高校留學生檔案管理的現狀與對策

鄧麗芝

摘 要： 在中國國際影響力日益提升帶來來華留學生不斷增多的現實背景下，提高高校留學生檔案管理水平已經成為考驗高校國際化辦學水平的重要內容。針對當前高校留學生檔案管理出現的職能定位模糊、檔案管理分散、管理過程失范等突出問題，需要進一步強化相關人員檔案意識、實行檔案電子化管理、推行檔案標準化管理，進而更好地為高校的國際化辦學服務。

關鍵詞： 留學生 檔案管理 國際化

在經濟全球化迅速推進的21世紀，國家間的合作交流為高校持續發展提供了不可獲取的國際資源，高等教育國際化隨之成為全球高校發展的必然趨勢。中國經濟的快速發展對中國教育走出去與留學生走進來提供了良好契機，優化留學生教育服務與管理，提高留學生教育質量，已成為高校合作交流必須面對的問題。其中，高校留學生的檔案管理是提升高校合作交流質量的關鍵一環，對于推進留學生培養工作可持續性發展具有重要意義。

一、高校留學生檔案管理的重要意義

1950年11月，羅馬尼亞派出2名學生到清華大學報到學習，自此揭開了新中國外國學生來華留學深造的序幕。改革開放以來，來華留學生數量逐步增加，據統計，2016年共有來自205個國家和地區的442，773名各類外國留學人員在31個省、自治區、直轄市的829所高等學校、科研院所和其他教學機構中學習[1]。在此背景下，如何對高校留學生檔案進行科學管理與有效利用，成為關系到高校檔案事業的重要內容，影響到高校對留學生培養與服務的質量和水平。

（一）留學生檔案為高校留學生的服務管理提供基本依據。高校檔案館是高校發展過程中不可或缺的重要組成部分，對高校承擔人才培養、科學研究、社會服務、文化傳承創新、國際交流合作的使命具有重要價值。留學生檔案反映了留學生的教育方式、招生宣傳、生源地、風俗習慣等諸多信息，涵括了留學生生活、學習與就業等全面信息。加強高校留學生檔案管理，有助于高校留學生精準化服務管理，提升留學生管理科學化水平，避免信息不對稱造成的管理盲區誤區。

（二）留學生檔案是留學生在華學習工作憑證價值的基本保障。《高等學校檔案管理辦法》明文規定：“高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構。”高校檔案館是存儲在校師生檔案的重要場所，所出具的留學生檔案信息具有相應的法律效力。作為留學生生活、學習、工作等基本信息的記載憑證，是對留學生檔案實體的實質性保護，為留學生檔案利用與查詢提供便捷渠道。

（三）留學生檔案為高校留學生政策制定提供重要參考。留學生教育是高校教育國際化趨勢的必然要求，改革開放以來在華留學生日益增多，必然要求制定科學有效的留學生管理政策。留學生檔案呈現的是留學生的國籍、專業基礎、學歷背景、民族習慣等基本內容，對留學生檔案的系統性掌握與分析，可以歸納出我國當前留學生發展的基本態勢，并為未來留學生管理服務提供數據支撐，提高留學生招生的針對性。此外，作為高校一支特殊群體，留學生本身也是高校發展中的一筆重要資源，是向所在國宣傳學校的“民間大使”，充分挖掘留學生檔案價值對于提高留學生招生質量亦有重要價值。

二、當前留學生檔案管理存在的主要問題

隨著在華留學生人數日益增加，留學生檔案意識日益增強，社會檔案意識日益強化，留學生檔案的規范化與標準化問題顯得尤為重要。當前，高校留學生檔案管理仍然存在一定的薄弱環節，這與高校國際化交流合作快速發展的趨勢之間仍有一定的距離。

第一，職能定位模糊，檔案意識薄弱。相對于目標明確、分工明晰的高校日常檔案管理工作而言，一些高校對留學生檔案工作并沒有引起足夠重視。目前對于多數高校留學生教育管理機構來說，都沒有設置專門的檔案保管部門，而是由行政管理部門兼管檔案，他們大多僅僅把檔案管理作為其部門的一項工作內容，定期向學校檔案館移交相關范圍的檔案材料[2]。正因如此，在尚未建立系統的留學生檔案管理制度的前提下，留學生檔案缺乏專業的檔案人員進行管理，兼職檔案管理人員的檔案保密意識、管理意識和服務意相對比較識薄弱，影響留學生檔案的管理服務水平和有效利用質量。

第二，檔案管理分散，信息采集凌亂。留學生在華學習活動涉及學習、就業、工作等眾多內容，而且每一項內容可能又由不同部門分管，例如，留學生的教學資料多由教務部門管理，生活資料多由后勤物業部門管理，就業資料多由招生就業部門管理，這樣就會造成留學生檔案由多頭部門進行管理，協同性不足，造成留學生檔案資料采集和存放分散，如此既給留學生本人的檔案利用帶來不便，又造成留學生檔案的社會價值利用不夠充分。

第三，管理過程失范，管理方法落后。留學生培養需要高校多部門通力合作，這是留學生培養工作的客觀要求，在一定程度上多部門管理帶來研究生檔案管理要求不統一、管理不規范的現實問題，以致同一內容材料在不同部門呈現出不同的樣式，甚至內容相互矛盾，影響留學生檔案的便捷化利用。此外，留學生檔案的分部門管理，由此出現一些非檔案專業的工作人員負責留學生檔案工作，這些工作人員仍以手工編織目錄為主，對信息化條件下檔案工作的新挑戰與新要求認識不足，留學生檔案的管理環境、管理設備與查詢檢索系統難以滿足留學生檔案需求，影響網絡資源在留學生檔案管理中的普遍運用。

三、提升留學生檔案管理工作水平的思考

為改變當前留學生檔案管理滯后于留學生發展的狀況，需要采取多種方式提高留學生檔案館管理科學化水平。

第一，明確檔案管理職責，增強相關人員檔案意識。留學生檔案是高校檔案工作的重要組成部分，由于檔案語言、管理部門、文化背景等，留學生檔案管理的協同性問題影響到檔案本身的開放與利用。為此，一要理順留學生檔案管理部門的各自責任，明確各自分工。2008年教育部頒布《高等學校檔案管理辦法》，其中確定外事類檔案包含“學校開展校級交流、中外合作辦學、境外辦學及管理外國或港澳臺地區專家、教師、國際學生、港澳臺學生等的材料”。高校留學生管理部門作為專門負責留學生招生就業與管理服務、唯一參與留學生培養全過程的專業部門，對留學生工作有著比其他部門更深刻的了解，在留學生檔案管理方面應起到統籌規劃的作用。檔案館作為檔案管理的專業性部門，應對檔案的歸檔管理、保存利用等方面提出相應的明確要求；教學單位和管理部門根據搜集的檔案資料，結合檔案館和留學生管理部門的要求進行整理歸檔，并交留學生管理部門最后查驗，最后交檔案館存檔。二是開展留學生檔案管理的常規性培訓，明確強化管理部門的檔案意識。一般而言，留學生檔案管理涉及檔案館、留學生管理部門、教務處、學生處、后勤保障等部門，需要定期召開留學生檔案管理的常規性會議，確保留學生檔案在校、院兩級各模塊內容的銜接與備份，檔案工作人員交流工作經驗，探討出現的問題，提高檔案工作水平，保留學生檔案資源的一致性與完整性[3]。

第二，實行檔案電子化管理，提高檔案管理利用便捷化。21世紀是信息化時代，檔案管理需要緊跟信息化發展的步伐，由于檔案的信息化管理具備信息存儲海量性、信息交流便捷性、信息查詢低成本性等基本特征，因此，不少高校檔案館在校內師生檔案管理方面都對信息化建設做出了有益探索。從留學生檔案保存現狀看，紙質檔案居多，電子檔案較少，雖然教育部國際合作與交流司研制了《全國來華留學生管理信息系統》，為在華留學生的招生、教學、生活服務和管理提供了重要數據和基本依據，但是部分高校僅將此系統作為數據填報的一種工具，對系統內的信息資源利用程度不高。為此，需要完善全國統一共用的系統，在實現系統本身的信息錄入、填報與匯中基本功能的基礎上，進一步拓展系統附加功能，對留學生的數據統計、質量評估與生源開發提供可資利用的重要信息，也為留學生檔案的存儲、歸檔與查詢提供一種便捷的渠道。就單個學校內部的留學生檔案信息化管理而言，需要建立留學生檔案資源共享平臺，克服多部門管理對檔案利用不充分問題的出現，為留學生在華工作、學習、生活提供便捷通道。

第三，推行檔案標準化管理，提高檔案利用水平。標準化是檔案管理的內在要求，是推動檔案有效利用開發的重要保障。推進留學生檔案管理的標準化，當前最重要的是建立和完善留學生檔案管理制度。2008年教育部頒發的《高等學校檔案管理辦法》，涉及留學生檔案管理的部分內容，為高校制定留學生管理相關制度的基本依據。就高校層面來說，不同層級高校的留學生規模、留學生要求、課程設置等方面存在差異，為此，在制定留學生檔案管理的標準化要求過程中，一方面，必須遵從留學生檔案管理、正常檔案管理的一般規律，將留學生檔案納入高校檔案事業發展的重要內容，另一方面，需要考慮各自高校留學生基本情況開展管理，在借鑒其他高校留學生檔案管理的同時，根據自身實際制定符合本校留學生檔案發展發展的規章制度，促使帶有普遍性的管理規則在本校留學生管理之中得以具體化和具有可操作性。

參考文獻：

[1]教育部發布2016年出國留學和來華留學[EB/OL].http：//news.sciencenet.cn/htmlnews/2017/3/369188.shtm，2017.3.3.

[2]劉禮堂.高等教育理論與實踐研究探索集[M].武漢：武漢大學出版社，2015：359.

[3]何淑冰.有效加強高校留學生檔案管理的若干思考[J].蘭臺世界，2016（18）.

基金項目：本文系重慶郵電大學國際化教育研究項目“重慶市高校留學生學籍檔案管理的現狀與優化”[GJJY16-2-09]的階段性成果。