基于禮貌原則的商務信函研究

葉明晶

摘 要：在全球化的背景下，經濟全球化已然變成每個國家不可避免的社會大潮，跨國貿易早已經變成每個國家每個企業的自保手段。在跨國貿易的成功與否中，商務信函就扮演著非常重要的角色。一封合宜的商務信函不僅能夠幫助一個企業樹立企業形象，還能改善雙方關系且促進貿易的順利進行，禮貌原則對一封得體的商務信函的重要性是不可被忽視的。

關鍵詞：文化；禮貌原則；商務信函

一、引言

商務信函是一種常見的商務書面活動，它的主要功能是在企業間傳遞商務信息，是貿易活動中企業間的溝通橋梁。禮貌不僅是一種語言現象，也是一種文化現象。世界上的任何群體，人們的行為都由“禮貌”制約，由“面子”來維持。成功的交際應該是建立在遵守“禮貌”的基礎之上的，一旦違背了“禮貌”就可能會受到懲罰。

二、禮貌原則及其文化差異

利奇（Leech）認為合作原則本身并不能解釋人們為什么經常間接地表達意思，所以提出了禮貌原則。禮貌原則可以看成是利奇對合作原則的批判和補充，禮貌原則也可以彌補合作原則的缺陷和不足。受不同文化背景的影響，禮貌原則在東西方文化中的指向也不相同，另外，禮貌原則還受到語境的制約，所以在商務信函的應用中，正確的運用禮貌原則，充分考慮文化因素能夠幫助企業實現預期的效果及目標。

三、禮貌原則在商務信函中的應用

本文中的語料選自外語教學與研究出版社出版的《商務英語信函》一書中，通過對禮貌原則的幾項準則在商務信函中的進一步分析，來探討一封適當的商務信函的基本內涵以及在商務交際中應該避免的雷區，以促進企業貿易的順利進行。

1.得體準則在商務信函中的應用

得體準則是指要盡可能減少別人的利益損失，使其獲得更多的利益。從語言的角度來看，得體準則主要體現在人稱代詞的用法上，也就是什么時候應該用“we attitude”，什么時候應該用“you attitude”。

寫信時，有一個重要的原則就是暫時忘記自己，多想想收信人。這就是所說的“you attitude”，也就是“為對方著想”。“Our saving accounts pay 6% interest.”與“You will earn 6% interest from your savings account.”第一句是“we attitude”，寫信人從自身的立場出發，表達寫信人所在的一方會支付百分之六的利息給收信方。但是第二句中的人稱代詞由our變成you，也就由“we attitude”轉變為“you attitude”，表達的意思也就由寫信方立場轉移到收信方的立場。在商務交際中，要充分考慮不同的文化社會，選用符合雙方的寫作方式及用詞，滿足雙方的利益而不是一味的盡可能多的讓一方獲益。

2.夸贊準則在商務信函中的應用

夸贊準則是指盡可能不要看貶別人，多多夸贊。夸贊準則其實是符合絕大多數不同文化背景的。要想開啟商務合作，必須要向合作企業表示出對其的贊賞和認可，在這樣一種關系下，對于建立合作才會有促進作用。在商務信函中，寫信人應盡量使用積極肯定的詞匯和語句，使收信人感受到被重視與尊重。“This kind of unfortunate incident will not occur in the future.”與“Future transactions will be handle with the utmost care.”這兩句話都是對于未來合作風險處理的表述，第一句中的否定詞匯雖然也能表達出會規避風險，但是語用效果上卻沒那么強烈，聽起來并不能給人以安全感。而第二句中，肯定詞匯比起第一句更能展示出處理風險意外的能力，給人以安全感，從而使商務活動順利開展。所以，在商務信函中要多使用肯定積極的詞匯來展示自己的能力和企業形象。

3.慷慨準則在商務信函中的應用

慷慨準則是指盡可能縮小自己獲得的利益，多多吃虧。從語言角度來看，慷慨準則在商務信函中多用在投訴和索賠的信函中，寫信方以此來表示責任方并要求賠償或者給出合理的解決方案。慷慨準則的合理利用可以幫助商務活動中的雙方和諧的溝通，并表現真誠的態度。多用陳述句和肯定詞匯讓對方感受到自己的真誠和擔當。

“由于對這些貨物的包裝我們特別小心謹慎，所以我們推定破損的箱子肯定是沒有被仔細地儲存和搬運。因此，建議你方與運輸公司或保險公司聯系要求賠償。”在這個例子中，可以看出收信方發了包裝破損的箱子給寫信方，寫信方顧及禮貌并沒有直接表示收信方發了不合格的物品，并指責收信方，而是先解釋自己一方不會破損，并提出了可能破損的原因，以此建議收信方解決問題。這種方式，即縮小了自己的利益，并沒有對出錯的一方過分指責，又讓收信人認識到問題所在，雙方既不會失了和氣，還能在問題合理解決后繼續合作。

4.一致準則在商務信函中的應用

一致準則指的是盡可能降低雙方出現爭論，達成一致。商務信函在雙方的交際中承擔著達成一致的關鍵職責。在交際過程中，要運用積極詞匯來讓雙方避免沖突，尤其是在索賠投訴等信函中，要合理措辭秉持禮貌原則，不要將雙方置于對立面。“由于你們的投訴與我們的檢驗結果不符，我們建議你方再做一次全面徹底的檢驗，以確定是否有足夠的索賠理由。”在這個例子中，即使是索賠信函，寫信方還是保持禮貌，用“建議”一詞而不是“要求”等比較硬性的詞匯來表達出自己的觀點，既表明了立場，又避免了雙方沖突。

四、結語

商務信函作為商務交際中的一個重要手段，對商務交際的成功與否起著至關重要的作用。在不同的文化背景下，對于禮貌的理解和接受度也有所不同，商務信函在禮貌原則的指導下，也應該把握好度。禮貌得體的商務信函不僅能夠樹立良好的企業形象，也能幫助企業更好的開拓市場。

參考文獻

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