電子商務檔案管理面臨的問題及其對策

■鄭　姍　李娟娟／荊州理工職業學院

電子商務檔案是電子商務活動發展的必然產物，由于電子商務活動是以互聯網為載體的，因此，電子商務檔案也是以電子文本為主，基于互聯網形勢，電子商務檔案管理更為重要。但是就目前來看，電子商務檔案管理工作存在許多問題，使得電子商務檔案信息受到了一定的安全沖擊。電子商務檔案是電子商務活動開展的依據，要想促進電子商務的更好發展，就必須結合當前形勢，做好電子商務檔案管理工作。

一、電子商務檔案管理面臨的問題

（一）電子商務檔案管理意識較低

就目前來看，我國電子商務企業的檔案管理意識還比較低，沒有認識到電子商務檔案管理對企業業務發展的重要性，一方面認為電子商務檔案可有可無；另一方面認為電子商務檔案管理不能為企業創造直接的經濟效益，而且需要投入更多的成本，以至于電子商務檔案管理處于一個比較“空”的狀態。

（二）檔案管理制度的缺失

電子商務檔案管理工作的高效開展有賴于健全的制度。但是就目前來看，電子商務企業還沒有建立與電子商務檔案管理工作相匹配的工作制度，對電子商務檔案管理工作職責沒有落實下去，以至于電子商務檔案管理比較混亂。

（三）專業檔案管理人員的不足

人作為電子商務檔案管理工作的主體，人的能力、素質的高低直接影響到了電子商務檔案管理效率。就目前來看，檔案管理人員依然在采用傳統的檔案管理理念，沒有把電子文件當作應該歸檔的文件，認為只有紙質文件才是檔案管理的對象。同時，電子商務檔案管理難度大，檔案管理人員存有畏難思想，在工作中不仔細、不認真，一定程度上增加了電子商務檔案管理風險。

（四）檔案信息安全風險較大

電子商務檔案是以電子形成存在的，是在電子商務活動中產生的，而電子商務活動是建立在互聯網的基礎上，由于互聯網的開放性、虛擬性，使得電子商務檔案很容易受到網絡黑客的攻擊，從而造成電子商務檔案信息的失真。一旦電子商務檔案信息失真，就會給企業的發展造成不利影響。

二、電子商務檔案管理對策

（一）增強電子商務檔案管理意識

電子商務檔案是在電子商務活動中產生的，是電子商務活動的真實記錄，同時對企業制定科學的電子商務戰略有著借鑒和指導作用。因此，企業應當認識到電子商務檔案管理的重要性，要認識到電子商務檔案這一無形資產的潛在價值。電子商務企業要設置專門的機構負責電子商務檔案管理工作，明確電子商務檔案管理流程，落實電子商務檔案管理職責，從而促進電子商務檔案管理工作的高效開展。

（二）健全電子商務檔案管理制度

要想做好電子商務檔案管理工作，電子商務企業就必須健康電子商務檔案管理制度。結合實際需求，建立電子商務檔案管理工作相匹配的工作制度，對電子商務檔案的收集、整理、保管、利用等工作作出明確的規定，確保各項工作有據可查。同時，要落實電子商務檔案審查機制，對電子商務檔案信息進行反復的核實，確保檔案信息真實、可靠。

（三）加強電子商務檔案管理人員的培訓

首先，加強電子商務檔案管理人員能的培訓，提高其檔案管理能力、組織協調能力以及信息化技術操作能力，為電子商務檔案管理培養一支綜合能力過硬的隊伍；其次，加強檔子商務檔案管理人員職業素質教育，提升其職業素養，使得檔案管理人員認識到自身肩負的職責。

（四）加強電子商務檔案信息安全管理

信息化時代里，檔案信息化管理已成為一種必然趨勢，在這種必然趨勢下，檔案信息安全問題也隨之出現。因此，企業在開展電子商務檔案管理的過程中，要全面做好電子商務檔案信息安全管理工作。一方面，結合電子商務檔案實際，建立完善、統一的電子商務檔案信息系統，從硬件和軟件方面入手，提高檔案信息系統的安全性，其次，加大信息安全技術的應用，如加密技術、數據備份等，保證電子商務檔案信息的完整，避免檔案信息受到惡意攻擊。

三、結語

綜上，電子商務檔案管理是一項重要的工作，它關系到電子商務企業的發展。現行形勢下，電子商務活動日益活躍起來，對電子商務檔案管理工作也越來越看重。電子商務檔案是電子商務活動真實的記錄，是電子商務企業開展電子商務活動的依據，因此，電子商務企業必須全面抓好電子商務檔案管理工作。結合實際，電子商務企業必須提高檔案管理意識，健全檔子商務檔案管理制度，加強電子商務檔案管理人員的培訓，加快檔案信息化建設，進而促進電子商務檔案管理工作的高效開展。