新環境下圖書檔案的數字化管理

張文利

摘 要：伴隨著我國經濟的發展和科學技術水平的不斷提高，我國圖書檔案管理工作也較傳統有了比較明顯的變化。借助迅猛發展信息網絡與計算機有關技術，對圖書檔案的數字化體系予以構建，可以促進資源信息共享、服務水平的提高。尤其是在新的發展環境下，可以說做好圖書檔案數字化管理工作是所有相關管理人員的重要職責，而且因為當前網絡信息逐步擴大覆蓋范圍，各圖書服務機構針對圖書檔案管理相關人員能力與素質也提出了更高要求，旨在確保檔案內容更為精準與真實，最終以此推動社會文化事業的健康持續發展。

關鍵詞：新環境；圖書檔案；數字化管理

當前信息化、數字化融入深入到了社會生活的方方面面，而且人們對信息時代下各種服務的要求也越來越高，而這樣信息社會的新環境下，圖書檔案的管理模式也在日新月異變化著，為此應當緊密結合創新的數字化管理模式從事管理工作，以此提升圖書檔案綜合管理水平與質量，確保圖書檔案有效信息資源的安全性，進一步為社會公共文化事業發展做好基礎工作，而這也是實現圖書檔案數字化管理的直接彰顯。所以，本文接下來就將著重探討新的發展環境下，圖書檔案數字化管理相關內容，而且聯系實際提出一些建設性的發展建議，希望可以對相關人員與事業發展有所貢獻。

1 新環境下圖書檔案進行數字化管理準則

在當前國際經濟發展與信息化時代發展的趨勢下，圖書檔案工作的規范化、法制化與制度化是實現數字化管理的前提，而《檔案法》等法規條令，又是做好圖書檔案管理理當遵守的準則。為此在圖書檔案信息采集、制作、保存、利用等所有環節當中，都應當嚴格遵守相應制度與法規條令。不論檔案館規模如何，均會生成信息文件等載體，而且通常是隨機與漸進式產生的，或是沒有任何規律可言的，需要經過漫長積累過程，數字化客觀取舍計算，通過數字化管理使原始記錄過渡到紙質及電子的形式，給未來實際應用奠定可靠保障[1]。而當中，整理圖書檔案作為圖書檔案管理的著手點，就更應把相關工作做好。針對不同形式及性質的圖書檔案，應當嚴格依據國家有關規定進行，要一個蘿卜一個坑，做好細節工作，確保圖書檔案資料信息的安全與規范。

2 新環境下圖書檔案進行數字化管理發展建議

2.1 做好圖書檔案的一體化管理工作

一體化圖書檔案管理即將傳統管理模式中檔案室獨立分散圖書檔案信息資料，形成一個有機整體，從而達到統籌管理的效果。該新型管理模式主要內容即徹底改變以往圖書檔案管理分散又各自獨立的情況，而將其統籌為一個管理更加方便的整體[2]。實現一體化管理避免了以往慣例工作中因為檔案分散獨立而增大出錯幾率，也避免了因程序太過復雜，而降低工作效率等情況出現，達到進一步有效控制圖書檔案的目的。實現一體化管理使得圖書檔案數字化管理有了更為寬廣的發展前景，也使管理工作變得更加系統化與有序化[3]。在進行一體化管理階段，圖書檔案處理成為所有管理操作中的入手點，這也就說明檔案的處理質量對管理圖書檔案所有相關環節都有影響。除此以外，想要真正做到一體化管理就要規范圖書檔案處理操作，而這是需要在涉及圖書檔案處理時特別要注意的。所以針對圖書檔案前期處理時達到規范標準，將超前控制做好，才可以稱之為有效管理操作，將圖書檔案的管理功能充分發揮出來。

2.2 借助計算機技術做好管理工作

伴隨先進科技日新月異發展，全球范圍內計算機大面積推廣，在圖書檔案管理中應用計算機也已經是勢在必行的了。借助計算機操作讓傳統手工操作大步向機械化邁進，也標志著圖書檔案存儲形式由以往的紙質過渡到現今電子資源方式[4]。將計算機作為載體從事圖書檔案的管理工作具備如下優勢：一是管理時可實現按件歸納。這在某方面可以減少圖書檔案管理相關人員工作壓力，進一步讓圖書檔案數字化管理工作取得更大成效；二是為已歸納圖書檔案修改提供了便利。以往人工操作時，想要針對歸類好文件加以修改就要拆卷重新處理，給管理工作人員增加很多負擔。但結合計算機處理以后，圖書檔案修改就不再那么困難了。在進行修改時，管理人員在鍵盤上輸入相應字符，輕松一按就解決了很多問題，達到了事半功倍的效果。同時，在使用計算機方面，因為圖書檔案資料已經呈電子版顯示出來，基于網絡技術輔助下，憑借計算機檢索功能檢索修改圖書檔案，明顯提升檔案的查準率，同時，該優勢也是通過傳統管理方式達不到的。

2.3 電子圖書檔案儲存及備份工作

在這個信息化與時俱進的時代，信息與經濟并存使信息量日益增大。電子圖書檔案為新時期高科技產物，其發展良好與否和可讀性均需依靠計算機相關硬件和軟件實現，而想要安全高效管理電子版圖書檔案，做好相關的儲存與備份工作就顯得十分必要與重要了。同時儲存形式、設備和格式等內容也是至關重要的[5]。通常在歸納比較重要或需要使用到的的圖書檔案時均需采取主流儲存模式，針對不是特別重要或需要使用的圖書檔案則需輔以格式轉化功能，把圖書檔案按重要性與使用情況劃分，這樣做也減少了設備的存儲壓力。此外，對電子圖書檔案儲存設備要求其完善性和外展性都比較好，可以達到對核心圖書檔案檔案脫機保管的效果。還有，應盡可能選擇多樣化儲存方式。

2.4 做好圖書檔案接收和歸檔工作

圖書檔案管理的有效性很大程度上取決于圖書檔案最初采集、歸納和評估等操作，圖書檔案的傳統管理模式比較容易做好這些工作，原因是人工操作紙質檔案大可以追根溯源，查找到其中痕跡。但是結合計算機管理以后，電子形式圖書檔案因為其采集、歸納和評估等包括了互相重疊流程，形成最后資料信息以后能夠于再次修改后同原檔案形成較大出入，加上其轉換為電子形式時缺少圖書到檔清晰界定，而全部由網絡上傳和復制予以實現，所以，電子模式較難確保其實效性與原始性。因而，處理電子版本時要著重注意確認圖書檔案的原始性以及信息變更的詳細記錄[6]。這就需要相關管理人員在接收圖書檔案時細致檢驗數據信息，當發現不符信息時就要馬上發至歸檔人那里，另外管理人員應盡量確保信息來源主要來自于系統自動提取。所以，檔案管理者歸檔管理圖書檔案的時候，一定要保證資料采集接收均符合電子動靜態信息相應要求。

3 結語

綜上所述，伴隨社會經濟不斷迅猛發展，對圖書檔案的管理工作難度也較以往更大了。所以，圖書檔案相關管理人員就務必對傳統管理模式進行創新，朝現代化、數字化發展方向邁進，在具體工作中要積極靈活、發散思維。推行全方位數字化管理，這對圖書檔案管理工作走向更加規范化、更為標準化是有較高歷史意義與實踐價值的，同時也要力爭全面提高圖書檔案管理水平，充分挖掘圖書檔案管理功能，調動起圖書檔案管理應有的價值，用管理實際效果為社會公共文化事業全面發展打好基礎。

參考文獻

[1]楊扶寧.新時期對圖書檔案管理實現一體化的策略探究[J].人力資源管理，2018（01）：214-215.

[2]桑媛媛，祖權.高校徽學圖書檔案文獻數字化管理與建設[J].中國管理信息化，2016，19（09）：194-196.

[3]郭峰.網絡環境下的科技圖書檔案數字化建設——以南陽科技館為例[J].中國科技信息，2015（Z3）：142-143.

[4]姚雪.高校圖書館圖書檔案數字化建設原則與思路綜述[J].電子技術與軟件工程，2015 （11）：23.

[5]姚雪.自媒體時代科技圖書檔案數字化管理研究——以南陽科技館為例[J].新媒體研究，2015，1（02）：102-103.