中小型施工企業(yè)施工現(xiàn)場材料賬目管理狀況及改進做法

王香濤

摘要：中小型施工企業(yè)施工現(xiàn)場的材料賬目管理相對比較粗放，這種粗放的狀況不利于企業(yè)的成本核算和管理制度的推行。本文針對該問題進行了現(xiàn)場調(diào)研，并提出了具體的解決辦法，力求為此類企業(yè)的此類管理提供些許借鑒。

關(guān)鍵詞：中小型施工企業(yè) 材料賬目 記賬

隨著市場競爭的日趨激烈，為了應(yīng)對大型施工企業(yè)的咄咄緊逼，為了企業(yè)的健康發(fā)展，市場對中小型施工企業(yè)（本文指的是年施工產(chǎn)值在100億人民幣以內(nèi)的施工企業(yè)，不是國家統(tǒng)計部門上定義的中小型施工企業(yè)）的成本管理提出了更高的要求。施工現(xiàn)場材料賬目清晰對整個材料成本管理有很好的促進作用，兩年前，筆者通過對多個施工現(xiàn)場的實地了解，基本掌握了施工現(xiàn)場材料賬目管理的實際情況，并根據(jù)這些情況提出了有針對性的建議，從實施效果來看，取得了較好的效果。在此，就中小型施工企業(yè)施工現(xiàn)場的材料賬目管理現(xiàn)狀及改進建議作一下簡單闡述。

一、調(diào)研時中小型施工企業(yè)施工現(xiàn)場材料賬目管理狀況

兩年前，筆者在某建筑集團公司（年施工產(chǎn)值約60億元）施工現(xiàn)場進行了材料成本管理、材料賬目登記等情況的專題調(diào)研，發(fā)現(xiàn)當時所調(diào)研的施工現(xiàn)場的材料賬目管理主要存在以下方面不足：

1.購進材料計劃性較差。按計劃購料在大多數(shù)工地成了空話，造成要么多次進料，運費增加的同時使材料供應(yīng)商厭倦或輕視；要么材料多進，造成退貨或增加成本。同時無計劃也反映出材料員與相關(guān)技術(shù)人員的工作配合不到位。2.資產(chǎn)（本文特指不消耗到在建建筑物實體上的固定資產(chǎn)、低值易耗品、周轉(zhuǎn)材料等，下同）賬目管理嚴重滯后，所有工程均未建立資產(chǎn)賬，辦公用器具、施工用器材、工具無任何反映；主要材料員或公司材料主管人員的資產(chǎn)賬也不準確，整個公司的資產(chǎn)處于大體失控的管理狀態(tài)。3.材料驗收基本不符合要求，一些手續(xù)在走形式。嚴重的方面有：（1）材料驗收時只有一個人；（2）驗收時根本不實際驗收，例如：只寫收到“車號×××”某種材料一車；（3）將收料數(shù)據(jù)登記在本子上，月底或某個時間段再據(jù)此開據(jù)材料結(jié)算單。4.材料轉(zhuǎn)賬不及時，或者拖幾個月甚至視工程成本情況而定是否再轉(zhuǎn)，有的金額達近百萬；或者根本就不轉(zhuǎn)賬，使工程成本不實。5.甲方供應(yīng)材料記賬與公司管理部門脫節(jié)，公司管理部門無從掌握甲方的實際供料情況。6.對施工成本核算起決定性影響的材料盤點不準確。7.廢舊物資處理無視公司要求，私自處理。8.周轉(zhuǎn)工具尤其是鋼管、鋼模板賬目的登記混亂，按規(guī)格型號單獨登記的造成賬面正負數(shù)混亂，且計算租賃費時無法核驗。9.記賬格式不正確。10.記賬日期嚴重拖后。11.材料名稱隨意調(diào)換，無視賬務(wù)的重要性、嚴肅性，隨意更改。

二、出現(xiàn)此種狀況的原因分析

材料賬目管理出現(xiàn)這種狀況比較嚴重，讓人觸目驚心，筆者對此進行了認真思考，認為之所以出現(xiàn)以上問題，主要有以下幾個原因：1.歷史遺留的習(xí)慣。因為該單位歷來重視財務(wù)核算，但對材料核算一直不很重視。2.工作重心傾向。大多數(shù)施工現(xiàn)場更重視材料人員能夠及時進料、確保材料供應(yīng)、確保工程進度，而不重視材料賬目問題。3.施工項目的流動性太強，施工現(xiàn)場相對也比較混亂，不直接消耗的設(shè)備設(shè)施很容易混淆。4.沒有統(tǒng)一明確的材料記賬規(guī)定和詳細的操作流程。

三、解決措施

此種材料賬目管理狀況，無法適應(yīng)市場競爭的要求，無法滿足企業(yè)管理的需要。經(jīng)過溝通，大家統(tǒng)一了認識，都認為：賬目是材料管理的一大項，必須真正賬實相符，進貨、消耗、轉(zhuǎn)出均要全面反映，工程竣工時材料賬目應(yīng)平賬或賬實相符。因此，筆者會同相關(guān)部門和人員，制定了以下辦法：

1.材料采購計劃，要嚴格執(zhí)行公司的規(guī)定，材料員按照項目經(jīng)理審批后的采購計劃進行采購。2.資產(chǎn)的管理。所有工地建立資產(chǎn)賬，要做到動態(tài)、準確，能真實反映本工地的資產(chǎn)狀況。方法：（1）公司主管部門、項目部管理資產(chǎn)賬的人員，將最近一年年底的資產(chǎn)數(shù)量盤點登記入賬，在此基礎(chǔ)上，到公司材料管理部門索要今年購買的低值易耗品的明細賬，逐項登記；有損壞的要有實際損壞的物品或廢品處理賬記錄，按公司規(guī)定流程辦理相關(guān)報損手續(xù)。在限定時間內(nèi)完成此項工作，公司組織專門小組負責(zé)督促檢查。（2）各工程按公司材料主管的資產(chǎn)賬，對本工程的資產(chǎn)建賬，保證各工程資產(chǎn)賬之和與總資產(chǎn)賬相符。（3）新開工工程，收到轉(zhuǎn)入的或新購買的各種低值易耗品等資產(chǎn)，均開具二聯(lián)驗收單，收到從別的工程轉(zhuǎn)來的資產(chǎn)，第二聯(lián)交轉(zhuǎn)出工程材料員，轉(zhuǎn)出工程材料員據(jù)此減少賬面數(shù)，收到物資一方據(jù)第一聯(lián)登記入賬，公司資產(chǎn)管理部門要隨時登記轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出情況，切實掌握物資存放地點；購買的資產(chǎn)，第二聯(lián)隨發(fā)票交到公司主管部門，工地據(jù)第一聯(lián)登記入賬。（4）工程結(jié)束，要對資產(chǎn)進行實際盤點，該報損的報損，該轉(zhuǎn)出的轉(zhuǎn)出，最終使賬目平賬。3.材料驗收單的填寫，要切實做到2人及以上人員驗收；要立即禁用臨時驗收單，若價格未確定，可以只驗收數(shù)量，價格確定的，全部寫好，真正由材料驗收人員簽字。4.各工程之間的材料轉(zhuǎn)賬，當月必須辦理完。為方便各工程之間的轉(zhuǎn)賬手續(xù)，凡項目部之間的轉(zhuǎn)賬，由雙方協(xié)商辦理，項目部內(nèi)部各工程之間的轉(zhuǎn)賬，由項目經(jīng)理協(xié)調(diào)，并且要有收到方開具的驗收單（須杜絕收到方打白條）。價格的確定：原則上，采取三種價格（1）收到方需要的且轉(zhuǎn)出方未使用的各種材料，按購入時的實際價格轉(zhuǎn)收到方，運費由收到方承擔(dān)，這也包括收到方不急需，但可節(jié)省當時支付資金的轉(zhuǎn)入的新材料。（2）收到方收到的能正常使用但非新材料的，按購入價的70%—80%轉(zhuǎn)賬，運費由轉(zhuǎn)出方承擔(dān)。（3）需經(jīng)過整理、維修后方能使用的，按購入價的30%—40%轉(zhuǎn)，運費由轉(zhuǎn)出方承擔(dān)。轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出方都需按轉(zhuǎn)入方的驗收單及時入賬，確有異議的，要在當月25號前到公司主管部門協(xié)調(diào)。凡25號（含25號）以前轉(zhuǎn)出者，當月未辦理手續(xù)的或25號以后轉(zhuǎn)出的下月未辦理手續(xù)的，公司主管部門不再辦理；因未轉(zhuǎn)出，使成本虧損的，嚴格按公司有關(guān)規(guī)定進行處罰。5.甲方供料驗收單，要一式三聯(lián)，三聯(lián)要全部復(fù)寫，第三聯(lián)每月交公司主管部門一份，工程竣工，在限定時間內(nèi)，公司主管部門與工地對賬。6.材料盤點，尤其是大宗材料的盤點，要及時進行，以實際結(jié)存數(shù)在賬目上登記，按進貨數(shù)量減去結(jié)存數(shù)即為本次實耗數(shù)量。能當時記賬的材料，領(lǐng)用時即減少賬目數(shù)，盤點時按賬面余額和實際核對，若相符，領(lǐng)用合計即為消耗數(shù)。7.廢舊物資處理要設(shè)專門賬簿，有私自處理或坐支現(xiàn)象者，每次均處罰項目經(jīng)理。8.周轉(zhuǎn)工具記賬，其中鋼管、鋼模板記賬規(guī)格統(tǒng)一為“米”或“平方米”，按客戶來分別登記。回送時不能出現(xiàn)負數(shù)，在摘要欄內(nèi)登記規(guī)格型號。9.記賬格式按規(guī)定進行，即：①每月結(jié)束要有月結(jié)，在當月的最后一欄下方，劃一條紅色通線，在線下，注明“本月合計”，結(jié)出當月進貨數(shù)量金額、消耗貨物數(shù)量金額、剩余數(shù)量金額。②賬頁的最后下邊一行，在“摘要”欄中注明“轉(zhuǎn)次頁”，要合計出當頁的進貨、消耗及剩余數(shù)量金額，但不包括已在本月合計過的“本月合計”的數(shù)量、金額；下一頁的第一行在摘要欄注明“承前頁”，將上頁中“轉(zhuǎn)次頁”的內(nèi)容填寫在次行中。③材料消耗，可能不是月末，這時要登記在消耗的時間，例如：在時間顯示上不能出現(xiàn)已登記到8月份而將6月份的消耗再以6月份的時間登記到8月份中。材料消耗要和公司主管部門對賬。10.記賬要及時，當月的賬目當月登記。

四、實施效果

經(jīng)過一年時間的大力推動和嚴格檢查，該單位施工現(xiàn)場材料賬目登記狀況和準確性有了極大提高，為工程成本的準確核算提供了翔實的數(shù)據(jù)，為該單位推進施工項目標準化工作提供了堅實基礎(chǔ)，并且在施工現(xiàn)場材料準確核算的基礎(chǔ)上，該單位目前已經(jīng)實現(xiàn)了經(jīng)營、采購、財務(wù)等各項工作信息一體化，即NC信息化。