當前公安檔案工作的問題及對策

劉建群 李家川

摘 要：檔案工作是公安工作中的重要組成部分，做好檔案工作對提升公安工作質效意義重大。廣大民警應正視當前公安檔案工作存在的問題，積極探求解決途徑，為促進公安檔案工作的良性發展提供借鑒。

關鍵詞：公安檔案；檔案編研；檔案鑒定；信息化

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1008-4428（2018）08-0006-03

公安檔案是對公安機關各項工作的原始記錄，對指引公安工作的順利開展有著重要意義。隨著我國社會的轉型發展，治安形勢日趨復雜，公安機關作為維護社會穩定以及服務群眾的重要行政部門和司法機關，正面臨著前所未有的挑戰。在工作量激增的情況之下，深入推進公安檔案工作，正視其短板并予以改進也就成了題中應有之意。

一、 當前公安檔案工作存在的問題

（一）公安檔案管理人員隊伍方面

1. 思想認識不到位

相比較于打擊犯罪、維護治安等傳統意義上的公安主業工作，相當一部分民警沒有認識到檔案工作的重要性，甚至認為檔案就是“一堆紙”，檔案管理員就是“倉庫保管員”，只要將相關材料裝訂好、存放到位就可以了。這種思想作用在領導身上，就導致公安機關內部在檔案工作人、財、物資源上的投入不足，個別部門對于檔案工作采取臨時“突擊”模式，檢查人員一走就只管“主業”，長此以往使得檔案工作與公安工作脫節；作用在檔案工作人員身上，則導致個體工作責任心不強，積極性受打擊，影響公安檔案工作的質效；作用在其他民警身上，則導致對檔案工作的排斥、不配合，公安檔案指導實戰、服務工作的作用難以發揮。

2. 檔案管理人員業務素質不高

從目前情況來看，公安機關具備檔案專業知識、計算機應用能力較強、職業素質過硬的檔案管理人才、技術人才十分匱乏。這一問題在基層所隊尤為普遍和突出。絕大多數單位沒有專職檔案員，而是由戶籍民警或者內勤民警兼管檔案，實際從事檔案工作的基本是外聘的輔助人員。這些人員很少有系統學習過檔案管理專業知識，對最基本的檔案管理法律法規以及日常檔案分類管理方法、業務標準都知之甚少，數字化檔案加工整理、檔案編研及鑒定的能力更是捉襟見肘。

3. 檔案管理人員隊伍不穩定

妥善保護檔案是檔案管理工作中的一個重要內容，由于紙質檔案、實物檔案等對存放環境的要求很高，檔案管理人員往往需要長時間扎根庫房，做好防霉防潮防塵防光等一系列工作。這種“默默無聞”的工作性質與打擊犯罪、維護治安、服務群眾等其他公安業務相比，責任不小又不易“顯山露水”。因此，不少民警對檔案崗位是抵觸的，有些檔案民警也帶著情緒干工作。至于輔助檔案工作的合同制人員，由于工作性質具有隨意性，人員更迭調整更是常有的情況。

（二）公安檔案管理制度方面

1. 公安檔案的收集不夠完整全面

公安工作涉及面廣泛，從大的方面來看，公安檔案包括文書檔案、專業檔案、科技檔案、聲像檔案、會計檔案、人事檔案、實物檔案、電子檔案和戶籍檔案等類型。長期以來，公安機關對紅頭文件、案件類、戶籍類等紙質材料的歸檔意識較強，對聲像、電子數據、實物等類型的資料收集歸檔重視程度不夠，導致檔案資料形式結構單一化現象嚴重。此外，由于兼職檔案民警及外聘輔助人員崗位流動性大，交接工作時檔案移交疏漏的概率也會增加，更進一步影響了歸檔資源的連續性、完整性。

2. 公安檔案的歸檔及時率難以保證

這其中有主客觀兩方面的原因?？陀^上，公安檔案的形成有未知性、滯后性。這是由于某些刑事案件、治安案件的發生是公安機關無法預知的，案件辦理過程中，調查取證的復雜程度、辦理周期長短、是否有條件偵破辦結都難以人為掌控，只有經過辦案民警的后續工作才能得出結論。因此，相關材料的整理歸檔工作也勢必受到連帶影響。主觀上，公安機關組織機構龐雜，各所隊室職責分工不同，檔案形成時間先后不一，加之警務工作具有臨時性、突發性的特點，民警不乏公干出差、培訓調動等情況。因此，定期接收、“你交我收”的被動等靠方式成為很多公安機關檔案部門收集檔案資料的主要方式。這樣既無法保證歸檔及時率，也無益于檔案的連續性。

3. 公安檔案鑒定工作缺位

檔案鑒定工作掌握著檔案的“存、毀”命運，無疑是檔案管理工作中十分重要的環節。然而，不少檔案管理人員“重藏輕鑒”思想意識濃重，對于檔案的鑒定工作總抱著不敢“輕舉妄動”的態度?？吹奖９芷谙薇淮_定為“永久”的公安檔案便再也不去做鑒定；面對大量的到期檔案，又生怕做出錯誤的銷毀結論承擔責任。如此“只進不出”的檔案管理模式，使得“漲庫”的問題日益凸顯，一方面增加了庫房的存儲負擔及檔案管理人員的工作量，另一方面，也影響了公安檔案的數字化、信息化進程。

（三）公安檔案開發利用方面

1. 公安檔案編研工作質量不高

編研人員對檔案文獻的認識是否深刻，對文獻之間的聯系把握是否準確，對文獻的精髓能否提煉升華，包括編研人員的專業素養及文字編寫能力都直接關系著檔案編研成果的質量優劣。因此，檔案編研工作可以說是一項難度很高的腦力勞動。然而長期以來，公安檔案編研工作卻不被重視，有些公安機關檔案部門受到傳統觀念的約束和編研模式的制約，出現了“編多研少”“只編不研”的現象。編研創新意識、精品意識欠缺，導致編研成果服務工作的利用意義不大。

2. 公安檔案數字化加工覆蓋面不全

隨著“大數據”時代的到來，檔案信息管理系統應用普及，公安檔案的數字化加工、檔案無紙化著錄已成為當前和今后檔案管理中的常態化工作。而從實踐做法來看，當前與公安檔案全文數字化的建設目標還有很長一段距離。原因是，許多公安機關檔案部門只重視紙質檔案的信息錄入，忽略了對聲像、實物、電子檔案等的信息錄入。而對于紙質檔案中的案卷類材料，也往往只對卷內目錄及法律文書進行數字化加工、著錄，對案卷實體內容信息則不做掃描錄入系統。這就導致了檔案信息系統資源庫內容不完整，缺乏系統性。

3. 公安檔案信息系統共享程度不高

目前，各地公安機關檔案信息系統的服務范圍還只局限于本地區。由于地方財政能力的差異，加之缺乏統一的需求規劃，這些系統的建設標準和功能參差不齊，兼容性不高，難以實現異地檔案信息的有效整合共享。有的省市盡管在地區內部推廣了一套的檔案信息系統，但對本地區不同轄區的用戶權限進行了限制，下屬市局、分縣局的檔案查詢功能僅限在本轄區范圍內，市局、分局之間不能實現在線互查。

二、 有效推進公安檔案工作的對策

（一）提高對公安檔案工作的重視程度

1. 爭取領導干部的重視

這也是最關鍵的一點。實踐中，應從內外兩個方面入手。首先領導干部要加強檔案管理理論學習，自覺認識到公安檔案工作在服務全局、強化公安建設等方面的重要性。這是內因激勵。其次，應將檔案工作納入公安大績效考核中去。讓考核的“指揮棒”督促領導重視檔案工作質效，細化分工，優化人財物資源配置，并開展經常性的檔案檢查。這是外因刺激。

2. 檔案管理人員要轉變思想

檔案工作者常年與檔案“打交道”，是檔案管理工作的第一責任人，務必消除對檔案工作的偏見，以服務大局的觀念，不斷提高自身對于檔案工作重要性的認識。

3. 廣大公安民警要打破固有觀念

民警是檔案的創造者，也是檔案的使用者。公安機關應當積極組織系列活動對檔案工作進行宣揚，讓更多的民警認識到檔案工作的重要意義，參與到檔案工作中去。

（二）加強檔案管理人員隊伍建設

1. 優化檔案人員配備

組織選拔掌握檔案專業知識、業務經驗豐富、綜合能力強的民警專職從事檔案管理工作，還可以適當拓寬人才引進渠道，通過外部招聘等形式吸納高素質檔案專業人才。

2. 加強檔案人員素質培養

公安機關可以通過邀請業界專家開展檔案培訓班，組織人員到先進單位學習調研，開展檔案業務練兵比武等多種形式，促進檔案人員的能力提升。

3. 從優待警穩定隊伍

檔案庫房工作環境特殊，組織上要關懷檔案人員的身心健康，落實檔案人員特崗津貼發放制度。同時，積極開展優秀檔案員典型宣傳工作，側重考慮默默無聞扎根崗位、對公安檔案工作做出突出貢獻的骨干人員，并在職級待遇上予以傾斜。

（三）改進公安檔案收集制度

要按照“一切反映公安工作、隊伍建設的資料，都是公安檔案”的理念來收集，打破陳舊觀念，拓寬不同載體檔案資料的收集面和收集渠道，做到“應收盡收”。通過制定嚴格的考核、獎懲制度，聯合督查通報、問責追究等舉措調動廣大民警的歸檔積極性和檔案管理人員的工作主動性。針對不同類別的檔案資源，還應當區別對待。例如案件類檔案，考慮到辦案時間跨度難以掌握，檔案人員全程跟進案件進展也不現實的實際情況，可以通過科學測算權重指標，對辦案民警的歸檔案卷進行量化考核，激勵辦案民警及時移交在手案卷。再比如電子文書類檔案，可利用辦公自動化系統，流轉完成后及時在線歸檔，檔案管理員定期復查疏漏。

（四）完善檔案鑒定工作制度

檔案鑒定涉及整個檔案工作的多個環節，并且要求高、難度大。公安機關應當適時成立由主要領導牽頭負責，檔案專家、職能部門及檔案工作人員共同組成的檔案鑒定專項工作組，落實好這項工作。

1. 要將檔案鑒定與檔案收集相結合

檔案工作人員應當做好初始鑒定，根據資料的價值大小進行甄別，減少無價值檔案“濫竽充數”的情況。

2. 要將檔案鑒定與檔案整理相結合

要確保檔案的真實性和完整性，在整理檔案過程中就應同時做好檢核鑒定。對于檔案材料的缺漏項應及時退回完善，發現檔案造假的，更應嚴肅問責懲戒相關人員。

3. 定期開展檔案價值“再鑒定”

隨著時間的推移，有些檔案可能成為無價值材料。檔案人員應定期梳理到期檔案和永久檔案，由檔案鑒定專項工作組對相關檔案的價值進行再次鑒定會審。按照規范的鑒定程序，對檔案做出整卷銷毀、部分留存、整卷調整保存期限等處理決定并予以落實。

（五）強化公安檔案編研工作

1. 以“服務利用”為立足點

服務利用是公安檔案活動的最終目的，編研作為檔案提供利用的高層次形式，要求編研人員樹立以利用者為服務中心的主導思想，緊緊圍繞公安工作重點、社會關注度高的熱點選題，開展編研活動。

2. 豐富編研成果的內容形式

內容上要重“研”。要打破“重編輕研”的傳統編研意識形態，強化利用檔案撰寫調研類材料的意識。形式上要求“新”。要加強智力投入，積極探索形式多樣的編研體例，如以公安檔案為基礎進行藝術加工，創作劇本、小說，拍攝宣傳片等。

3. 加強部門間編研合作

開展公安機關部門間協作編研。公安機關各警種掌握著不同的業務專長，可以考慮由機關“一把手”領導牽頭，組織檔案部門、職能科室、專項辦、宣傳處等開展檔案編研合作，或者定期選調部門業務骨干參與檔案編研工作。開展檔案館際間協作編研。地區公安機關檔案部門之間、公安檔案館與區域綜合檔案館之間也可以開展交流合作。這有利于公安編研工作突破區域館藏的局限，促進檔案編研經驗方法的交流，同時提升編研成果的宏觀性、專業性，擴大其影響面。

（六）推進公安檔案信息化建設

1. 做好公安檔案信息化源頭采集

首先，各地公安機關應當加強對檔案采集基礎設施的投入。在統一數據采集標準的基礎上，盡可能明確統一采集設備的品牌、機型，確保采集信息的格式標準一致。其次，檔案工作人員要對不同載體的檔案資源進行全面的數字化加工采集，做到“無遺漏”，保證檔案信息的采集完整性。

2. 完善公安檔案信息系統建設

加緊研發兼容性、安全性、擴展性良好的檔案信息系統，整合多地區公安檔案資源試點推廣，在試點地區率先實現檔案信息共享，根據試點情況及時完善系統，并最終實現在全國范圍內的共享利用。

3. 加強公安檔案系統應用推廣

好的系統脫離了普及應用也是一種資源浪費。應當適時開展檔案信息系統的應用培訓，提升檔案人員數字檔案信息化利用的意識和水平，切實為公安工作提供高效優質的服務。

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作者簡介：

劉建群，女，南京市公安局浦口分局民警，法律碩士；

李家川，男，南京市公安局浦口分局指揮室教導員。