如何進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督檔案的管理與利用

霍雪君

摘 要：我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制在不斷完善的過程中，質(zhì)量監(jiān)督檔案管理工作也在不斷地進(jìn)行深入改革，從質(zhì)量監(jiān)督檔案工作總最基本的內(nèi)容入手，優(yōu)化內(nèi)部工作管理制度，不斷提高質(zhì)監(jiān)工作的管理水平，科學(xué)地對檔案管理工作進(jìn)行規(guī)劃，有效開展質(zhì)監(jiān)服務(wù)。本文以質(zhì)量監(jiān)督檔案方面作為出發(fā)點，提出一些管理策略，希望能夠給相關(guān)工作者一些啟發(fā)和借鑒。

關(guān)鍵詞：質(zhì)量監(jiān)督；檔案；管理

檔案承載著人類的記憶，我國質(zhì)量監(jiān)督事業(yè)處于改革過程中，目前，很多單位將檔案管理工作作為完善管理工作的重點內(nèi)容，逐漸整改傳統(tǒng)檔案管理工作中出現(xiàn)的不合理問題，讓監(jiān)督管理工作更加貼近日漸發(fā)展的時代，使得整個工作體系和服務(wù)水平越來越便捷，更加地人性化、數(shù)字化，同時將傳統(tǒng)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行升級，采用更高級、新穎的聲像、實物等管理模式，提高質(zhì)量監(jiān)督檔案管理的工作效率。

1 質(zhì)量監(jiān)督檔案的管理方面

1.1 收集完整、齊全的檔案信息

各個部門在工作工程中都會遇到檔案的管理工作，非常的零散，那么檔案的收集工作的難度就會加大，因此質(zhì)量監(jiān)督檔案的收集是一項工作的重點內(nèi)容，部門內(nèi)部的檔案整理工作要有標(biāo)準(zhǔn)的流程和順序，做到歸檔的內(nèi)容完整、齊全。質(zhì)量監(jiān)督檔案中需要有立案審批單、現(xiàn)場檢查的記錄、調(diào)查筆錄、處罰決定書、送達(dá)回證、結(jié)案報告等一系列內(nèi)容，缺一不可，在檔案的封皮處還要將檔案中的內(nèi)容列舉出來，方便日后的查閱工作。同時還要注意檔案內(nèi)容的排序，根據(jù)時間和內(nèi)容的重要程度進(jìn)行排列，而且每個檔案的順序都要一致。

文書檔案當(dāng)中主要是聯(lián)動部門相關(guān)的文件材料，有機關(guān)內(nèi)部紀(jì)檢監(jiān)察部門、辦公室、工會、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)材料，上級機關(guān)下發(fā)的相關(guān)材料。這些文件材料需要定期進(jìn)行備份和整理，及時將材料歸類，由專人負(fù)責(zé)管理，保證收集的檔案信息齊全。會計檔案管理工作主要跟本部門的業(yè)務(wù)工作相關(guān)，也需要做好定期備份，將管理工作條理化，方便日后查賬、對賬工作。人事部門的檔案管理工作涉及到職工的個人相關(guān)信息，以及單位人員的變動情況、考核情況、職稱信息等，存檔管理工作需要認(rèn)真完成，職工在退休階段也需要用到自己的檔案信息，如果能夠有條理地管理和記錄，會減少很多翻閱時間。人事部門也要跟各個聯(lián)動部門進(jìn)行溝通，保證辦事員能夠及時掌握本部門人員的信息。對于企業(yè)代碼和制度管理當(dāng)中涉及的圖表信息等內(nèi)容，應(yīng)該采用動態(tài)化、標(biāo)準(zhǔn)化地管理模式，確保信息準(zhǔn)確無誤，如果出現(xiàn)信息變化或者不對稱的情況，應(yīng)該及時更新，而且要對更新的內(nèi)容進(jìn)行備份，以免信息丟失。

1.2 規(guī)范質(zhì)量監(jiān)督檔案管理工作

質(zhì)量監(jiān)督檔案管理工作需要進(jìn)行規(guī)范化管理，完全按照檔案業(yè)務(wù)管理相關(guān)的條例、規(guī)范進(jìn)行實施，在質(zhì)量監(jiān)督檔案當(dāng)中有很多專業(yè)檔案，有些需要按照上級部門的規(guī)定進(jìn)行整理、歸納，如果上級部門未作出相應(yīng)指示的檔案，應(yīng)該按照工作中的情況進(jìn)行合理規(guī)劃。企業(yè)代碼和IC卡檔案具有時效性，如果超過了規(guī)定的使用期限，那么該企業(yè)就要重新申請，所以企業(yè)應(yīng)該對代碼和IC 卡檔案實行動態(tài)化管理。對于檔案的收集工作，要做到影音資料與底片和說明內(nèi)容齊全，影音資料要分門別類地歸納，并且定期備份，防止硬件受損造成檔案信息丟失。每個檔案都是一個獨立的保存單位，所有檔案進(jìn)行串聯(lián)能夠形成完整的記錄，在整理檔案的過程中，工作人員應(yīng)該凝練語言，將文字說明附在檔案當(dāng)中，文字說明要包括存檔事件的六要素，按照文字說明來核對檔案信息，進(jìn)行這種規(guī)范化的管理，能夠有效地調(diào)取檔案信息，提高檔案的使用價值。

1.3 編制檢索工具

檔案檢索工作能夠為使用者提供很多便利，提高了查檔的準(zhǔn)確率和查全率，可以根據(jù)關(guān)鍵詞、年限、重要程度、作者等內(nèi)容進(jìn)行搜索，大大減少了人力、物力的成本，檢索對查檔來說是非常便捷的操作，如果能夠快速地對檔案進(jìn)行搜索，能夠大大提高檔案管理的工作效率。單位當(dāng)中的各個部門可以使用同一種檢索工具，各個部門之間需要權(quán)限才能夠檢索其他部門的檔案，計算機部門也可以為本單位設(shè)計出適合的檢索工具，提高單位的辦事效率，另外，還要對檢索工具進(jìn)行定期維護(hù)，保證檢索工具能夠正常運行。

2 質(zhì)量監(jiān)督檔案的利用方面

2.1 提高檔案管理、宣傳的意識

檔案承載著人類的記憶，檔案工作者要積極對檔案進(jìn)行整理和加工，利用好檔案的價值。檔案管理和檔案宣傳工作需要各個部門的配合，企業(yè)要對各個部門員工進(jìn)行培訓(xùn)，提高職工的檔案管理、宣傳意識，負(fù)責(zé)這類工作的職員需要有強烈的責(zé)任感和細(xì)心度，能夠認(rèn)識到崗位工作的重要程度。檔案在被借閱之后一定要規(guī)定歸還的期限，借閱方一定要登記好借閱人，如果出現(xiàn)延期的情況，借閱方需要向借閱人進(jìn)行口頭或者書面告知，并確定下一次的歸還時間，在歸還之后，借閱方一定要認(rèn)真檢查檔案，確保沒有破損的情況，然后再辦理注銷借閱的手續(xù)，如果出現(xiàn)了檔案破損或丟失的情況，需要借閱人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，但是如果在辦理注銷借閱手續(xù)之后才發(fā)現(xiàn)檔案破損，那么就需要借閱方承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

檔案管理工作不只是對檔案信息進(jìn)行歸納整理，還需要充分展示檔案的價值，案管人員可以將比較典型的檔案管理事例與多媒體進(jìn)行結(jié)合，為檔案管理做好宣傳工作，讓相關(guān)人員都能夠提高重視，可以對他們做一個規(guī)范化的培訓(xùn)講座，提高各個部門職員的檔案管理意識，存檔的時候多一分責(zé)任感，查檔的時候就多一分輕松感。

2.2 完善利用工作的基礎(chǔ)內(nèi)容

檔案管理工作的內(nèi)容包含多個環(huán)節(jié)，首先，要保證的是檔案信息能夠收集全面，工作人員必須嚴(yán)格按照相關(guān)制度進(jìn)行操作，比如存放的順序問題，信息正確與否的問題，要將檔案管理工作的責(zé)任落實到人頭，任何步驟都要有相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字，必要時可以采取終身負(fù)責(zé)制，各個部門也可以采取比賽的形式，對比一下哪個部門的檔案整理得更加到位，對于表現(xiàn)突出的部門要給予相應(yīng)的獎勵，引導(dǎo)其他部門對其進(jìn)行效仿，對于不認(rèn)真負(fù)責(zé)的部門要給予一定的懲罰措施。

其次，材料在收集之后需要進(jìn)行裝訂，所以一定要先分門別類地整理好，不能夠出現(xiàn)串檔的情況，裝訂需要按照一定的順序，各個部門可以針對自己部門的工作流程和歸檔順序制定出適合自己的裝訂順序，之后需要進(jìn)行認(rèn)真核查，根據(jù)封皮上標(biāo)明的相應(yīng)的材料名稱進(jìn)行比對，防止出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象，只有嚴(yán)格地要求歸檔工作，才能為了后期的一系列工作提供便利。如果從事案管工作的職員出現(xiàn)離任等情況，那么相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)該做好應(yīng)對措施，保證檔案工作能夠順利地進(jìn)行。

2.3 做好利用工作的銜接工作

服務(wù)水平的好壞決定了質(zhì)量監(jiān)督檔案工作是否實現(xiàn)了利用價值，高標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)能夠更好地銜接質(zhì)量監(jiān)督檔案的利用工作，所以檔案管理工作者應(yīng)該踏實研究好本崗位的工作流程，保證檔案的安全和完整。對檔案進(jìn)行檢索操作能夠?qū)崿F(xiàn)質(zhì)量監(jiān)督檔案的多元化管理，這是對傳統(tǒng)檔案管理的一項升級，將互聯(lián)網(wǎng)跟檔案管理進(jìn)行結(jié)合能夠大大提高工作效率。各個部門之間要形成良好的合作關(guān)系，尤其是業(yè)務(wù)聯(lián)動部門，因為專業(yè)檔案的存檔為了工作的便利而出現(xiàn)一些變化，所以及時地進(jìn)行調(diào)整能夠有效防止信息不對稱的問題，提高了檔案管理的銜接度。

總而言之，通過本文淺要分析質(zhì)量監(jiān)督檔案的管理和利用等方面的內(nèi)容，我們能夠發(fā)現(xiàn)檔案管理工作一直在追求更好的工作方式，隨著現(xiàn)代化管理體系的不斷優(yōu)化、創(chuàng)新，我們應(yīng)該更有信心地完成檔案管理工作，從創(chuàng)新、多元的角度來完善檔案管理制度，充分解決傳統(tǒng)質(zhì)量監(jiān)督檔案管理工作中出現(xiàn)的不足之處。

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