績通過了檔案規范化管理省一級驗收。

1 領導重視，為創建檔案規范化管理省一級工作順利開展提供了基礎保障

長期以來，省局對各庫站的檔案工作一直非常重視，尤其是文書檔案的整理歸檔工作，多年來，一直堅持每年集中統一匯編，在匯編過程中，及時宣傳指導檔案工作新方法、新思路，使得我公司文書檔案在收集、歸檔范圍、整理、分類、編目、裝訂、保管、借閱等各方面不斷完善，為檔案規范化升級達標工作打好扎實基礎。今年8月份，省局對我公司的檔案工作進行了督導檢查，肯定了我公司的檔案工作，指出了需要加強和整改的問題。我公司隨即列出詳細的整改計劃，逐項落實。確保了我公司升級達標工作的順利驗收。

1.1 成立專門創建檔案規范化管理省一級工作領導小組

我公司檔案管理工作在分工上由公司總經理分管，辦公室為責任部門，檔案專業人員具體負責。成立了檔案工作領導小組和鑒定小組，全面領導公司檔案管理工作，組織制訂公司的檔案工作實施辦法及有關規定，把檔案工作納入公司工作計劃、管理制度和管理人員職責范圍，在布置、檢查、總結、驗收各項工作時，同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。在公司提出創建檔案規范化管理省一級后，成立工作領導小組，將此項工作列入公司重點工作之一，多次召開專題工作會議進行安排部署。為確保創建工作的質量，公司專門邀請了天祝縣檔案局專業人員來我公司進行業務指導。

1.2 加強業務培訓，提高檔案員綜合素質

檔案管理人員的綜合素質直接影響著檔案業務工作的效率、水平和質量。為培養高素質復合型檔案管理人員，公司一方面積極派檔案人員參加業務培訓，另一方面要求檔案員在充分了解公司各項工作內容的同時從源頭控制好檔案資料的產生和形成，為檔案資料的規范化管理打下了堅實基礎。公司現有1名專職檔案管理人員，具有大學本科學歷，在檔案工作崗位工作近14年，多次參加甘肅省檔案局舉辦的檔案管理業務培訓，已取得檔案管理專業館員職稱，曾被評為2008—2011年度甘肅省檔案管理工作先進個人。

多年來，檔案人員能及時學習宣傳國家檔案新標準，與時俱進不斷改進檔案管理的思路、方法，尤其在倉庫建設和儲備糧規范化管理過程中，能根據我公司實際編制文書檔案、實物檔案的分類方案、歸檔范圍，正確界定文書檔案、實物檔案的保管期限，為基建檔案編制檔號和保管期限表，為公司檔案工作規范化、制度化起到了積極的推動作用。

1.3 增加資金投入，完善軟硬件設施

為確保檔案管理水平的提升，我公司在資金緊張的情況下，陸續給檔案室配置了防光防塵窗簾、防磁柜、溫濕度表、滅火器材等，在申請升級達標后又添加打印機、復印機、掃描儀、數碼照相機、光盤刻錄機等適應信息化要求的設施設備，今年又配置了一臺新電腦，安裝了泰坦檔案管理軟件，并做到檔案工作電腦專機專用。

2 規范管理，檔案基礎業務工作得到進一步加強

2.1 各類檔案收集完整是檔案工作的基礎

我公司根據《檔案室歸檔制度》，對各類文件材料的歸檔載體和書寫材料進行了明確規定，要求利于長期保存，字跡工整，簽署完備。每年2月份，辦公室布置安排對上年度各類檔案資料的整理收集工作，按時參加省糧食局每年統一舉辦的文書檔案匯編工作；會計檔案由財務部門年終立卷，保存兩年后移交檔案室；基建檔案由建設項目負責部門收集整理編目后移交檔案室歸檔。實物檔案、照片檔案在年終由檔案室集中收集歸檔整理。所有歸檔案卷分類清晰，排列有序，各種文件材料歸檔完整、準確、及時。

2.2 各類檔案編目編號準確，保管期限界定合理是檔案工作的關鍵

我公司編制有《文件材料歸檔范圍及保管期限表》，對文書檔案的歸檔范圍及保管期限進行了明確劃分和界定，編制了基建項目檔案檔號編制表，實物檔案代號分類表等。各類檔案分類科學系統，整理規范，編號準確，保管期限界定合理，各類檔案的案卷級目錄和文件級目錄齊全、規范、完整。在檔案規范化管理中起到了關鍵作用。

2.3 注重檔案的信息化建設，推動企業信息化發展

我公司檔案室自2001年起就開始配備計算機實行檔案管理電子化，利用計算機實現檔案目錄檢索和查閱。2016年，公司制定了《檔案信息化建設規劃》，檔案室陸續配置了復印機、掃描儀、數碼照相機、光盤刻錄機等適應信息化要求的設施設備，安裝了珠海泰坦檔案管理軟件。目前，檔案室檔案軟件中錄有文書檔案、會計檔案、基建檔案、實物檔案、照片檔案等各類檔案的卷內目錄、案卷級目錄，實現了案卷級、目錄級管理，并對2013、2014、2015三年的文書檔案永久文件和定期30年文件進行了掃描保存，同時完成了這三年永久文件的電子文件掛接，初步實現了數字化儲存，可檢索查閱全文，無須調用紙質檔案。下一步我公司將逐步實現所有文書檔案的掃描著錄掛接工作。檔案信息化工作的初步探索，也是我公司信息化建設的一個開端，必將有力地推動公司信息化工作的發展。

3 開發檔案信息利用，更好地為單位發展服務

檔案工作的目的是準確全面地為單位提供利用和服務，這一宗旨貫穿了我公司檔案工作的始終。此次創建檔案規范化管理省一級工作中，公司充分利用檔案信息資源，編制完成了公司全宗介紹、組織機構沿革、大事記、歷屆公司領導簡介、基礎數字匯編、榮譽匯編等檔案編研材料。在公司檔案的借閱過程中，及時填寫檔案利用效果實例，形成了《檔案效果利用實例匯編》，較好地發揮了檔案的參考價值和作用。同時，也對公司檔案進行價值判斷，并建立相關價值鏈接，結合公司各項業務工作的進展，隨時為相關部門提供有用的信息，提高了檔案使用的主動性，較好地發揮了檔案室作為資料庫、信息庫和咨詢庫的作用，在公司修編組織沿革、大事記編制、制定各部門生產管理制度、編制倉庫基建工程招標文件等多項工作中發揮了積極作用，取得了顯著成效。

在省局、省公司、天祝縣檔案局的幫助指導下，通過創建檔案規范化管理省一級工作，進一步提高了我公司檔案規范化管理工作水平，我們的檔案管理工作取得了明顯的進步。在今后的工作中我們不斷鞏固檔案工作質量和成果，不斷積累經驗，不斷提高檔案管理水平，逐步完善和提高檔案信息化和數字化工作能力，充分利用現代技術手段，必將會有力推動公司其他各項工作進一步提高規范化水平，使公司的各項工作更上一層樓。

作者簡介

袁玉霞（1973-），女，現在任職于甘肅省打柴溝糧油儲備庫有限公司檔案員，畢業于蘭州大學（在職），本科，館員。