檔案歸檔及管理創(chuàng)新研究

楊柳

摘 要：外事僑務(wù)工作中所形成的各類檔案，均是其自身歷史記錄與工作成果的見證，亦是今后事務(wù)處理的重要資料參考，具有較高的保存價值。因此，為了更好的保證檔案資料的完整、安全以及應(yīng)用，需要進(jìn)一步創(chuàng)新檔案歸檔的管理理念與管理手段。進(jìn)而實現(xiàn)檔案歸檔管理模式向著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方向發(fā)展。本文就檔案歸檔與管理創(chuàng)新進(jìn)行了相應(yīng)的研究，以便更好地提升自身的檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：檔案歸檔；檔案管理；管理創(chuàng)新；研究

檔案歸檔主要是指，將具有一定利用價值的資料信息，以一種歷史記錄的形式進(jìn)行保管的措施，是信息及資料的重要載體。因檔案資料中蘊含著大量的信息資源，可以在今后的部門工作中進(jìn)行利用與借鑒，所以檔案的歸檔管理變得尤為關(guān)鍵。如何提升自身的管理方法，進(jìn)一步優(yōu)化管理手段，提高檔案管理的工作效率以及延長檔案的保存與使用壽命，是當(dāng)前每一個檔案管理者所面臨的重要難題與挑戰(zhàn)。

1 檔案歸檔的概念

所謂歸檔文件主要是指立檔單位在其職能活動中所形成的，辦理完畢后應(yīng)該作為文書檔案保存的紙質(zhì)文件材料【1】。檔案歸檔即將歸檔文件以件為單位進(jìn)行分類，排列，裝訂，并加蓋歸檔章或編號之后編制歸檔文件目錄，再到裝盒上架的整個規(guī)范化流程。

2 檔案歸檔的重要性

檔案作為一種信息資源，已成為機關(guān)單位工作管理中不可或缺的一部分，具有重要的保存價值。檔案不僅記錄著機關(guān)單位的工作內(nèi)容，發(fā)展軌跡，更能夠為單位今后的發(fā)展提供基礎(chǔ)性依據(jù)。尤其是在單位工作過程中遇到重大特殊事件或類似工作時能夠提供有力的參考依據(jù)。檔案還可以為單位提供輔助服務(wù)，在工作過程中涉及涉訴問題時當(dāng)做證據(jù)加以佐證。因此，進(jìn)一步加強對檔案歸檔整理已是勢在必行。而進(jìn)一步提升自身檔案歸檔管理能力，保證檔案的完整性與真實性，在進(jìn)一步增加單位歷史底蘊的同時，更有利于單位科學(xué)、穩(wěn)定的發(fā)展。

3 檔案歸檔的基本程序與方法

3.1 編制分類目錄

根據(jù)單位的工作性質(zhì)、職權(quán)范圍、工作規(guī)律以及分工情況，對下一年度可能產(chǎn)生的檔案按照檔案整理的原則，對歸檔檔案的類別與條目進(jìn)行擬定【2】。當(dāng)下，比較常用的分類方法是根據(jù)檔案的編制類別進(jìn)行分類，一般分為按保管期限、按組織機構(gòu)、按問題內(nèi)容這三種類別。

3.2 檔案歸整

所謂檔案歸整，即檔案處理人員需要在日常工作中，有計劃地把單位一年中所形成的，應(yīng)該進(jìn)行歸檔的檔案逐步整理起來。然后，根據(jù)上文所提到的檔案分類方法把已經(jīng)產(chǎn)生的檔案材料，以“件”為單位進(jìn)行收集與裝訂，并及時按照有關(guān)類目進(jìn)行歸整，以便保證所有檔案能夠順序清晰、內(nèi)容精確，進(jìn)而保證年終檔案歸檔工作的順利完成。另外，通過對檔案進(jìn)行歸整還可以起到檢查的作用，以便及時發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問題并作出及時的糾正。

3.3 系統(tǒng)整理

在平時檔案歸整的基礎(chǔ)上，還需對檔案進(jìn)行更為系統(tǒng)與科學(xué)的整理與編制目錄，以方便檔案的移交與管理。首先，需要對每個案盒內(nèi)積累的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，查看其檔案是否齊全，歸類是否合理，檔案的保管期限是否一致，以及檔案數(shù)量是否合適等。做到對案盒內(nèi)的歸檔檔案進(jìn)行最后的確認(rèn)。其次，需要對案盒內(nèi)檔案進(jìn)行編號，并將檔案編號以歸檔文件的排列順序在每件檔案的首頁上端進(jìn)行注明。且應(yīng)保持案盒中所有檔案的位置與順序的一致性。 此外，還需對案盒各項內(nèi)容進(jìn)行填寫，比如對案盒內(nèi)文件的文號、文件題名、日期、頁數(shù)和備注進(jìn)行填寫；對檔案的缺損、移出、補充、銷毀情況的記錄以及其他需要進(jìn)行備注的內(nèi)容。 最后，便是進(jìn)行檔案歸檔處理，而在這一步驟中，需要對檔案的歸檔范圍進(jìn)行整理。同時，需要做好對檔案歸檔質(zhì)量的把控，確保應(yīng)歸檔的檔案材料已經(jīng)收集齊全、完整，并按照檔案之間的聯(lián)系與保存價值進(jìn)行清晰、有序的整理。確保歸檔的案盒符合檔案整理與歸檔的各項質(zhì)量要求，完善檔案保存的硬件設(shè)施。并且還需要編制一式雙份的移交目錄，確保交接雙方經(jīng)過清點案盒，進(jìn)行簽字確認(rèn)，進(jìn)一步明確責(zé)任【3】。而在歸檔時間方面，一般會在年底或者次年初進(jìn)行檔案歸檔，但對一些專門性的檔案，為了便于日常查找和利用，也可根據(jù)實際情況對其歸檔時間進(jìn)行合理的制定。

4 檔案歸檔管理的創(chuàng)新措施

4.1 進(jìn)一步提高檔案的歸檔意識與利用效率

檔案是單位發(fā)展的歷史證明，亦為單位的發(fā)展指明了方向。單位應(yīng)進(jìn)一步加強對檔案的利用與宣傳，進(jìn)一步加深對檔案價值作用的理解，并對檔案管理形成較為深刻的認(rèn)識。另外，還應(yīng)進(jìn)一步加強對檔案管理知識的學(xué)習(xí)，使其對檔案鑒定、歸檔范圍、價值作用有充分的認(rèn)知，進(jìn)而更好地完成檔案歸檔工作【4】。例如，可以通過相關(guān)檔案進(jìn)行案例講解與宣傳，從而使人們意識到檔案的重要性；或者通過對歷史檔案進(jìn)行展覽等活動，從而增進(jìn)對單位歷史與貢獻(xiàn)的了解，充分利用檔案來增強單位工作者的集體榮譽感。

4.2 進(jìn)一步拓寬檔案收集范圍

除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，還應(yīng)進(jìn)一步拓展對實物檔案的收集范圍。比如，某一時期所特有的、具有時代意義的用品，或是單位某一歷史時期或特殊事件中產(chǎn)生的紀(jì)念物品等，均可以作為一種實物檔案進(jìn)行歸檔處理，以便使之成為輔助紙質(zhì)檔案的例證，進(jìn)一步加深對該歷史時期或事件的認(rèn)知與理解。另一方面，檔案的收集應(yīng)不僅僅只局限于單位內(nèi)部，還應(yīng)進(jìn)一步擴大收集范圍?？蓪⑿侣劽襟w報道等社會輿論所產(chǎn)生的與單位相關(guān)的資料進(jìn)行收集與整理，或?qū)εc本單位有所合作或串聯(lián)的其他單位的相關(guān)資料進(jìn)行整合。在充分豐富檔案存儲的同時，也使單位檔案更加全面與完整。

4.3 進(jìn)一步創(chuàng)新檔案的管理手段

一直以來，機關(guān)單位大都遵循著人工管理的傳統(tǒng)檔案管理模式來進(jìn)行檔案管理，制約力檔案管理水平的進(jìn)一步提升以及檔案利用程度的提高。因此，需要緊跟時代的步伐，創(chuàng)新檔案管理手段。當(dāng)前，隨著各種高新技術(shù)的紛紛涌現(xiàn)，為檔案管理提供了新的機遇。應(yīng)加快將辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理進(jìn)行相結(jié)合，可以將檔案庫中的庫藏條目進(jìn)行錄入，實現(xiàn)對館藏檔案的自動化檢索，在便利檔案歸檔存放與查找的同時，還可以便利相關(guān)工作人員對檔案的調(diào)閱與使用，進(jìn)一步提升檔案管理的工作效率與服務(wù)質(zhì)量，【5】使之更好的服務(wù)于單位的工作與發(fā)展，進(jìn)而賦予檔案新的生命與意義。

5 結(jié)語

檔案歸檔做為檔案管理的重要組成部分，對檔案的完整性與安全性起著至關(guān)重要的作用。因此，要加強對檔案歸檔的重視程度，進(jìn)一步規(guī)范檔案歸檔的操作流程，從而更好的實現(xiàn)單位檔案的歸檔管理。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)進(jìn)一步加強對檔案管理的創(chuàng)新與應(yīng)用，以更加便利、實用且完善的方法加強對檔案的管理，來保存并延續(xù)單位的歷史與工作成效。

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