強化發(fā)電廠檔案管理信息化建設的方法

張敬

摘 要：當今時代是一個信息化的時代，檔案是一個發(fā)電廠的重要組成部分，是日常經(jīng)營管理的基礎性工作。原始的保存方法非常麻煩，查找困難，且不夠準確，不夠統(tǒng)一，而發(fā)電廠的檔案管理信息化能切實提高發(fā)電廠檔案管理效率，因此，在新形勢下發(fā)電廠檔案管理實踐中，應制定具體的發(fā)電廠現(xiàn)代化和信息化的檔案管理模式，提高發(fā)電廠的檔案管理效率，建立創(chuàng)新的檔案管理模式?；诖?，本文對強化發(fā)電廠檔案管理信息化建設的方法進行分析。

關鍵詞：發(fā)電廠；檔案管理；信息化建設

1 發(fā)電廠檔案管理信息化建設的重要性

1.1 有效保護檔案的原件

發(fā)電廠利用掃描儀把庫存檔案進行數(shù)字化轉換，然后以電子文件的方式進行分類、管理和保存，避免了對檔案原件的損害，同時大大降低了檔案原件丟失的風險，保證了檔案原件管理更加方便、可靠。

1.2 電子文件歸檔便捷

以往的檔案管理采用手工操作，工作量大且繁瑣，需要檔案管理人員通過手工操作來整理檔案和制作目錄，這樣耗費了檔案人員大量的精力和時間，并且容易造成一些錯誤，改動信息時更會引起一系列連鎖變動，耗費大量的時間。檔案管理信息化就可以解決這個問題，需要檔案管理人員利用計算機進行一系列操作即可完成歸檔任務，大大節(jié)省了時間，也提高了工作的質量和效率。

1.3 檔案檢索自動化

傳統(tǒng)的檔案檢索主要依靠檔案管理人員從一本一本的目錄中找出利用者所需要的檔案信息，然后再根據(jù)目錄到庫房查找檔案實物，效率很低。在檔案管理信息化條件下，可以利用計算機檢索進行檔案查詢利用，檢索速度快且效率高，可實現(xiàn)多角度檢索，提高信息的查全率和查準率，大大提高了檔案管理的工作效率，減輕了檔案管理人員的勞動強度。

1.4 有利于檔案的安全和保密

發(fā)電廠檔案作為一種重要的信息資源，對發(fā)電廠的生存和發(fā)展具有難以估量的價值，同時，發(fā)電廠檔案涉及到發(fā)電廠的商業(yè)秘密或國家機密，一旦泄露會給國家和發(fā)電廠造成嚴重損失。檔案管理信息化能夠提高檔案的保密性，相較于紙質文件而言安全性更高，可以通過加密、設置權限等方式減少檔案信息資料外泄的可能性。利用計算機管理發(fā)電廠檔案資料，可以嚴格限制調閱查看檔案資料的人員，通過加密的方式，可以避免檔案文件材料遭竊取或外泄，有效保證檔案的安全性和保密性。

2 當前發(fā)電廠檔案管理在信息化建設中存在的幾點問題

2.1 缺乏足夠重視

當前，很多發(fā)電廠對檔案工作缺乏足夠的重視，甚至一些發(fā)電廠在實行扁平化管理的過程中，通過精簡檔案機構、分流檔案人員的方式，降低發(fā)電廠的管理成本，在這種思維模式下，對檔案信息化帶來了一定程度的負面影響。

2.2 缺乏硬件設施

檔案管理實現(xiàn)信息化需要相關軟件和硬件設施的支撐，但是很多發(fā)電廠經(jīng)濟實力有限，更愿意將有限的資金應用于市場拓展和產(chǎn)品開發(fā)中，檔案信息化建設作為新生事物，沒有得到發(fā)電廠的普遍重視和認可，發(fā)電廠領導和大部分員工也對其缺乏足夠的熱情，沒有給予信息化建設以資金方面的支持，在缺乏硬件設施的前提下，導致相關工作難以開展。

2.3 缺乏相應的技術投入和保管檔案專業(yè)人員

應該說明的是發(fā)電廠檔案信息化管理建設對于信息互聯(lián)網(wǎng)技術依賴性較強，部分紙質檔案資料存在時間較長，傳統(tǒng)檔案管理方法缺少專業(yè)性，使得檔案信息不夠完整，人工辨認難度大且耗時費力，這就需要借助相關儀器設備對檔案進行信息化，這使得發(fā)電廠需要資金投入檔案管理。現(xiàn)下檔案信息化管理并沒有引起發(fā)電廠的廣泛重視，這就使得檔案管理信息化建設推進緩慢。

3 發(fā)電廠檔案管理信息化建設方法

3.1 提升員工的檔案信息化意識

首先，發(fā)電廠要結合自身的具體情況，在發(fā)電廠內部加大檔案信息化的宣傳，為員工普及有關檔案信息化的內容與知識，提升員工對檔案管理的重視程度，充分認識檔案信息化的意義和價值；其次，發(fā)電廠領導要給予檔案信息化以高度重視，認識到檔案不僅是對發(fā)電廠發(fā)展歷程的記載，更是推動發(fā)電廠發(fā)展的原始資料，對發(fā)電廠競爭力的提升具有積極作用；最后，發(fā)電廠要針對檔案管理人員開展系統(tǒng)的培訓，提升管理人員的信息化水平和業(yè)務能力。

3.2 完善發(fā)電廠檔案信息化管理平臺

由于現(xiàn)實條件的限制，傳統(tǒng)的紙質文件管理流程比較繁瑣，傳統(tǒng)的文件管理過程是制約管理效率的重要原因。信息檔案管理平臺的建立可以解決這一問題。信息檔案管理是把整個工作流程整合起來，提高工作效率。在信息文件管理中，需要利用Internet技術來改進文件的采集和提取，減少不必要的文件收集過程，優(yōu)化剩余流程，大大提高效率。在實踐過程中，相關工作人員可以通過互聯(lián)網(wǎng)將生成的檔案傳送到發(fā)電廠的檔案中，這有利于檔案的數(shù)據(jù)收集，也可以減少電廠檔案人力資源的投入。

3.3 更新信息化管理設備

信息化檔案與紙質檔案相比較，其需要硬件設備作為支撐，因此，發(fā)電廠要結合自身具體情況，更新信息化管理設備。首先，發(fā)電廠要為檔案部門配備復印機、掃描儀以及計算機等現(xiàn)代化硬件設施；其次，發(fā)電廠要在遵循“高效、節(jié)約、可靠、通用”的原則下，配備檔案管理所需要的軟件設備，保證系統(tǒng)具有較強的安全性、兼容性以及開放性；最后，發(fā)電廠要結合信息化建設的經(jīng)驗和成果，完善數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以及計算機網(wǎng)絡，提升信息建設的覆蓋面積，引入符合發(fā)電廠需求的管理軟件。

3.4 加強管理人才團隊建設

實現(xiàn)檔案信息化建設需要以現(xiàn)代化的人才作為支撐，在信息時代下，檔案管理者不僅需要具備較強的檔案管理技能和知識，同時還要掌握信息設備的操作技術，例如信息化工作以及計算機應用等技能，因此，發(fā)電廠要加強管理人才團隊建設。首先，發(fā)電廠要對現(xiàn)有檔案管理人員進行綜合考評，對無法勝任崗位的員工進行分流安排，招聘具有較強專業(yè)能力的管理人員，提升管理團隊的整體素質；其次，發(fā)電廠要對管理人員定期開展新技能、新知識的系統(tǒng)性培訓，提升管理人員的技術能力、業(yè)務水平以及職業(yè)道德；最后，發(fā)電廠要建立以及完善績效考核制度，對管理人員的工作量、工作態(tài)度、專業(yè)技能以及工作內容進行全面而綜合的考評，并且將其作為員工薪酬調整和崗位晉升的重要依據(jù)。

3.5 加強管理人才團隊建設

實現(xiàn)檔案信息化建設需要以現(xiàn)代化的人才作為支撐，在信息時代下，檔案管理者不僅需要具備較強的檔案管理技能和知識，同時還要掌握信息設備的操作技術。首先，發(fā)電廠要對現(xiàn)有檔案管理人員進行綜合考評，對無法勝任崗位的員工進行分流安排，招聘具有較強專業(yè)能力的管理人員，提升管理團隊的整體素質；其次，發(fā)電廠要對管理人員定期開展新技能、新知識的系統(tǒng)性培訓，提升管理人員的技術能力、業(yè)務水平以及職業(yè)道德；最后，發(fā)電廠要建立以及完善績效考核制度，對管理人員的工作量、工作態(tài)度、專業(yè)技能以及工作內容進行全面而綜合的考評，并且將其作為員工薪酬調整和崗位晉升的重要

依據(jù)。

4 結語

發(fā)電廠檔案管理信息化是發(fā)電廠檔案管理發(fā)展方向，檔案管理實際上可以對發(fā)電廠發(fā)展產(chǎn)生影響，在我國，發(fā)電廠檔案信息化管理手段非常單一，對發(fā)電廠發(fā)展非常不利。隨著社會進步，發(fā)電廠管理手段也要隨之發(fā)展，要與時俱進，才能滿足發(fā)電廠不斷發(fā)展。在本文之中，對發(fā)電廠檔案管理實踐過程之中出現(xiàn)問題加以描述說明，并以創(chuàng)新思維提出了一些建議來解決這些問題，保證發(fā)電廠健康發(fā)展。

參考文獻

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