網絡化時代高校依法治檔工作推進研究

梁全英

【摘要】高校檔案工作在學校管理和服務工作中發揮著積極作用。網絡化時代，高校檔案工作要具有前瞻性和開創性，更好地發揮檔案應有的價值。分析發現，當前檔案事業面臨前所未有的挑戰與機遇，發現目前高校依法治檔工作方面存在的問題和不足之處，提出高校依法治檔工作的對策，以滿足人們日益增長的對檔案的需要，提升依法治檔工作的質量，增強檔案的利用效益。

【關鍵詞】網絡時代；高校；依法治檔

隨著高校無紙化辦公、網絡主頁、微博、微信平臺、“互聯網+”等高精尖技術的普及，產生了大量檔案資源。針對網絡時代檔案資源建設的需要，高校檔案工作必須站在新時代歷史高度，適應新時代學?？焖侔l展的要求，圍繞學校中心工作，結合檔案事業發展實際，統籌規劃，依法依規，把握好檔案工作的基本職能，在管理和服務方面多做工作，為高校各項工作的開展起到很好的基礎保障作用。

一、高校依法治檔工作可行性分析

（一）高校工作法制化進程加速。隨著高校自主辦學權力的逐步放開，進行檔案信息管理是現代高校賴以生存的重要支點，進一步加強依法治檔工作是當今檔案工作面臨的重要任務之一。面對頭緒繁多、情況復雜、點多面廣問題多的檔案信息資源，高校依法治檔管理工作經歷了從單項系統走向多元多樣的發展路徑。改革開放之初，從計劃經濟到市場經濟的體制轉變，實現了從沒有檔案法到檔案法基礎架構的基本搭建，其標志為1987年9月頒布實施的《檔案法》，由此我國檔案工作開啟了依法治檔的進程。檔案工作遵循“誰產生、誰存檔、誰優先利用”的原則。1989年，隨著《普通高等學校檔案管理辦法》的出臺，高校綜合檔案室建立和專人負責制確立。在此基礎上，檔案工作按照“統一領導、分級管理”的原則開展起來，高校檔案工作逐步規范化、系統化、法制化。1994年1月1日國家教育委員會相繼制定、發布了《高等學校檔案實體分類法》《高等學校檔案工作規范》，為高校檔案工作始終結合自身規模、檔案特色，扎實地開展工作提供了標準和規范。在1989年《普通高等學校檔案管理辦法》基礎上，2006年《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》頒布；2008年教育部、國家檔案局頒布實施了《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱27號令），進一步完善和發展了高校檔案管理辦法和法規，突出檔案工作要“以人為本”進行全面的檔案信息的收集、整理、開展利用服務工作。與《舊管理辦法》比較，27號令明確了高校檔案工作實行校長責任制，突出了獎勵和處罰規定，對獎勵和處罰細化而且作出了明確的規定，尤其在應該處罰的行為中，明確把“不按規定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據為己有的”視為違法行為，針對高校檔案館（室）檔案收集難的頑疾下了一劑猛藥，有效地促進高校依法治檔工作的推進。至此高校檔案工作進入了蓬勃發展的時期。2010年以來，高校檔案工作以國家、地方檔案局的“以人為本、服務先行、安全第一”精神為指導，圍繞檔案資源建設、檔案利用、檔案信息安全三個主要方面進行檔案數字化建設，努力打造和諧、穩定、良性的檔案發展新環境。2015年《檔案法》修訂草案就已上報國務院，檔案事業必將進入新階段。在網絡環境下，檔案工作面臨新問題和挑戰，在網絡信息安全保管、檔案網絡立法、網絡執法方面法律法規還很薄弱和欠缺。目前我國檔案違法事件還偶有存在，檔案開放和安全保管，死檔案變成活信息，如何在網絡時代得以很好地解決，都依賴于完善可操作性強的網絡檔案管理法律法規。目前《檔案法》正在修訂中，急需針對網絡環境的新變化修改立法。

（二）高校檔案的信息價值逐步被認可。檔案是保存人類記憶的使者，是傳承文明的重要方式之一，又是最真實、寶貴、可靠的第一手信息資源，具有必不可少的參考、憑證和借鑒作用。1948年，數學家香農在題為“通訊的數學理論”的論文中指出信息的定義：“信息是用來消除隨機不定性的東西”。關于信息的評價方法，有學者提出了信息的定量分析方法，即信息量的大小取決于信息內容消除人們認識的不確定程度，消除的不確定程度大，則發出的信息量就大；消除的不確定程度小，則發出的信息量就小。高校檔案館（室）保存著極有價值的檔案，檔案中包含的信息能消除人們對某一事件的不確定性，對學校工作具有重要、輔政資政、輔助決策的參考作用，在學校法制化管理過程中發揮著不可替代的價值。隨著社會文明程度的提高，檔案的信息價值逐步被更多的利用者認識。尤其現今社會對誠信度的重視程度不斷提高，檔案作為憑證的真實性和重要性就充分體現出來。例如：某高校因土地問題與周邊地區的村委會發生糾紛，學校用于教學實驗的耕地與村民土地相鄰，一直相安無事。后因國家要占用土地用于基礎設施建設，村民跳出來，說此部分耕地的使用權歸村委會所有，要求把占地補償款歸他們所有并上訴到法院。征用土地是30多年前發生的事情，當事人已經記不清整件事情的來龍去脈。法律面前需要證據，通過查閱建校初期的檔案信息資料，找到了當時土地征用的紅線圖及協議，并查找到當年補償村民土地使用費的原始會計憑單。在證據充足的情況下，一場法律糾紛圓滿解決，保護了學校的利益。檔案是高校法制化校園建設的基礎和“鐵證”，為學校發展保駕護航。檔案包涵著豐富的信息，在不同的時期，人們往往會在實際工作中發現以前保存的，無人問津的檔案，會突顯其價值，無論對歷史研究還是個人問題的解決，發揮著重要的佐證價值。例如某高校已經離職的人員，臨近退休年齡，回學校查找他高中畢業后在學校做臨時工的證明。經過仔細翻閱當年的檔案，查找到他領取工資并有簽字的單據，有效證明他來校工作的時間，為他辦理社保提供有力的證明。一張小小的單據，為個人解決了工齡和養老金的問題。檔案所蘊含的信息，成為保護公民權益訴求的基本工具。隨著信息技術在高校的廣泛應用，數字校園、數字檔案館應運而生。高校無紙化辦公、網絡主頁、微博、微信、微信公眾號、APP、“互聯網+”等高精尖技術的普及，產生了大量的檔案資源。體現在檔案數量上的激增和載體形式多樣性發展。面對豐富的檔案信息資源不斷地產生，高校檔案館要積極采取有效措施，利用先進的網絡技術，將檔案收集齊全。針對網絡時代的現狀，檔案資源建設的需要，高校檔案工作必須站在新時代歷史高度，適應新時代要求，創造性地開展工作。

（三）網絡技術在檔案工作中的運用。網絡環境下，高校檔案館（室）既是檔案信息的接受者、又是檔案信息的提供者。高校檔案信息的來源更加廣泛：2017年8月4日中國互聯網絡信息中心（CNNIC）在京發布報告，截至2017年6月，中國網民規模達到7.51億，占全球網民總數的五分之一。網絡化信息化時代，人們已經習慣利用電腦、手機快速方便地獲取、傳遞各種所需的信息。高校檔案信息類型更加多樣化，包括圖片、文字、音頻、視頻等等。網絡環境下，不同類型都可以快捷、不受距離限制進行傳遞、傳播，不同格式的信息之間轉換也更加輕松自如。“互聯網+”的最大特點是連接一切，使得各行各業都能夠借助互聯網有機融合在一起，進而形成互聯互通的生態系統，這必然會大大提高信息的傳遞能力，使得信息整合及共享成為可能。在“互聯網+”時代下，借助其中的云計算及大數據技術，將各處存儲的檔案資源連接在一起，并且將整合后的資源整合到云檔案中，使得檔案信息資源能夠在不同的區域之間進行自由的結合及交流，使得各個區域的信息交流更加便捷。這對高校檔案工作提出了新要求。高校檔案工作如何在快速變化的網絡化時代為高校的教學、科研、管理等工作服務，是高校檔案工作的著力點和出發點。同時，新的網絡技術、信息存儲技術的應用，為高校檔案信息的收集、整理、保管、利用創造了物質條件，也帶來新機遇。只有運用先進的網絡技術創新性地開展工作，改變過去不適當的收集工作方面的策略，建立有效而穩定的依法治檔體系，依法依規，做到應收盡收、應歸盡歸，將檔案種類和數量收集齊全，才能更好地為高校師生提供規范化、科學化的檔案服務。

（四）法治校園建設的大環境。在法治校園建設新的大環境下，檔案工作要提升服務水平，讓檔案工作成為學校工作、法治校園建設的參謀助手和信息資源的服務中心。檔案的價值來自于人們對檔案的利用，在工作中，要以需求為導向，倒逼檔案工作的改革與轉型。學校行政決策要留痕跡，尤其對于

“三重一大”等事項，高校檔案工作者需要開動腦筋，改變被動工作的局面，依法治檔迫在眉睫。新時代檔案工作需要新的思維，依法治檔體現在檔案工作要為人民幸福美好生活服務。檔案工作內容可以涉及到方方面面，要為社會、單位、個人著想，以法律法規為依托，開展全面的檔案收集、整理、鑒定、保管和統計、利用工作。

二、高校檔案依法治檔工作存在問題

（一）高校檔案建設的不協同來自行政藩籬。一般來講，對于各個不同部門的協同，僅憑檔案一個部門難于實現，必須由上級行政管理部門進行頂層設計，行政科層制與協同的扁平化存在溝通差異，尚在起步階段的檔案信息管理還無力完成這一艱巨任務。2008年《高校檔案管理體制辦法》規定，檔案館行政職能被大大弱化，而管理內容與行使職責的內涵卻被擴大、鞏固和強化。高校檔案館行政執法能力形同虛設，無法起到檔案行政指導、行政監督、行政規劃等應有的“依法治檔”的作用。正如袁素娟在《高校檔案工作法制化建設的路徑與對策選擇》中提出：“《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》對檔案行政執法監督檢查沒有作出明確規定，執法機構常常把執法檢查當作行政執法工作的全部，忽略了檔案行政指導、行政監督、行政規劃等執法手段的作用”。因而造成高校檔案信息資源建設上的不協同，各部門各自為政，還沒有形成統一協同的意識。高校依法治檔的檔案工作被弱化、邊緣化，為檔案工作的開展帶來一些困擾，不能對學校內涵式發展起資政、存史、教化的重要作用。

（二）高校檔案管理者法制意識淡漠。受社會浮躁的大環境影響，高校人員依法治檔觀念沒有樹立，檔案法制意識普遍淡薄。一方面，高校的檔案管理人員，不重視《檔案法》的宣貫工作，對于檔案工作相關的法律法規不熟悉，在從事檔案工作時，往往出于利益方面考慮，礙于情面，怕得罪人，不能依法治檔，造成檔案收集不完整、不齊全，檔案漏歸、不歸情況時有發生。學校教職工從領導到兼職檔案人員，都是檔案的形成者、利用者，普遍存在從眾、僥幸心理，歸不歸檔并不會影響自己職務職稱的晉升，這就給檔案的提交并及時歸檔造成了阻礙，使其長期處于被動的局面。另一方面，高校各部門干部輪崗，使得檔案管理崗位人員流動性加大，與檔案隊伍需要相對穩定性之間形成沖突。檔案收集工作需要靠法律法規予以保障和解決。而輪崗過程中，工作交接不充分、新上崗人員對本部門業務不熟悉，對檔案能否及時、保證質量地歸檔沒有法治方面的概念，因此或多或少都對檔案歸檔工作造成了損失。檔案工作對于升職、提職沒有正相關的考核指標。高校檔案工作普遍人員編制相對少，致使指導監督工作的環節長期停留在文件上，不能滲透到檔案部門工作的各個層面，無法保證有價值的檔案信息，應歸盡歸，應收盡收。

三、高校依法治檔的對策

（一）加強《檔案法》普法宣傳。檔案的地位和和作用越來越重要：檔案是國家寶貴的基礎性、戰略性資源，檔案的價值要通過宣傳，廣為人知。網絡時代，檔案的內容、形式更加多樣化，要破除人們對檔案片面的認知。把豐富多彩、形式各樣的不同載體的檔案應收盡收。因此，高校檔案部門要把《檔案法》宣傳工作列為日常工作的一項內容，不斷提高人們的法制觀念和依法治檔的意識。檔案部門要擅于打破常規，采取靈活多樣的方式，可通過系列展覽，比如開展專題展覽，進行檔案法宣傳，普及檔案法知識，加強大家科學依法利用檔案的意識，高校檔案工作才能時刻與社會、經濟接軌。高校檔案人員要拓寬服務領域，在網絡化時代，檔案工作可以通過多種渠道使人們加強對檔案信息內容、提供利用的方式、服務手段的了解，比如，宣傳櫥窗、網絡、新聞媒體、微信公眾號等手段的檔案法宣傳，可以擴大影響力，加強大家對檔案基礎法律知識方面的了解，不斷營造普法、知法、懂法、執法的氛圍。例如，2017年6月9日，北京聯合大學以國際檔案日為契機，宣傳《檔案法》，通過現場和網絡等多種形式的宣傳，強化大家依法治檔的法律意識。檔案館聯合北京市教委、學校的藝術學院，承辦“檔案在我身邊”主題設計作品征集活動，內容富有創意，廣大師生積極參與了形式多樣的活動，學生創作的“檔案記憶”主題展板、宣傳折頁、書簽等作品，在活動中進行了展示。檔案日系列宣傳作品得到廣泛認可，有效提升大家的檔案意識。

（二）建立檔案規范化、協同化管理體系。網絡時代，“互聯網+”、云計算、大數據等技術發展速度驚人，電子文件歸檔需要探索出新型模式。學校法治建設的同時，必須配套進行“依法治檔、違法必究”的檔案法治體系建設，做好頂層設計。以國家、社會、學校開展的“全面依法治國、全面從嚴治黨”為重要依托，加強“痕跡管理”、打造“問責政府”的手段，要在檔案信息資源多元性、共存性與共生性的現實基礎上建立一個具有跨系統、跨組織、跨部門運行的檔案信息資源協同架構，以此改進和提升檔案信息資源的建設水平，解決檔案信息資源建設過程中“條塊分割，各自為政”的碎片化問題；進一步促使檔案信息資源建設從信息孤島建設轉向資源開放、信息共享的大系統建設上來，最終實現對包括辦公政務信息、業務數據等在內的各類電子文件的在線歸檔、在線移交與接收，從而促進檔案信息系統從無序到有序。檔案的依法治檔工作，要依靠規范化管理工作實現。普法責任制規定：“誰執法誰普法，誰主管誰負責”。高校檔案部門要對學校檔案工作的開展有總體設想和方案，依法治檔必須適應學校整體發展需要，結合檔案工作出現的新內容、新問題提出解決方法，并制定切實可行的檔案工作規章制度。文件規定要細化、操作性強，例如，涉及到電子檔案信息資源的收集方法與傳輸途徑，需要構建一個完整的電子檔案接收系統，實現對系統中運行完畢的電子文件的有效管理，對學校電子檔案資源進行安全接收和保管，把學校在各個時間節點形成的電子文件、圖像、視頻、音頻信息資源完整收集；對于接收的電子檔案要及時進行分類整理，編制檢索目錄，方便日后的利用和二次加工利用；使學校在辦公辦事辦文辦會等活動中形成的檔案信息資源，及時得到收集整理，完成入庫歸檔工作；大量的民生檔案、名人檔案等收集工作都需要有完整規范的法規體系支持。

（三）加強高校檔案工作法治化管理。為切實提高檔案依法治理能力，加強法治化管理。地、市級檔案局要加大檔案執法檢查力度。有效推動高校檔案事業突破瓶頸、拓展空間，實現轉型升級。將執法檢查與完善歸檔工作、檔案利用、安全體系建設有機結合起來。通過檔案執法檢查，輻射高校檔案工作的各個環節，推動高校檔案工作法治化建設，適應利用服務工作發展的需要。高校檔案工作人員，要學習檔案相關法律法規、網絡資源管理、檔案信息資源安全、專利權、知識產權保護等方面的相關法律，具備“一專多能”。首先要依法規范管理學校檔案工作的各個環節，協調學校部門之間的關系，在依法治檔方面不斷提高全校師生員工的法律意識。其次檔案隊伍自身要強，擁有多種專業技能，只有檔案工作人員具有依法管理檔案的素質和能力，才能在執法必嚴方面做到違法必究，及時發現問題、認真對待，不能講人情留情面，按規定堅決執行，提升檔案依法治校工作在學校管理方面的地位。此外，還可以采取績效考核指標進行量化評比，通過及時反饋績效考核結果，建立獎勤罰懶的機制，提高檔案工作人員依法治檔的管理水平，在實踐中鍛煉自己，以適應依法治檔前提下高校檔案工作的需求?？傊?，學校檔案事業的發展需要人才，檔案資源的有效開發、社會化服務功能的實現，都需要復合型的檔案優秀人才。檔案作為歷史真實的記錄，為維護師生的利益，檔案在收集、整理、保管、利用等方面順利開展工作，需要以法律法規充當堅強的后盾。依法治檔可以效仿地方政府的做法，實行一個部門兩塊牌子管理體制。從根本上賦予高校檔案部門管理和行政雙重職能，從組織上保障了檔案部門擁有行政執法的權利，保證檔案工作在“執法必嚴”的道路上“有法可依”。在實際工作中，以問題為導向制定工作方案，在執行層面要具有可操作性。配合高校加強依法依規治校的需要，制定檔案工作依法治檔工作體系、框架，從內部管理體制入手，梳理各部門關系，理清管理結構。要明確學校各單位、各級領導、各類人員的職責，將依法治檔工作滲透到具體環節，簽訂崗位責任書，形成系統管理模式。每個人都要照章辦事，出現問題追責問責，不講人情，賞罰分明。以制度的權威性，加強檔案工作在學校的地位，實現檔案工作規范化管理。

高校檔案工作要以服務學校中心工作、服務學校建設發展、服務廣大師生為出發點和落腳點，依法治檔保障完整收集檔案信息，不斷推動高校檔案事業持續科學發展。

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