事業單位檔案管理的方法創新研究

李 芬

我國事業單位的改制與內部控制改革正在不斷深化，很多單位在轉型發展、重組重構和轉制運行等方面了取得了很大的發展，檔案管理作為各個單位運行、改革的重要紀錄，對于事業單位的運行發揮著重要的作用，也對事業單位物質文明的發展與精神文明的推進有重要的意義。隨著事業單位的改革推進，檔案管理工作也需要不斷創新，以服務于事業單位的高效運行。

一、事業單位檔案管理相關原則

事業單位的檔案是其所有信息匯集處，在具體管理工作中必須遵循一定的原則。第一，規范與靈活相統一，在規范化的管理方法下，各事業單位要根據自身特點進行靈活管理，確保管理方法適用性；第二，權益兼顧原則，檔案管理機制運行中，各層級相關人員的工作責任和權益有明確的規定，在出現問題時，能夠公平處理，并且責任到人；第三，制定與執行并重。在制定檔案管理機制時，要有合理性、科學性與系統性，并且能夠在保證執行效率的基礎上，不斷完善管理機制；第四，動態管理與靜態管理相結合。檔案管理要在科學穩定的基礎上，做到創新性與現代化，能夠確保檔案管理始終具有科學性與合理性。

二、事業單位檔案管理的方法創新策略

(一)檔案管理機制的創新

檔案管理效率提升的首要任務在于檔案管理機制的創新，各事業單位要根據自身實際情況，建立一套獨特的檔案管理機制，首先，要結合本單位檔案管理工作特點，建立適宜的檔案管理制度，為檔案管理工作的發展與創新提供方向性的指引，并圍繞此機制建立合理的管理部門及崗位。其次，要對檔案管理相關工作人員進行有效的約束與領導，使檔案管理工作逐步規范化，并提高工作人員對于檔案管理的重視度，在相關檔案法律法規的范圍內，高效開展工作。最后，要以人性化的理念對檔案管理工作進行指導，要通過合理的獎懲機制，提高工作人員積極性，保障工作人員相關利益。

(二)加快檔案管理信息化建設

首先，要對檔案標準進行統一化，規范檔案信息交換與共享工作的相關標準，使檔案管理能夠實現標準化、規范化。其次，加快文書檔案的數字化處理。檔案管理的信息化與現代化是通過網絡平臺實現的，各類室藏文書類檔案都需要實現數字化處理，才能真正進行信息化管理，使檔案原文能夠實現數字化管理，從而為之后的檔案服務工作提供良好的基礎。如，通過縮微技術、光盤刻錄以及多媒體處理等技術對各類檔案進行數字化處理，能夠有效提高檔案管理效率。最后，要切實發揮檔案管理信息化的優勢，有效發揮檔案管理服務功能。檔案管理的最終目的是為了給事業單位的運行管理提供專業、科學而準備的數據與文字資料，服務功能是檔案管理的基本功能之一，信息化技術為檔案管理的檢索、收集、查詢、統計、分析、更新等提供了極大的便利，管理人員在加快檔案數字化處理的同時，要充分利用網絡平臺，科學歸檔，提升服務的專業化與便利化。

(三)提升檔案管理工作人員綜合素質

工作人員的綜合素質是確保檔案管理機制及新技術充分運用的關鍵因素，要切實提升工作人員工作能力及綜合素質，保證現代化檔案管理的有效運行。對于新加入檔案管理崗位的工作人員，要加強培訓，確保工作人員能夠應對檔案管理具體工作，要降低檔案管理人員的崗位調動次數，保證工作隊伍的穩定性。檔案管理工作人員要有接受繼續教育的積極性，能夠不斷更新自身知識，學習現代化技術，提升綜合素質。工作人員要加強對檔案管理專業知識的學習與實踐，同時，還要加強對信息技術的學習與掌握，能夠將信息技術與日常工作真正融合，從而適應時代發展。首先，要有合理的人員運行機制，如，嚴格的資格審查與政審程度，系統化、現代化的崗前技術和知識培訓等。其次，要有細致的考核檢查，培養管理人員的科學管理素養，培養管理人員在動態管理與靜態管理結合運用上的能力，并且能夠在管理工作中綜合運用手工操作與計算機操作技術，采取合適的方式管理不同性質的檔案，能夠培養科學、先進的管理素養。

(四)創新檔案信息保密工作

檔案管理重點之一還在于檔案信息保密工作，檔案管理工作人員要嚴格遵守保密協議。在實際工作中，通過檔案保管理檔案保密兩方面工作保護檔案信息。檔案保管需要確保能夠在需要調閱該類檔案的時候迅速找到這類資料；檔案的保密要求對一些關乎國家安全及利益的內容與信息，在一定時期內，能夠站在國家危害性的高度上，慎重對待并嚴格遵守相關保密制度及要求，確保這類信息與內容能夠在該時期內得到嚴格的保護。因此，在建設信息化檔案管理平臺的同時，也要處理好檔案備份、檔案管理軟件殺毒、防火墻設置等嚴格的檔案保護措施，確保檔案信息安全。在選擇檔案管理庫房及機房的地址與修繕時，要嚴格按照國家相關規定及要求開展相關工作。

三、結語

事業單位檔案管理是其整體管理工作與運行的重要組成部分，要確保檔案管理始終具有合理性與科學性，必須不斷創新管理方法，從技術、制度、人員等方面不斷進行創新，確保管理效率與質量的提升。

[1]安偉紅.新常態背景下事業單位檔案管理創新研究[J].城建檔案,2017(7):71～72.

[2]張敏.事業單位檔案管理的改革與創新初探[J].辦公室業務,2016(7):115.