淺談人事檔案的重要作用及保管工作

■楊曉微／洮南市商務(wù)綜合辦公室

檔案的管理工作也是事業(yè)單位管理工作的一個重要組成部分，他可以不斷地提高工作效率和工作的質(zhì)量。科學(xué)有效地進行檔案的管理，它可以反應(yīng)出一個事業(yè)單位的管理水平，也可以為單位的經(jīng)營，進行相應(yīng)的策略提供更有力的支持，不斷的調(diào)整管理工作的方法，找出更適合事業(yè)單位發(fā)展的方案，這樣才能夠推動事業(yè)單位的各個方面的發(fā)展，也可以為事業(yè)單位和其他方面的合作奠定了良好的基礎(chǔ)。

一、人事檔案管理的重要作用

（一）憑證作用

檔案它是對于過去一些工作和歷史的重要記錄，它也可以為人才的管理提供重要的依據(jù)。現(xiàn)在的事業(yè)單位中，在進行人才的招聘過程中，對于人事檔案是非常看重的。工作人員通過出示自己的人事檔案，可以以這個為依據(jù)，不斷的增加事業(yè)單位對員工的信任程度以及對于員工的認可。檔案它是具有法律效應(yīng)的，并且也存在著一定的客觀性，有些檔案他保存了單位中一些重要的信息，或者工作人員自身的各種真實經(jīng)歷。也有些檔案是一些合同，他可以為事業(yè)單位的糾紛過程中提供重要的依據(jù)，所以相關(guān)的單位也要做好檔案的管理工作，并且也要對于這些信息進行合理的保管。

（二）參考作用

對于一些人事檔案的建立，是人類不斷的進步和發(fā)展的產(chǎn)物。他屬于對于歷史的記錄，也是一個最重要參考材料，它反應(yīng)了在發(fā)展過程中最真實的情況，并且有重要的事實依據(jù)。它的內(nèi)容也是十分的豐富，對于各種事項的真實記錄，它也反應(yīng)了人們的實踐活動的過程。當(dāng)前在很多的事業(yè)單位發(fā)展中，對于人才的需求他主要是來自于整個單位的內(nèi)部，有效地進行管理工作，并且制定科學(xué)合理的計劃，全面地分析人力資源的發(fā)展情況。任何一個單位都有自己的檔案管理的部門。如果一些事件需要涉及到檔案時，可以到當(dāng)然得管理部門去得到相應(yīng)的材料，對于這項管理的工作者，工作時要有嚴謹?shù)膽B(tài)度，對于各種信息要進行整理，并且要保管好，也要有相應(yīng)的法律法規(guī)知識，嚴格的對于檔案的信息進行保密。

（三）促進事業(yè)單位的發(fā)展

近些年來，我國的檔案事業(yè)也得到了新的發(fā)展，各個部門也在不斷的加強管理，并且進行不斷的創(chuàng)新，不斷的將工作的重點轉(zhuǎn)移到檔案的使用和服務(wù)上來，更多的要服務(wù)好人們，才能更好地做好管理工作，技術(shù)方面的人才變化非常的快，這也為事業(yè)單位的人才開發(fā)創(chuàng)造了有利的條件，現(xiàn)在的市場競爭越來越激烈，這也需要對于人才進行培養(yǎng)。進行良好的檔案管理，也能夠為事業(yè)單位的建設(shè)提供良好的材料，尤其是對于相關(guān)單位文化的影響，利用當(dāng)前的科學(xué)技術(shù)，對于檔案進行科學(xué)化的管理，這樣才有利于相關(guān)事業(yè)單位的全面發(fā)展。

二、人事檔案的保管工作

（一）提高認識，加強領(lǐng)導(dǎo)

各個單位的領(lǐng)導(dǎo)要充分的認識到進行檔案管理工作的重要性，也要更加的明確各個部門的職責(zé)，不斷地強化管理人員的管理意識和綜合素質(zhì)，把這項工作作為一項最基礎(chǔ)的工作，列入到每天的工作當(dāng)中，并且也要進行不斷的規(guī)劃和改革。并建立專門的管理小組，對于各個人員要進行分配工作，有針對性地開展各項工作，并且要及時的發(fā)現(xiàn)，分析和研究在工作中存在的問題，也要根據(jù)當(dāng)前實際情況采取相應(yīng)的措施，對于這項工作進行改進，并且將責(zé)任落實到位，不斷的強化檔案的監(jiān)督管理工作，對于各個部門要進行全面的監(jiān)督和管理，這樣才能夠保證整個檔案系統(tǒng)管理的完善。在進行這項工作中，為了避免出現(xiàn)辦理完以后出現(xiàn)材料的丟失現(xiàn)象，要不斷的加強工作人員對于這些材料及時的存放和整理，將這些材料收集好，做好相應(yīng)的保管的工作。

（二）保障安全

要不斷的加強檔案管理工作的保密性和安全性，對于檔案進行合理的利用。并且在管理工作的每一個環(huán)節(jié)都要有嚴格的制度進行管理，這樣才能夠保證檔案不出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，也能夠保證它的保密性。管理部門也要使用相關(guān)的保護設(shè)備，要有專門的人員對這些進行管理，并且工作人員還要熟練地掌握各項工作，能夠合理的對這些材料進行使用，在出現(xiàn)問題時能夠進行及時的解決，這樣才能最關(guān)鍵的需求，不斷的提高材料的使用價值，在檔案的建立方面，要建立一個嚴格的監(jiān)督和管理機制，確保這項工作的每一個環(huán)節(jié)都有嚴格的制度進行控制，要對這些檔案的信息進行嚴格的保密，并且要有嚴格的程序，做好全面的記錄，確保檔案的安全。

三、結(jié)語

人事檔案的管理是一項具有專業(yè)性，科學(xué)性的管理工作。相關(guān)的單位，更加重視對這項工作的管理，單位中的各個成員要的這項工作進行配合，并且能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，這項工作也是我國人事改革和不斷發(fā)展的需要，不斷的對于檔案的各種信息進行管理，也能夠滿足當(dāng)今社會發(fā)展的要求。我們要不斷地提高創(chuàng)新的意識，在發(fā)展的過程中尋找更適合的方法，把這項工作開展得更加順利，也不斷的推動各個事業(yè)單位的發(fā)展。