淺談新媒體中檔案服務的創新

摘 要：檔案是重要的信息資源，新媒體的迅速崛起，給檔案事業既帶來了挑戰，也帶來了發展的空間，在這種影響下，只有不斷加大檔案資源的開發利用力度，提升檔案資源的服務功能，才能更好地滿足社會和大眾的需求，才能推動檔案事業的發展。

關鍵詞：新媒體；檔案服務；創新

新媒體技術的出現不僅改變了信息傳播的格局，并以其巨大的優勢得到了廣泛的應用，在檔案管理中也發揮著重要的作用，檔案資源只有得到充分的利用才能真正實現其價值，因此，探究新媒體檔案服務的創新意義重大。

1 現階段檔案利用服務現狀分析

1.1 不重視檔案服務功能

在檔案管理中，一直以來都是“重管輕用”，管理重于利用，使得檔案管理工作仍然遵循原來的編研思路，停留在編制的階段，不太注重開發利用檔案信息，管理理念有待于更新與轉變，基本上是利用者上門，就提供服務，缺乏主動性，一味地被動等待，在服務工作中，不主動與外界溝通，就不能夠根據利用者的需求優化服務工作，造成檔案利用率不高，時效性大打折扣。所以，在這種思維影響下，檔案管理、利用處于故步自封，只有創新求變，才能改變現狀，促進檔案事業的健康發展。

1.2 檔案信息技術力量薄弱

受各種因素的制約，比如思想上不重視，資金投入不足等，在檔案管理中主要依靠手工操作，不僅費時費力，還容易出錯，即使配備了先進的設備，但是由于相關技術人才力量薄弱，不具備深層次研究開發的能力，對原始檔案提煉加工的能力較弱，只能做類似于歸檔、整理等基礎性的工作，制約了檔案信息服務功能的體現，技術力量與新媒體發展的要求相差甚遠。檔案信息化建設是一項長期的復雜工程，既需要雄厚的資金支持，又需要強大的技術支持，才能保證檔案信息化建設的快速實現。

1.3 服務內容簡單

隨著社會的發展，人們對于服務行業提出了越來越高的要求，快捷、優質、周到，但檔案管理結構單一，這與多層次使用者的需求難以匹配起來，很難滿足使用者的要求；檔案查詢不便，分類不夠規范，保管混亂，影響了整體檔案的信息發布；檢索手段也需要進一步提高，目前很多檔案管理主要是手工檢索，未能建立檔案數據庫，檔案管理系統軟件使用率低，阻礙了檔案服務功能的提升。

2 新媒體環境對檔案工作服務的影響

新媒體已經成為不可缺少的信息交流互動的平臺，它大容量、即時性、交互性、個性化突出，得到人們的青睞。作為一種新型媒介，導致活動方式發生了極大的變化，這給檔案管理工作提出了更高的要求，在新媒體環境下，需要檔案信息服務更加開放、便捷。在原來的檔案服務中，受空間、時間限制，檔案的利用者親自到檔案館才能獲取自己所需的信息，而作為檔案的提供者，不是上門服務，而是等檔案利用者上門，這與現代政府部門的辦事方針是相沖突的，同時也會與社會相脫鉤，處于被動地位，缺乏主動性，因此，檔案利用服務模式被動性、封閉性，造成檔案利用服務率不高，檔案的價值和作用得不到發揮和體現，而新媒體恰恰給檔案服務創新提供了卓越的條件，利用新媒體平臺，滿足受眾多樣化的需求，實現檔案本質中所潛藏的能量，促進檔案事業的發展。

3 新媒體中檔案服務的創新途徑

3.1 轉變觀念是前提

新媒體中檔案服務的創新必須要先改變觀念，抱著固有的等的思想是無法提升檔案利用率、服務質量和效果的。檔案工作是以開發利用信息為最終目的，摒棄過去重視管理、忽視利用的思想，做到與時俱進，充分利用新媒體的優勢和特點，使檔案管理網絡化、數字化、信息化，加大檔案信息的開發和利用，樹立檔案服務新思維，拓寬檔案服務新思路。

3.2 提高檔案人員素質是保障

一方面檔案管理人員要樹立、強化服務意識，把工作從被動變為主動，改變等的狀態，把工作重點轉移到提供檔案利用的服務上來，想方設法深入了解需要者的需求，使服務更具針對性、更有效，為利用者提供及時有效、有價值的信息，熱情、主動的優質服務，其次，檔案人員不僅要具有熟練的網絡技術，更要有檔案信息編研開發能力，為檔案服務的創新提供人才保障。因此單位根據實際情況，采用靈活多樣的形式，針對性的開展培訓工作，多進行實踐培訓，少開展理論培訓，提升培訓效果，不要做一些無用功，還要注重培訓后的考核與反饋，全面保證培訓工作的質量。

3.3 加快檔案信息數字化

檔案管理實現現代化是現在發展的必然趨勢，它能夠有效改變傳統紙質檔案管理的一些弊端，比如紙質載體在時間一長的情況下，極易受到損傷：發霉、受潮、蟲咬等等，將會造成科技信息的丟失，影響了研究工作的開展，同時科技檔案信息量大，而利用信息技術不僅能夠有效防止檔案的遺失，同時大大減少檔案的儲存空間，易于保存，還可以使操作更加簡便快捷，使工作效率大幅度提升。所以應該加大資金投入力度，一方面積極引進先進的技術，另一方面設備更新換代要及時。實現檔案管理的現代化，可以從提高檔案的查找效率入手，通過索引或分類目錄完成查詢工作，也可以將圖像和文字等信息進行信息化處理，實現信息資源的整合，檔案管理方式更加多元化。

3.4 加強服務功能的提升

檔案管理的目的不是將檔案固定起來，而是為了給社會為大眾提供服務，因此，機關單位在檔案管理信息化的過程中，應該積極轉變傳統觀念，如果不涉及機密的檔案，逐步向公眾開放，進一步提升檔案的利用率，充分發揮檔案的價值。一是機關單位利用網絡分析用戶的查詢用途，以此為依據確定哪些檔案可以開放，哪些不可以開放，既保證了檔案的安全，又提高了服務效率，獲得大眾的認可和滿意，其次，檢索時間的縮短能夠提升服務功能，機關單位應在檢索工作智能化上多下功夫，以提升檢索效率。通過種種措施，在促進檔案管理信息化的同時，使機關檔案更好地服務于社會公眾。

3.5 創新服務手段

一要建立檔案門戶網站，并開展網上利用服務，這應該成為檔案利用服務的一種重要形式。檔案利用服務要以網站為平臺，以檔案信息資源數據庫建設為核心，尤其是電子檔案全文數據庫建設，在網站上實現電子檔案的實時利用，使得檔案信息利用服務得以網絡化。檔案通過網絡平臺收集起來后，建立一個電子文件（檔案）數據管理中心，集中管理各單位的歸檔電子文件。二要開展在線服務。檔案部門可以在檔案門戶網站上通過匯編相應的專欄、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案館之間在網上實現速通信，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和咨詢服務。

4 結語

檔案得到利用才能體現其價值，否則只是沒有生命的物品，要想提高利用率，就要創新服務工作，觀念轉變是第一步，創新利用服務模式，加快檔案管理信息化建設，推動檔案事業的發展。

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作者簡介

孫可佳（1991-），女，漢，陜西西安，碩士研究生，助理館員，檔案學。