淺論秘書的角色意識

歐洋陽

一、秘書的定義

“秘書”一詞最早是源于拉丁文中的“secretaries”，本意為“可靠地職員”。后來“國際職業秘書協會”(簡稱PIS)為秘書作了一個精準的定義：“秘書應是上司的一位特殊的助手。她們掌握有關辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下表現出自己的責任感，以實際行動顯示出主動性和判斷能力，并且在所給予的權利范圍內作出決定”。

而我國“秘書”一詞最早出現在漢代班固的《漢書》中，但僅限指圖書秘文而不指人。直到20世紀初孫中山先生主持同盟會工作期間將為自己掌管文書及其他日常事務的宋慶齡和宋靄齡稱為“秘書”，“秘書”一詞才成為常用詞匯。由于秘書在我國的發展時間相較短暫，因此我國對這一基本概念存在諸多爭議。《現代漢語詞典》對“秘書”一詞的解釋是：“掌握文書并協助機關或部門負責人處理日常工作的人員”。

二、秘書的工作性質及角色意識

秘書的工作性質主要包括“輔助性、從屬性、被動性、服務性、綜合性和機密性”。而秘書的角色意識主要是指從事秘書職業的人員，在工作中對于秘書這一職業的社會地位，以及有秘書這一職業的社會地位所產生的社會責任和社會關系的感知、認識、理解的心理表現形式。

秘書的工作性質要求秘書工作人員有清晰的角色意識。因為清晰的角色意識能夠幫助秘書工作人員充分明確自己的工作職責，充分發揮主觀能動性，掌握分寸，保持良好的心態，全心全意配合上司應對各類人士，處理各項事務，為上司和同事相處營造和諧相處的環境，做好上司的參謀和助手。

三、秘書人員的應該具備的角色意識

(一)服務意識

秘書工作的根本屬性是輔助性，這就決定了秘書是領導決定的貫徹執行者，服從是秘書基本的角色意識。秘書工作人員必須明白自己主要是在領導決策的過程中，通過收集和統計數據、提供報告及匯總文件等方式，為領導提供準確、全面、及時的優質服務。

但這并不意味著一味盲從，如果明確清楚領導的決策存在一定的失誤，秘書人員可以通過諫言、協商等的方式，向領導提出建議，使領導作出更加合理的決策。但是如果領導依舊堅持己見，秘書人員依舊需要徹底的貫徹執行。因此一名優秀的秘書人員既要甘于服從、甘為配角，也要實現自我意識和角色意識對立統一。

(二)創新意識和參與意識

雖然秘書工作具有一定的被動性，但秘書工作也并不是完全的被動的。在領導的決策過程中，秘書人員需要充分發揮軍師、智囊的作用，主動為領導提供科學、及時、有價值的數據和資料，積極主動的參與到決策當中。

領導要想做出最合理的決策，實現企業的長足發展，離不開秘書的創新意識，秘書要敢于在熟悉企業情況的基礎上，大膽突破傳統，提出有創意的思路，順應時代“創新”的主題。例如為秘書為領導的決策提供的相關資料，除了把相關數據進行分類整理，將有價值的數據提供給領導的同時，應該主動將一些新穎、有創意的點子告知領導，給領導作為參考。

(三)職業意識和形象意識

職業意識是對秘書從業者的專業品質要求。秘書這一職業對從業人員的理論知識、個體能力、危險承受能力等都有一定的要求。而且秘書作為領導甚至是公司形象的代表，如果不能自我完善，做到盡善盡美，很容易影響企業的發展。

因此作為一個優秀的秘書人員必須進行全面的自我完善，熟練掌握自己職業的專業知識技能，同時有意識的培養、修正自己的心態和行為，形成自己獨特的、讓人易于接受的格調和氣質。

(四)責任意識

秘書這一職業要求其從業人員有極強的責任意識，對自己涉及到的工作認真負責。只有一個有責任意識的的秘書，才能像領導一樣積極主動的處理各項事物，將一切事物的起承轉合都處理的盡善盡美。秘書最接近決策層和領導層，知曉和掌握了大量的機密，甚至還會參與機密的運作，從業人員只有具備高度的責任意識才能守口如瓶，保證公司的利益不受到損害。

四、角色意識的培養

(一)錘煉心智，提高實踐能力

秘書工作性質有別于其他的工作，除了個人的愛好，所受的教育，還有很多其他因素摻雜其中。它要求從業人員具備良好的心理素質，因此要想成為一名優秀的秘書，需要通過大量的社會實踐磨煉心智，逐步形成沉穩、溫和的性格，剛柔并濟，會思考能行動，富有彈性，將自我融入角色中，于共性中彰顯出自己的獨特個性。

(二)接受正規教育，提高知識技能

正規教育是培養專業秘書人才及其意識優化的重要途徑。通過高校及專業培訓機關的不同培訓形式和方法，不僅能夠向學生傳授了系統的專業知識，為學生的公文寫作、辦公軟件的運用等打下堅實的基礎，還能透過案例研究無形中灌輸秘書的角色意識，提高秘書人員自身素質。

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