如何進行質量監督檔案的管理與利用

霍雪君

摘 要：我國社會主義市場經濟體制在不斷完善的過程中，質量監督檔案管理工作也在不斷地進行深入改革，從質量監督檔案工作總最基本的內容入手，優化內部工作管理制度，不斷提高質監工作的管理水平，科學地對檔案管理工作進行規劃，有效開展質監服務。本文以質量監督檔案方面作為出發點，提出一些管理策略，希望能夠給相關工作者一些啟發和借鑒。

關鍵詞：質量監督；檔案；管理

檔案承載著人類的記憶，我國質量監督事業處于改革過程中，目前，很多單位將檔案管理工作作為完善管理工作的重點內容，逐漸整改傳統檔案管理工作中出現的不合理問題，讓監督管理工作更加貼近日漸發展的時代，使得整個工作體系和服務水平越來越便捷，更加地人性化、數字化，同時將傳統檔案管理內容進行升級，采用更高級、新穎的聲像、實物等管理模式，提高質量監督檔案管理的工作效率。

1 質量監督檔案的管理方面

1.1 收集完整、齊全的檔案信息

各個部門在工作工程中都會遇到檔案的管理工作，非常的零散，那么檔案的收集工作的難度就會加大，因此質量監督檔案的收集是一項工作的重點內容，部門內部的檔案整理工作要有標準的流程和順序，做到歸檔的內容完整、齊全。質量監督檔案中需要有立案審批單、現場檢查的記錄、調查筆錄、處罰決定書、送達回證、結案報告等一系列內容，缺一不可，在檔案的封皮處還要將檔案中的內容列舉出來，方便日后的查閱工作。同時還要注意檔案內容的排序，根據時間和內容的重要程度進行排列，而且每個檔案的順序都要一致。

文書檔案當中主要是聯動部門相關的文件材料，有機關內部紀檢監察部門、辦公室、工會、業務部門等相關材料，上級機關下發的相關材料。這些文件材料需要定期進行備份和整理，及時將材料歸類，由專人負責管理，保證收集的檔案信息齊全。會計檔案管理工作主要跟本部門的業務工作相關，也需要做好定期備份，將管理工作條理化，方便日后查賬、對賬工作。人事部門的檔案管理工作涉及到職工的個人相關信息，以及單位人員的變動情況、考核情況、職稱信息等，存檔管理工作需要認真完成，職工在退休階段也需要用到自己的檔案信息，如果能夠有條理地管理和記錄，會減少很多翻閱時間。人事部門也要跟各個聯動部門進行溝通，保證辦事員能夠及時掌握本部門人員的信息。對于企業代碼和制度管理當中涉及的圖表信息等內容，應該采用動態化、標準化地管理模式，確保信息準確無誤，如果出現信息變化或者不對稱的情況，應該及時更新，而且要對更新的內容進行備份，以免信息丟失。

1.2 規范質量監督檔案管理工作

質量監督檔案管理工作需要進行規范化管理，完全按照檔案業務管理相關的條例、規范進行實施，在質量監督檔案當中有很多專業檔案，有些需要按照上級部門的規定進行整理、歸納，如果上級部門未作出相應指示的檔案，應該按照工作中的情況進行合理規劃。企業代碼和IC卡檔案具有時效性，如果超過了規定的使用期限，那么該企業就要重新申請，所以企業應該對代碼和IC 卡檔案實行動態化管理。對于檔案的收集工作，要做到影音資料與底片和說明內容齊全，影音資料要分門別類地歸納，并且定期備份，防止硬件受損造成檔案信息丟失。每個檔案都是一個獨立的保存單位，所有檔案進行串聯能夠形成完整的記錄，在整理檔案的過程中，工作人員應該凝練語言，將文字說明附在檔案當中，文字說明要包括存檔事件的六要素，按照文字說明來核對檔案信息，進行這種規范化的管理，能夠有效地調取檔案信息，提高檔案的使用價值。

1.3 編制檢索工具

檔案檢索工作能夠為使用者提供很多便利，提高了查檔的準確率和查全率，可以根據關鍵詞、年限、重要程度、作者等內容進行搜索，大大減少了人力、物力的成本，檢索對查檔來說是非常便捷的操作，如果能夠快速地對檔案進行搜索，能夠大大提高檔案管理的工作效率。單位當中的各個部門可以使用同一種檢索工具，各個部門之間需要權限才能夠檢索其他部門的檔案，計算機部門也可以為本單位設計出適合的檢索工具，提高單位的辦事效率，另外，還要對檢索工具進行定期維護，保證檢索工具能夠正常運行。

2 質量監督檔案的利用方面

2.1 提高檔案管理、宣傳的意識

檔案承載著人類的記憶，檔案工作者要積極對檔案進行整理和加工，利用好檔案的價值。檔案管理和檔案宣傳工作需要各個部門的配合，企業要對各個部門員工進行培訓，提高職工的檔案管理、宣傳意識，負責這類工作的職員需要有強烈的責任感和細心度，能夠認識到崗位工作的重要程度。檔案在被借閱之后一定要規定歸還的期限，借閱方一定要登記好借閱人，如果出現延期的情況，借閱方需要向借閱人進行口頭或者書面告知，并確定下一次的歸還時間，在歸還之后，借閱方一定要認真檢查檔案，確保沒有破損的情況，然后再辦理注銷借閱的手續，如果出現了檔案破損或丟失的情況，需要借閱人承擔相應的責任，但是如果在辦理注銷借閱手續之后才發現檔案破損，那么就需要借閱方承擔相應的責任。

檔案管理工作不只是對檔案信息進行歸納整理，還需要充分展示檔案的價值，案管人員可以將比較典型的檔案管理事例與多媒體進行結合，為檔案管理做好宣傳工作，讓相關人員都能夠提高重視，可以對他們做一個規范化的培訓講座，提高各個部門職員的檔案管理意識，存檔的時候多一分責任感，查檔的時候就多一分輕松感。

2.2 完善利用工作的基礎內容

檔案管理工作的內容包含多個環節，首先，要保證的是檔案信息能夠收集全面，工作人員必須嚴格按照相關制度進行操作，比如存放的順序問題，信息正確與否的問題，要將檔案管理工作的責任落實到人頭，任何步驟都要有相關負責人簽字，必要時可以采取終身負責制，各個部門也可以采取比賽的形式，對比一下哪個部門的檔案整理得更加到位，對于表現突出的部門要給予相應的獎勵，引導其他部門對其進行效仿，對于不認真負責的部門要給予一定的懲罰措施。

其次，材料在收集之后需要進行裝訂，所以一定要先分門別類地整理好，不能夠出現串檔的情況，裝訂需要按照一定的順序，各個部門可以針對自己部門的工作流程和歸檔順序制定出適合自己的裝訂順序，之后需要進行認真核查，根據封皮上標明的相應的材料名稱進行比對，防止出現遺漏的現象，只有嚴格地要求歸檔工作，才能為了后期的一系列工作提供便利。如果從事案管工作的職員出現離任等情況，那么相關負責人應該做好應對措施，保證檔案工作能夠順利地進行。

2.3 做好利用工作的銜接工作

服務水平的好壞決定了質量監督檔案工作是否實現了利用價值，高標準的服務能夠更好地銜接質量監督檔案的利用工作，所以檔案管理工作者應該踏實研究好本崗位的工作流程，保證檔案的安全和完整。對檔案進行檢索操作能夠實現質量監督檔案的多元化管理，這是對傳統檔案管理的一項升級，將互聯網跟檔案管理進行結合能夠大大提高工作效率。各個部門之間要形成良好的合作關系，尤其是業務聯動部門，因為專業檔案的存檔為了工作的便利而出現一些變化，所以及時地進行調整能夠有效防止信息不對稱的問題，提高了檔案管理的銜接度。

總而言之，通過本文淺要分析質量監督檔案的管理和利用等方面的內容，我們能夠發現檔案管理工作一直在追求更好的工作方式，隨著現代化管理體系的不斷優化、創新，我們應該更有信心地完成檔案管理工作，從創新、多元的角度來完善檔案管理制度，充分解決傳統質量監督檔案管理工作中出現的不足之處。

參考文獻

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