淺論秘書的角色意識

歐洋陽

一、秘書的定義

“秘書”一詞最早是源于拉丁文中的“secretaries”，本意為“可靠地職員”。后來“國際職業(yè)秘書協(xié)會”(簡稱PIS)為秘書作了一個(gè)精準(zhǔn)的定義：“秘書應(yīng)是上司的一位特殊的助手。她們掌握有關(guān)辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實(shí)際行動顯示出主動性和判斷能力，并且在所給予的權(quán)利范圍內(nèi)作出決定”。

而我國“秘書”一詞最早出現(xiàn)在漢代班固的《漢書》中，但僅限指圖書秘文而不指人。直到20世紀(jì)初孫中山先生主持同盟會工作期間將為自己掌管文書及其他日常事務(wù)的宋慶齡和宋靄齡稱為“秘書”，“秘書”一詞才成為常用詞匯。由于秘書在我國的發(fā)展時(shí)間相較短暫，因此我國對這一基本概念存在諸多爭議。《現(xiàn)代漢語詞典》對“秘書”一詞的解釋是：“掌握文書并協(xié)助機(jī)關(guān)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員”。

二、秘書的工作性質(zhì)及角色意識

秘書的工作性質(zhì)主要包括“輔助性、從屬性、被動性、服務(wù)性、綜合性和機(jī)密性”。而秘書的角色意識主要是指從事秘書職業(yè)的人員，在工作中對于秘書這一職業(yè)的社會地位，以及有秘書這一職業(yè)的社會地位所產(chǎn)生的社會責(zé)任和社會關(guān)系的感知、認(rèn)識、理解的心理表現(xiàn)形式。

秘書的工作性質(zhì)要求秘書工作人員有清晰的角色意識。因?yàn)榍逦慕巧庾R能夠幫助秘書工作人員充分明確自己的工作職責(zé)，充分發(fā)揮主觀能動性，掌握分寸，保持良好的心態(tài)，全心全意配合上司應(yīng)對各類人士，處理各項(xiàng)事務(wù)，為上司和同事相處營造和諧相處的環(huán)境，做好上司的參謀和助手。

三、秘書人員的應(yīng)該具備的角色意識

(一)服務(wù)意識

秘書工作的根本屬性是輔助性，這就決定了秘書是領(lǐng)導(dǎo)決定的貫徹執(zhí)行者，服從是秘書基本的角色意識。秘書工作人員必須明白自己主要是在領(lǐng)導(dǎo)決策的過程中，通過收集和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、提供報(bào)告及匯總文件等方式，為領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確、全面、及時(shí)的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

但這并不意味著一味盲從，如果明確清楚領(lǐng)導(dǎo)的決策存在一定的失誤，秘書人員可以通過諫言、協(xié)商等的方式，向領(lǐng)導(dǎo)提出建議，使領(lǐng)導(dǎo)作出更加合理的決策。但是如果領(lǐng)導(dǎo)依舊堅(jiān)持己見，秘書人員依舊需要徹底的貫徹執(zhí)行。因此一名優(yōu)秀的秘書人員既要甘于服從、甘為配角，也要實(shí)現(xiàn)自我意識和角色意識對立統(tǒng)一。

(二)創(chuàng)新意識和參與意識

雖然秘書工作具有一定的被動性，但秘書工作也并不是完全的被動的。在領(lǐng)導(dǎo)的決策過程中，秘書人員需要充分發(fā)揮軍師、智囊的作用，主動為領(lǐng)導(dǎo)提供科學(xué)、及時(shí)、有價(jià)值的數(shù)據(jù)和資料，積極主動的參與到?jīng)Q策當(dāng)中。

領(lǐng)導(dǎo)要想做出最合理的決策，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的長足發(fā)展，離不開秘書的創(chuàng)新意識，秘書要敢于在熟悉企業(yè)情況的基礎(chǔ)上，大膽突破傳統(tǒng)，提出有創(chuàng)意的思路，順應(yīng)時(shí)代“創(chuàng)新”的主題。例如為秘書為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供的相關(guān)資料，除了把相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類整理，將有價(jià)值的數(shù)據(jù)提供給領(lǐng)導(dǎo)的同時(shí)，應(yīng)該主動將一些新穎、有創(chuàng)意的點(diǎn)子告知領(lǐng)導(dǎo)，給領(lǐng)導(dǎo)作為參考。

(三)職業(yè)意識和形象意識

職業(yè)意識是對秘書從業(yè)者的專業(yè)品質(zhì)要求。秘書這一職業(yè)對從業(yè)人員的理論知識、個(gè)體能力、危險(xiǎn)承受能力等都有一定的要求。而且秘書作為領(lǐng)導(dǎo)甚至是公司形象的代表，如果不能自我完善，做到盡善盡美，很容易影響企業(yè)的發(fā)展。

因此作為一個(gè)優(yōu)秀的秘書人員必須進(jìn)行全面的自我完善，熟練掌握自己職業(yè)的專業(yè)知識技能，同時(shí)有意識的培養(yǎng)、修正自己的心態(tài)和行為，形成自己獨(dú)特的、讓人易于接受的格調(diào)和氣質(zhì)。

(四)責(zé)任意識

秘書這一職業(yè)要求其從業(yè)人員有極強(qiáng)的責(zé)任意識，對自己涉及到的工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。只有一個(gè)有責(zé)任意識的的秘書，才能像領(lǐng)導(dǎo)一樣積極主動的處理各項(xiàng)事物，將一切事物的起承轉(zhuǎn)合都處理的盡善盡美。秘書最接近決策層和領(lǐng)導(dǎo)層，知曉和掌握了大量的機(jī)密，甚至還會參與機(jī)密的運(yùn)作，從業(yè)人員只有具備高度的責(zé)任意識才能守口如瓶，保證公司的利益不受到損害。

四、角色意識的培養(yǎng)

(一)錘煉心智，提高實(shí)踐能力

秘書工作性質(zhì)有別于其他的工作，除了個(gè)人的愛好，所受的教育，還有很多其他因素?fù)诫s其中。它要求從業(yè)人員具備良好的心理素質(zhì)，因此要想成為一名優(yōu)秀的秘書，需要通過大量的社會實(shí)踐磨煉心智，逐步形成沉穩(wěn)、溫和的性格，剛?cè)岵?jì)，會思考能行動，富有彈性，將自我融入角色中，于共性中彰顯出自己的獨(dú)特個(gè)性。

(二)接受正規(guī)教育，提高知識技能

正規(guī)教育是培養(yǎng)專業(yè)秘書人才及其意識優(yōu)化的重要途徑。通過高校及專業(yè)培訓(xùn)機(jī)關(guān)的不同培訓(xùn)形式和方法，不僅能夠向?qū)W生傳授了系統(tǒng)的專業(yè)知識，為學(xué)生的公文寫作、辦公軟件的運(yùn)用等打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，還能透過案例研究無形中灌輸秘書的角色意識，提高秘書人員自身素質(zhì)。

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