對(duì)高校檔案服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新的思考

鄭立梅

在新的時(shí)期，高校檔案服務(wù)機(jī)制必須要跟上時(shí)代的發(fā)展腳步，做好相應(yīng)的創(chuàng)新工作，在此基礎(chǔ)上推動(dòng)新形勢(shì)下高校檔案服務(wù)的現(xiàn)代化建設(shè)。對(duì)高校檔案服務(wù)機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，也就意味要不斷改革和創(chuàng)新高校傳統(tǒng)的檔案服務(wù)機(jī)制，建立適應(yīng)當(dāng)前高校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的新機(jī)制。筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)和理解，就高校檔案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新談一談自己的思考。

一、做好環(huán)境的創(chuàng)新工作

環(huán)境是一項(xiàng)事業(yè)和工作發(fā)展的必要條件，是吸引力、創(chuàng)造力和生產(chǎn)力，通常包括軟環(huán)境和硬環(huán)境兩個(gè)方面。軟環(huán)境主要指高校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于高校檔案工作的重視和關(guān)心，檔案工作人員自身的綜合素質(zhì)以及高校教職員工所具備的檔案意識(shí)等；硬環(huán)境主要指高校檔案管理的相關(guān)制度和具體方法、信息資源基礎(chǔ)設(shè)施以及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)環(huán)境、先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備、檔案服務(wù)場(chǎng)所條件以及檔案建設(shè)投資等[1]。無論是軟環(huán)境還是硬環(huán)境，與高校檔案服務(wù)機(jī)制都存在著緊密的聯(lián)系。因此，高校檔案管理人員要想創(chuàng)新高校檔案服務(wù)機(jī)制，首先要做好軟環(huán)境和硬環(huán)境的創(chuàng)新工作。譬如，加大對(duì)高校檔案服務(wù)機(jī)制重要性的宣傳力度，盡可能獲得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)更多的關(guān)注和支持；不斷完善相關(guān)的檔案管理制度，提高教職員工的檔案意識(shí)；加大對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)的培訓(xùn)，使其掌握先進(jìn)的、專業(yè)的檔案服務(wù)知識(shí)和服務(wù)技能。除此之外，高校還要不斷改善硬環(huán)境，加大資金的投入力度，購進(jìn)先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備，注重對(duì)服務(wù)場(chǎng)所條件的改善，為高校檔案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新營(yíng)造一個(gè)良好的外部環(huán)境[2]。

二、做好方式的創(chuàng)新工作

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，高校檔案服務(wù)信息化和社會(huì)化也發(fā)生了一定的變化。傳統(tǒng)單一的、手工的、被動(dòng)的提供利用方式，將會(huì)逐漸被資源共享型、現(xiàn)代化、主動(dòng)的服務(wù)方式所取代。高校檔案服務(wù)人員要清楚認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，做好高校檔案服務(wù)方式的創(chuàng)新工作。第一，變靜態(tài)的管理為動(dòng)態(tài)的管理。高校的檔案資料處在一個(gè)隱性的狀態(tài)，高校教育的改革也在一定程度上提高對(duì)檔案信息的要求。檔案管理人員要在存儲(chǔ)的檔案中將利用率比較頻繁、非常重要的檔案抽取出來，主動(dòng)和行政部門、科研部門以及教學(xué)部門共同對(duì)有關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行研發(fā)，將靜態(tài)的檔案文件變成動(dòng)態(tài)化的信息，有效拓寬高校檔案服務(wù)的范圍；第二，變被動(dòng)的服務(wù)為主動(dòng)的服務(wù)。在傳統(tǒng)高校檔案服務(wù)工作中，工作人員一般采取“坐等上門”的服務(wù)方式，地點(diǎn)和時(shí)間都具有固定性，提供的服務(wù)也比較被動(dòng)。在新時(shí)期，高校檔案管理部門工作人員要改變這種服務(wù)方式，根據(jù)老師和學(xué)生的不同需求，結(jié)合具體的情況提供上門服務(wù)，包括檔案信息網(wǎng)上信息服務(wù)、預(yù)約服務(wù)、跟蹤服務(wù)和咨詢服務(wù)，在此基礎(chǔ)上提供檔案服務(wù)水平[3]。

三、做好內(nèi)容的創(chuàng)新工作

一直以來，高校檔案幾乎都是為機(jī)關(guān)各個(gè)部門工作以及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)，真正為學(xué)生、科研和教學(xué)提供的服務(wù)相對(duì)來說要弱得多。在當(dāng)前新形勢(shì)下，無論是在方法上還是在理論上，高校檔案服務(wù)工作都要和傳統(tǒng)的工作有效區(qū)別開來。根據(jù)服務(wù)對(duì)象的不同要求，高校的檔案館應(yīng)當(dāng)不斷豐富服務(wù)內(nèi)容，拓寬服務(wù)范圍，對(duì)決策、評(píng)價(jià)、憑證參與功能所造成的局限進(jìn)行進(jìn)一步的打破，將咨詢、交流和教育等服務(wù)內(nèi)容有效凸顯出來。除此之外，還要對(duì)文化休閑功能以及信息傳播功能進(jìn)行進(jìn)一步的創(chuàng)新，將之前單純的儲(chǔ)存和保管檔案的場(chǎng)所打造成集檔案開放利用、教育培訓(xùn)、科技研究以及檔案信息加工、實(shí)體管理為一體的新型機(jī)構(gòu)，從而達(dá)到促進(jìn)高校檔案服務(wù)機(jī)制的不斷完善和發(fā)展的目的。

四、做好理念的創(chuàng)新工作

一直以來，高校檔案服務(wù)工作都處在一種半封閉、全封閉的狀態(tài)，檔案管理人員將經(jīng)驗(yàn)和傳統(tǒng)視若珍寶，嚴(yán)格按照傳統(tǒng)辦事，墨守成規(guī)。這種不思進(jìn)取、安于現(xiàn)狀的傳統(tǒng)觀念無法適應(yīng)當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展要求。鑒于此，高校檔案管理工作人員要在整個(gè)檔案工作中貫穿創(chuàng)新觀念，克服經(jīng)驗(yàn)主義和教條主義所帶來的禁錮，突破經(jīng)驗(yàn)思維和習(xí)慣思維，對(duì)開拓創(chuàng)新、緊跟時(shí)代的精神進(jìn)行是大力弘揚(yáng)，在此基礎(chǔ)上逐步樹立法律意識(shí)、科技意識(shí)、用戶意識(shí)、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)、市場(chǎng)意識(shí)和開放意識(shí)，為高校檔案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新奠定牢固的思想基礎(chǔ)。

五、結(jié)語

綜上所述，創(chuàng)新高校檔案服務(wù)機(jī)制，可以為高校的各項(xiàng)工作提供多樣化和全方位的服務(wù)，大幅度提升檔案部門的工作效益和工作水平。高校領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員要對(duì)此加以重視，從理念、方式、內(nèi)容和環(huán)境等幾個(gè)方面著手，做好高校檔案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新工作。

[1]張予宏.高校檔案信息服務(wù)社會(huì)化之我見[J].鄭州大學(xué)學(xué)報(bào)(哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版),2007(05):43～44.

[2]陳妹.關(guān)于高校檔案服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新的思考[J].揚(yáng)州大學(xué)學(xué)報(bào)(高教研究版),2006(05):12～13.

[3]周秀英.對(duì)高校檔案服務(wù)創(chuàng)新的思考[J].紹興文理學(xué)院學(xué)報(bào)(教育教學(xué)研究),2004(11):65～66.