高校人事檔案管理存在的問題與對策

劉 瑋

高校以往對于人事檔案的管理的認識，多是以保存學校教職工基本信息為主體，并根據教職工發展為其填寫相應的記錄。可以認為，此類管理模式更加傾向于“看管”，并沒有發揮檔案的實用價值。事實上，檔案代表著教職工的基本信息和背景，學校能夠通過該信息，有效判斷出教職工未來的發展路徑和潛力，在諸如評核、升職、考級等因素上，均需要依托于教職工的原始檔案信息。因此，高校應當有效加強對于檔案的管理工作，并積極開展科學建設，使檔案信息能夠作為高校發展的助力。

一、高校人事檔案管理中主要存在的問題

(一)檔案信息不完整，材料真實度不高

首先，檔案管理人員在進行歸檔時，多會要求教職工自主填寫部分內容，并按照以往檔案的管理經驗，在確保基本信息完整的情況下，進行歸檔工作。從該狀況來看，無疑會導致檔案信息中存在一定的錯漏；其次，由于教職工存在自主填寫行為，再結合管理人員缺乏對檔案信息考核的機制。所以，檔案中即使存在嚴重錯漏，或是檔案造假的行為，也無法予以及時的糾正；再次，部分檔案管理人員工作不及時，存在的態度散漫等問題，甚至存在一些教職工連續三次發生履歷變化，檔案信息仍未更新的狀況。事實上，該原因也是導致檔案難以用于支持學校發展的重要原因；最后，可能存在勾結與牟利行為。特定的檔案信息能夠影響到教職工的發展，例如學歷、過往收入、工作時間等。由于存在利益之間的關系，也導致了出現教職工收買檔案管理人員修改資料的狀況，特別是年齡、工齡等信息修改的這類問題時有發生。

(二)管理各自為政

檔案管理各自為政的狀況早已被學術領域詬病，由于將信息過渡的拆分，導致教職工檔案難以有效的歸納，也無法客觀、全面的反應出教職工的綜合素質。目前高校普遍的檔案管理分為：第一，教務管理。其中主要包括教師的業務能力，如教學水平、學生成績、教學任務完成狀況。由于業務能力直接關系到教師的工資，所以在各檔案管理環節中，教務管理在學校的地位最高；第二，科研管理。教師的課題研究成果，多由學校所設立的獨立部門進行保管。該部門更多是為教師提供科研支持，所以檔案管理僅屬于“看管”；第三，審計管理。該部門主要用于審計學校教職工干部信息，并直接將審計結果存放在部門之中。不過，二次審計多不回參照的上次審計結果，所以，其檔案管理也屬于“看管”范疇；第四，人事管理。該部門主要管理的教職工原始信息，包括社會經歷、從業狀況等信息。另外，人事管理也涉及到教齡、年齡等信息的管理，故此容易發生私相授受的狀況。由此來看，四類信息由四個不同部門進行監管，不僅較大程度上浪費的人力資源，同時也提升了信息管理的難度。

(三)“棄檔不顧”現象突出

近年來高等院校不斷發展，并引入了市場競爭機制，導致該領域的人才流動量加大。更為重要的是，高校以往作為事業教育單位，在早期吸引了大量人才。不過，時代的發展涌現出大量私營高校，以及各個城市所建設的高校，其優勢在于能夠為教師提供更高的收入，以及客觀的科研費用，在職工方面的收入也有著大幅度的提升。進而導致大量公立高校教職工流失的狀況發生。對此，傳統高校采取了“扣檔”等手段，以檔案脅迫教職工群體，使其無法離職。但是，由于其他高校重新建檔的許諾，導致有大量教職工選擇了“棄檔不顧”。該狀況的出現，最為直觀的影響在于檔案管理問題。對于高校而言，即使教職工離開了學校，其也無權對檔案進行銷毀，甚至無權對檔案進行轉移。如此一來，高校必須長期保管離職教職工的檔案信息，進而涉及到保管成本問題，并且對學校的日常檔案管理造成影響，也加大了工作人員的管理難度。

(四)檔案開發利用程度較低

教職工的檔案不僅代表其個人的發展軌跡，同時也有助于學校開展建設工作。例如，教職工的評級、考核、升職、加薪等，均需要一定的檔案背景。而現有的檔案管理手段，顯然忽略了該功能，主要原因在于：第一，管理評核手段不夠科學化。雖然原則上應當依據檔案信息進行相關工作，但是，學校并未以此嚴格的執行，所以大量的檔案信息未得到使用；第二，存檔工作不夠完善，并沒有讓檔案成為學校建設發展的信息依據，導致學校根本無信息可用；第三，檔案的被動性較高。一些檔案管理人員，甚至是擁有高學歷的專業檔案管理人員，即使意識到檔案的重要性，并有效的進行檔案管理。但是，最終是否使用檔案的決定權，在于學校的行政領導；第四，檔案管理技術落后。跟多高校都建立了學生的學籍電子檔案，但是卻未建設教職工的電子人事檔案。目前，仍舊有很多高校教職工檔案為紙質，導致信息統計和管理的難度頗高。綜合四種情況來看，目前高校檔案利用不僅局限在發展意識，現有的信息基礎，也不足以用于學校的管理工作。

二、高校人事檔案管理工作現存問題的解決對策

根據上述四點問題的分析，可以將問題主要歸結為責任意識不足、人才水平不夠、信息化標準過低三個方面。所以，建議層面也將有三點開展。

(一)健全管理體系，實現規范化管理

首先，高校必須提升領導管理班子對于檔案管理的認識，由此才能夠保證檔案日常管理的有序進行。對待該需求，相對有效的方式是建立管理小組，構建相對完善的責任機制，通過制度使其具備責任感；其次，健全管理體系，通過管理手段，完善各個環節的管理工作。人事檔案管理具有較高的復雜性，工作內容相對繁瑣，這也意味著管理手段必須與之匹配，否則仍舊會存在管理漏洞，造成檔案管理工作無法有效的推進；最后，構建完善的責任體系，檔案管理必須權責分明，并且將責任落實到崗位。同時，只有擁有了責任體系，才能夠以此為基礎逐步調整獎懲機制，最終在責任、制度趨于完善的情況下，實現對高校教職工人事檔案的管理。

(二)加強學習培訓，提升管理人員綜合素質

對于管理人員的培訓，主要在于兩個方面：一是實現基本技能的培訓。雖然不可否認高校中充斥著大量人才，但是由于早期的忽視態度，造成管理人員崗位能力不足。所以，應當首先提升其技能水準，使工作人員能夠滿足檔案管理的需要；二是加強道德培訓。檔案管理不僅涉及到保密機制，也可能觸及權錢交易、私相授受的敏感地帶。對此，工作人員必須保持著較高的道德水準，才能夠確保高校檔案信息的真實性。而除了培訓之外，高校也可以尋求社會招聘的形式，從社會中吸取人才，由此實現在短時間內提升管理成果的目標。同時，再以人才帶動內部管理環境，最終實現共同發展。

(三)實現信息化建設，提升管理與利用效率

信息化建設不僅是電子信息入檔，更加關系到檔案信息的使用效率。所以，高校應當結合未來發展需求，開展對人事檔案管理系統的開發。檔案管理信息系統應包括三個層面：一是基本信息的構建，包括教職工教齡、工齡、身份信息等，該信息采取核實入檔，由最高權限管理；二是績效信息的構建，主要記錄教職工績效的完成情況。該信息屬于積累制，一定周期后便能夠直接通過績效判斷教職工能力；三是教師能力信息的構建，對教師的教學能力、科研能力等信息進行單獨建設，并以此為依據為教師發展提供方向。

三、結語

綜上所述，我國高校人事檔案管理目前仍舊屬于初級層面，在人力資源不足，管理意識不強，信息化建設不夠的情況下，難以真正通過檔案信息為高校提供發展建議。所以，本文以此為基礎，提供對問題的三項解決建議，希望能夠對相關領域有所幫助。

[1]陳奕.信息化背景下高校人事檔案管理存在的問題及對策[J].湖南科技學院學報,2014(06).

[2]劉曉麗.高校人事檔案信息化管理進程中存在的問題及對策[J].科技信息,2013(02).

[3]屈俊華.新形勢下高校人事檔案管理問題與對策[J].山西檔案,2017(01).