基于數據化背景探析高校行政管理中存在的問題及應對策略

余雪芹

摘 要：信息化作為數據化進程中最重要的一環。通過探究發現在與之相互融合的過程中，高校行政管理存在著信息資源共享范圍覆蓋率較低、共享化進程緩慢、相關人員的信息管理意識薄弱、缺乏規范化管理機制等問題。本文通過建立網絡共享中心，深化高校整體層面上的數據化信息管理理念，完善數據化信息管理體系等舉措來緩解其中存在的明顯問題，以保證數據信息化在高校行政管理中的平穩運行。

關鍵詞：數據化；高校行政管理；問題

在電子信息科技日益加速的時代，高校機構若不能跟上其步伐，合理利用其優勢衍生物，只能造成止步不前的滯后局面，嚴重的話還可能影響高校機構的未來發展。高校的行政管理是高等院校機構的重要組成部分，在數據化新時代的背景下，高校行政管理也必然要順其發展規律。通過加快在此方面的實踐和探究工作，發現其中不相契合的部分，進而針對性的制定合理方案以解決高校行政管理在運用數據化信息環節中的不足，使其在具有挑戰的社會新環境下也能獲得穩固的發展。

1 高校行政管理的數據化

隨著大時代的層層變遷，高校無疑成了一個備受矚目的教育機構。而面對越漸加大的信息量和需求量，數據化信息技術恰好能夠幫助高校機構緩解此類問題。但若不能結合當下發展新趨勢，加快實現高校行政管理工作向數據化信息方式的逐步革新，將會大大降低行政管理工作效率。在給行政管理人員帶來不必要的工作壓力時，也制約了高校機構的發展空間[1]。所以高校機構開始利用數據化產品和網絡信息技術，通過數據模板將高校行政管理過程中重復性較高的簡單操作進行更加規范化和程序化的設計，并對行政管理數據化信息進行多方位共享。優化行政管理部門職能和提升高校各部門間的配合程度，從源頭上解決了行政管理人員的辦公效率，促使高校機構對人力資源進一步的合理配置，推動高校機構的進一步發展。

2 在實踐中存在的問題

2.1 共享范圍覆蓋率較低，共享化進程緩慢

在許多高校機構的網絡信息運用上，通常沒有建立廣泛的信息共享化體系。由于高校網絡共享體系的缺失或局部化建立，且在高校機構部門間職責的明確劃分下，各部門在工作內容上幾乎沒有得到交流。日常將其部門負責的數據化信息只存儲在該部門的軟件設備上，造成了“信息孤島”的情況發生[2]。但是在高校機構的整體層面上，有時又需要各個部門之間工作的相互協調和配合，需要數據化信息的多方位交流和共享。特別是針對高校行政管理工作而言，對比高校教務工作和高校后勤工作，在數據化信息交流的需求程度上更為明顯。

2.2 數據化信息管理意識較弱

在高校機構的領導層面，忽視了數據化信息在行政管理中的基礎作用，沒有切實關注和監督高校行政管理工作的日常進程。在高校機構的行政管理人員層面，他們的職能不僅是行使管理權力，更多的是為高校群體提供更好的服務工作。但是大多數的高校行政管理人員在對數據化信息的管理中缺乏服務意識，在完成數據化信息的工作上沒有按照相應的制度執行，經常出現信息處理隨意性較高的情況。在高校的其他工作者層面，沒有正確樹立高校工作全局觀念，將自身排除在數據化信息管理工作之外，缺乏參與感和配合度，不利于高校數據化信息管理的實行。

2.3 數據化信息管理體系不完善

數據化信息管理體系是制度、設備支持和人力資源配置三方構建的。首先，高校機構沒有建立一個系統化、規范化的高校信息管理制度，沒有制定嚴格的數據化信息處理流程，造成高校行政管理人員對數據化信息的處理無章可循，無所適從。其次，在得以支撐數據化信息管理的設備支持上，軟件與硬件設備不夠完善，出現硬件設備陳舊，軟件設備沒有及時更新的情況，嚴重影響了日常數據化信息處理的效率[3]。最后，高校機構沒有制定數據化信息在行政管理部門的崗位劃分和職能細分，也沒有明確的方案調動高校其他有關部門的協調，極易造成數據化信息處理工作的混亂。

3 應對策略

3.1 建立網絡共享中心

高校機構應當加大力度積極建成校園網絡共享中心，并拓寬其共享范圍，讓單獨封閉存在的數據化信息從“孤島”中走出。高校機構的各個部門將數據化信息集中輸出和存儲在同一個網絡共享中心上，通過登陸權限的授予，讓有需求的教務工作者、學生或其他工作人員能夠進入網絡共享中心平臺，以更加便捷的方式獲取相應的數據化信息。只有這樣才能徹底擺脫以往復雜冗長的數據化信息索取方式，避免部門間的無效溝通，提高了行政管理基礎職能的辦公效率，也對信息獲取的及時性和完整性上有很大程度的優化。

3.2 提高數據化管理意識

通過向高校領導普及數據化信息發展的必然性和對行政管理工作的必要性，加深其對數據化信息管理意識的重視程度。使得領導階層能夠加大關注力度和發揮必要的監督職能，將高校數據信息化的行政管理工作盡快提上日程。同時在針對高校行政管理人員上，應該盡快轉變其對數據化信息管理工作的陳舊思想，更多的踐行其服務職能，提高工作質量。在對數據化信息的收集、匯總、存儲和提取工作上都應按照更為規范化的制度執行，即使面對歷史數據化信息也不能隨意的刪改和銷毀，在保護其數據的完整性上要提高相應的重視程度。而對于其他高校部門，應當調動其積極性，培養其協調能力，提高其參與度，推動高校數據化信息管理的全員化發展。只有在高校機構整體層面上提高思維意識，才能發揮其主觀能動性，最大化的提升行政管理工作在數據化信息時代中的合理運行。

3.3 完善數據化信息管理體系

首先、高校機構應當以更為科學化、程式化的規章制度來約束數據化信息在行政管理工作中的實施，并且將其有效的落實到每個高校部門，以保證數據化信息在行政管理工作中被合理規范應用。其次，在電子基礎設施條件上，對軟件設備應進行定期的維護和更新工作，對硬件設備應進行定期的檢查工作，以提高電子基礎設施的穩定性。同時增強設備使用人員對計算機軟硬件的基礎認識和操作，培養合理備份數據化信息的習慣，以避免出現影響其使用性能的同時造成數據化信息的缺失。最后，高校機構應當加快行政管理工作團隊的構建，通過人力資源的合理配置，以精簡的崗位結構來調配，避免行政管理部門的人力資源出現過分富余或嚴重缺失的情況發生[4]。通過細分職能，合理分工，避免工作內容發生重疊和混淆，以降低其工作效率。同時通過業績考核制度這一框架，加深數據化信息管理人員的崗位責任感，端正其工作態度，為踐行數據化信息管理打下結實基礎。

4 結束語

在這個數字化時代下，信息載體的不斷發展給我們帶來了很多益處，但隨著信息量快速膨脹的同時也加重了其崗位工作者的負擔。所以在跟從時代發展新趨勢，結合高新技術產品的同時，也要細心觀察其二者的磨合程度。高校機構與時代的完美接軌并非是水到渠成的事情，我們應當從多方位視角去深入了解數據化信息和高校行政管理的銜接。利用科學化，體系化的制度來保證這項任務的出色完成。

參考文獻

[1]高睿.信息化時代背景下高校行政管理存在的問題與對策[J].人力資源管理，2017（5）：165-166.

[2]錢玉瓊.關于信息化時代背景下多校區辦學高校加強行政管理工作的思考[J].中國市場，2017（24）：149-151.

[3]魏朝陽.新時期高校行政管理工作創新[J].藝術科技，2017（6）.

[4]湯少媚.應用性人才培養背景下高校行政管理的新思路[J].中國管理信息化，2017（20）：227-228.