踐行綠色發展理念提升科研管理領域信息化應用

王恩燕

摘要：科研管理領域的無紙化綠色辦公是高校管理信息化建設的一個重要窗口，也是踐行國家綠色發展理念的一個重要方面。進一步推動科研管理領域的無紙化綠色辦公，將至少能降低80%以上的非必要浪費。本文結合科研管理工作的現狀及實際需求，以從業人員、辦公手段、機制制度三方面為切入口，提出了綠色發展理念在科研管理領域進一步推行的方法和措施建議。

關鍵詞：科研管理；綠色發展；無紙化綠色辦公

綠色發展的理念是貫穿于國家領導人治國理政的思想及行動之中，如“綠水青山就是金山銀山”的科學論斷的提出；推動形成綠色發展方式和生活方式，為人民群眾創造良好生產生活環境的強調；構建人類命運共同體，建設持久和平、普遍安全、共同繁榮、開放包容、清潔美麗的世界的呼吁等等。

高校是整個社會思想最活躍、最新潮信息技術推廣應用的最前沿陣地。“高校承擔著培養高素質人才、引領科技創新的重大使命，高校管理創新是實現這一使命的必經路徑。”在高校中深入推行無紙化綠色辦公思想，將會引領并促進整個社會的節能減排作風。

《國家中長期教育改革和發展規劃綱要（2010—2020年）》提出：“信息技術對教育發展具有革命性的影響，必須予以高度重視。”信息技術的高速發展，為高校的教育教學、服務管理提供了新的手段，也為高校管理的無紙化綠色辦公提供了可能。

近年來，為了實現無紙化綠色辦公的設想，各種措施都在實施：如推進節約型機關建設、電子公文、網上審批等。科研管理領域也在推進辦公自動化，如項目申報管理系統、OA辦公系統、科研管理系統等的推廣及應用。但是到目前為止，基本每個科研管理的過程中都離不開大量紙質材料的使用，科研管理領域實行無紙化綠色辦公并沒有取得非常理想的效果。

一、科研管理領域進一步推動無紙化綠色辦公的意義

科研管理領域涉獵很多方面，如：科研人員管理、科研項目管理（申報、立項、中檢、結題）、科研成果管理（論文、專利、著作）、學科管理、研究生管理、平臺管理、地方合作服務管理、科研活動管理、科研服務管理、科研檔案管理、績效考評管理等等。其中，科研項目管理是最具代表性的事項，下面將選取2017年度國家自然科學基金和國家社科基金項目申報為例來分析在科研管理領域推動無紙化綠色辦公的意義。

2017年國家自然科學基金共受理187135項，決定資助合計40265項，立項比例約為21.52%，用紙量為32711.20kg；2017年國家社科基金年度項目和青年項目正式受理有效申報29440項，公布立項課題為4289項，立項比例約為14.57%，用紙量為12865.28kg。2017年度國家自然科學基金和國家社科基金兩者的平均立項率為20.57%，用紙量合計為45576.48kg。如果改為無紙化綠色辦公模式，即：申報時，只需要打印簽字蓋章頁，掃描上傳該頁后，即完成了申報，等項目審核完成立項后再遞交2份存檔材料。那么，需要的紙張量分別為：7038.32kg和749.72kg，合計為7788.04kg。節約用紙量分別達到78.48%和94.17%，平均為82.91%。具體數據如表1所示。

再以浙江省的2017年度國家社科基金項目申報為例：各單位共提交申報材料1681份，初篩后報送全國社科規劃辦1338份，年度項目獲立244項，立項比例為18.24%，比全國平均立項率的14.57%高3.67個百分點。申報用紙量為187320頁，重818.59kg。無紙化綠色辦公實施情況下，以完成立項后再向國家社科基金規劃辦報送2份存檔材料，省里留1份留檔即共交3份材料計算，項目申報用紙量為14640頁，重63.98kg，節約用紙量達到92.18%。具體數據如表1所示。

現在的科研項目申報，雖然部分采用了網上項目申報系統申報，但是大部分還是要求在線打印，即無論是否立項，只要申報都必須提交多份紙質書面材料。

以上僅為一個代表性事項中的一個種類的數據分析。除此之外，科研管理領域還存在其他多級別、多種類、多數量的項目申報，再加上科研管理領域管理的其他方面，可以想象，一年科研管理領域業務所消耗的紙張量更巨大。如此高頻率的大量紙張的使用，與當下提及的“綠色發展”不相吻合。如果進一步推動無紙化綠色辦公，既省時又環保，將至少能降低80%以上的非必要浪費。

科研管理領域的無紙化綠色辦公是對《國家中長期教育改革和發展規劃綱要（2010-2020年）》和教育部《教育信息化十年發展規劃（2011-2020年）》的貫徹和落實。科研管理領域進一步推動無紙化綠色辦公，就是在進一步推動綠色發展，就是在積極承擔保護環境的責任，就是在響應國家節能降耗的號召，更是在促進人類命運共同體的構建。

二、科研管理領域進一步推進無紙化綠色辦公發展的方法建議

科研管理領域實行無紙化綠色辦公并不是完全無紙化，而是盡可能降低不必要的浪費。在現有的科研管理基礎上，如何進一步推進無紙化綠色辦公，本文將從以下幾個方面來探討：

（一）先進管理理念學習與從業人員素養提升相結合

科研管理領域的辦公是一種相對特殊的辦公，其管理本身就需要在特定的條件及空間進行，其管理對象更是引領時代先進潮流的因素，因此，必須要有立于潮流更前頭的先進管理理念才能更得心應手的服務科研管理。科研管理領域的無紙化綠色辦公主要是借助于項目申報管理系統、各高校的OA辦公系統、科研管理系統等相關計算機軟件及系統的應用，這就需要科研管理工作人員、專家、學者、領導等相關決策者、使用者以及工作人員具有較高的計算機應用技能和文化水平，即要求從業人員具有較高的人文及科學素養。

但是，部分具有決定權的專家、學者、領導和部分管理人員，或鑒于計算機水平不高、或不習慣電腦辦公、或對無紙化綠色辦公存在質疑等種種因素，制約著科研領域的無紙化綠色辦公發展。要想在科研領域進一步推進無紙化綠色辦公，需要針對這些不利因素來進行先進管理理念的學習和從業人員素養的提高。

首先，對于不習慣或者計算機水平不高的從業人員，提出必要的計算機水平要求，進行專門的基礎培訓和考核。相信通過對從業人員的計算機練習、應用及水平要求的提出，能促進從業人員計算機的習慣及熟練應用，進而整體提高計算機水平。

其次，綠色發展辦公理念的灌輸。不可避免的，在科研管理領域中的辦公中，總是存在這樣那樣不必要的浪費，只要將綠色發展辦公理念徹底的灌輸到每個從業人員的心里去，才能讓他們的素養從根本上自動提高。錢是你自己的，但是資源是大家的。浪費辦公材料就是在浪費地球的資源。

最后，科研管理領域的無紙化綠色辦公從上往下的推行。上級部門不要求紙質版的材料后，下級部門基本也不會要求紙質版材料。所以，除了必要的材料及批示外，上級部門、專家及領導盡可能的轉變辦公觀念，重視并帶頭落實科研管理領域的無紙化綠色辦公。

（二）信息化系統的頂層設計與自主開發相結合

科研管理領域無紙化綠色辦公是基于相關計算機軟件及系統的應用基礎上實現的，而為了數據統計及對接的方便，下級部門的系統一般是以上級部門的系統為模板，要么直接用同一家開發單位的軟件模板，要么依據該模板自主開發應用軟件，但是不管怎么變，總是離不了上級部門系統軟件的影子。因此，為了更好的推進科研管理領域的無紙化綠色辦公，上級管理部門的信息化系統在頂層設計開發時，一定要盡可能的先進、全面、與時俱進。而自主開發系統時，也一定要結合上級管理部門及不同管理部門的要求，盡可能的考慮并實現數據的統計及直接對接功能，進而為科研管理領域的無紙化綠色辦公進一步推進提供有利的支持。

各信息化系統通過頂層設計能促使各辦公系統形成校內不同部門之間、校外不同管理級別之間的工作、信息、知識的整合共享管理，完善科研業務管理，進而帶動、促進并推動整個社會的無紙化綠色辦公實施進程。

（三）管理機制約束與制度保障相結合

科研管理領域的無紙化綠色辦公在運行的過程中，無可避免的會遇到各種問題，如安全性問題、保密性問題、便利性問題、及時性問題、法律效力問題等。為了更好的解決這些問題，必須要建立簡單、可靠、協調、緊密的管理機制來進行約束。在這個管理機制中，從業人員的責任要明確，各級權限要分明，流程要有據可查等。

在約束的同時也要制定制度來保障科研管理領域無紙化綠色辦公的運行。在這個保障制度中，至少要涵蓋以下保障內容：如通過建立專門的網絡安全部門，來保障級別及部門的網絡安全性和保密性；通過技術支持人員，來保障各系統的正常穩定運行；通過多級別管理人員及領導的電子簽名及同意，來保障法律效力；通過系統后臺的短信等相關通訊平臺及多終端支持手段，來保障各種事宜的及時處理等。

三、結論

在科研管理領域進一步推動無紙化綠色辦公是時代和發展的要求，科研管理領域的無紙化綠色辦公還有進一步推廣的巨大價值，但是要實現其進一步推廣還存在一定的問題。基于這些問題及對綠色發展理念、國家和教育部發展規劃的貫徹落實的需求，本文提出了通過從業人員先進管理理念的學習和素養的提升、信息化工具的設計開發、管理機制與制度的約束與保障等來進一步推動科研管理領域的無紙化綠色辦公綠色發展理念的建議。