加強醫院檔案綜合管理，推進事業健康和諧發展

王曉東 高 琳

醫院檔案是醫院在工作活動中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等多種門類和載體檔案，既有病歷、人事、財務等專門檔案，又有設備、基建、科研等科技檔案，還有X光片、CT片等聲像檔案，也有大量的文書檔案。醫院檔案是醫院發展歷史的真實寫照和原始記錄， 記載了醫院不同發展時期的成績，在醫療、教學、科研等各項工作中發揮著不可替代的作用，是醫院的寶貴財富。加強對這一信息資源管理對醫院領導決策科學化和醫院現代化建設極為重要。準確把握新時期醫院改革發展的特點，加強醫院檔案管理， 是醫院檔案實行現代化管理的根本任務。檔案不僅涉及到醫院本身歷史發展的全貌，也關系到人民群眾的健康和醫學科學的發展。因此，不斷加強醫院檔案綜合管理力度，對貫徹落實醫療政策、法律法規，促進醫院健康有序、可持續發展，弘揚醫院文化，均具有十分重要的意義。

1 醫院檔案管理存在的問題

長期以來，醫院檔案管理工作一直處于相對滯后的狀態，與衛生事業改革、醫療市場的迅猛發展不相適應。

檔案管理體制不統一，各門類檔案分散管理，各自為政；檔案管理標準不統一，業務不規范，檔案利用率低下；信息管理與檔案管理嚴重脫節，檔案的綜合管理未被重視；部分醫院領導及醫、教、研人員檔案法制觀念淡薄，缺乏依法歸檔的自覺性等等，造成了醫院檔案資源的浪費和管理效能的低下，嚴重影響了醫療衛生事業的改革與發展。主要問題表現在以下幾個方面：

1.1 檔案管理意識不強，檔案利用率低

檔案工作對醫院各項工作的開展具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以取得更大的社會效益和經濟效益。醫院以醫療服務為根本任務，長期以來對醫院檔案缺乏嚴格的考核，存在著檔案管理可有可無的模糊認識。至今仍有不少領導干部，對檔案管理意識比較淡薄，并且由于受到人員、設施、經費等方面的限制，檔案管理工作滯后。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

1.2 檔案管理組織不健全、管理范圍不明確

醫院檔案管理一般由醫院辦公室的綜合檔案室負責。由于歷史的原因和醫院行業管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、音像檔案等，會計檔案由財務科管理，醫療病歷檔案由病案室管理，而X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業務科室自己管理，在醫院內形成多部門、多科室管理檔案的格局。并且各科室沒有專職檔案管理員，檔案管理業務知識缺乏，檔案整理不規范。到目前為止，醫院檔案的管理還沒有一整套科學統一的管理制度、標準。隨著科學技術的進步，社會的發展，檔案的內涵和外延都在發生變化，各級醫院在管理檔案時，由于還沒有統一的管理標準和模式，各級醫院根據自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。

1.3 檔案專業人員素質參差不齊

目前各級醫院檔案管理人員隊伍在專業素質、理論水平、文化程度等參差不齊，跟不上改革發展的要求。表現為檔案專業出身的人員較少、知識結構不合理、學歷普遍偏低，現代科學知識相對貧乏，這些問題已不適應新形勢下的檔案事業發展。在醫院人才培養中，重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高和繼續教育沒有納入計劃和要求，許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發展，缺乏創新和活力。

1.4 檔案管理尚未與醫療業務建設同步規劃、同步發展

在醫院近期和遠期規劃中，一般對醫院規模、醫療設備、技術水平、人員結構等都作了比較詳盡的規則。而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或未納入規劃中，造成檔案管理水平不能與醫療業務同步發展。檔案管理水平的滯后，必將影響醫院管理水平的提高，影響業務技術的發展。另外，管理技術滯后，也制約了檔案事業的發展。近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理中廣泛運用，醫院管理手段不斷進步。而運用OA辦公系統管理檔案的較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。

綜上所述，醫院檔案面臨深刻的變化，這些問題的出現既是我國現代體制出現的一種轉折，也是科技不斷發展的必然。因此，醫院必須正視現實，調整管理思路，改進檔案管理的方法，應對形勢的

要求。

2 醫院檔案綜合管理需要做好的工作

加強醫院檔案的綜合管理著重要做好以下幾點：

一是要建立醫院檔案綜合管理機構，逐步完善醫院檔案綜合管理規章制度。實行檔案集中管理，充分發揮檔案的整體功能。

二是要注意做好相關資料的收集、整理、編研，確保各門類檔案的完整性。平時要做好包括醫療政策、法規等文件的收集歸檔，做好醫療診療資料的積累收集，做好醫療器械、設備、物品的使用資料的收集等。

三是要加強病歷檔案（即病案）的管理，確保病案的真實、完整、可靠，為醫院解決醫療糾紛、組織合法收入提供法律證據和可靠依據。

隨著公立醫院改革的不斷深化，隨著健康中國戰略的不斷推進，病人的法律意識和維權意識在日益提高。提供法律手段來解決醫療糾紛的數量越來越多。醫院作為和人民群眾切身利益息息相關的特殊行業，依法管理，全面提高服務質量成為必然。

3 提高檔案綜合管理水平，推進事業和諧發展

醫院檔案管理工作作為醫院行政管理的一個部分，在醫院起著舉足輕重的作用，其傳統的管理模式已無法適應醫院快速發展的需要，醫院檔案管理工作必須向著規范化健康發展。

3.1 加強檔案法的學習，增強醫院干部、職工的檔案意識，特別是領導干部的檔案管理意識

領導重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫院發展的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展；要大力宣傳檔案工作，使醫院領導、醫院管理者、醫院職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作。提高各級干部檔案工作認識，才能使檔案工作順利開展。

3.2 重視醫院檔案規劃，促進檔案建設與業務建設同步發展

醫院檔案管理作為醫院管理的重要組成部分，在醫院的建設和發展中是不可缺少或替代的。醫院在制定中長期規劃中，應充分考慮檔案管理的設計和建設，要根據醫院發展規模和需要，不斷增加投入，提高檔案管理的建設力度，使檔案管理的用房條件、設備配置、人員配備、業務培訓、管理水平等綜合實力與醫院的業務發展相適應。

3.3 理順關系，健全制度，拓展檔案的歸檔范圍

建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的、科學的檔案管理體系。通過建立綜合檔案室，明確職能，將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。同時，要拓展檔案的歸檔范圍。醫院由于處于一種特定的條件下，面臨諸多新的問題。因此，拓展歸檔范圍，加強有關內容的收集是檔案工作的新課題。如醫院經營方面，所進行租賃、承包、核算的方案、協議等應實行歸檔收集。又如提倡招標采購，其招標方法、程序、協議、合同也應進入歸檔材料之中。所以，要進一步健全檔案管理組織，落實專人收集。

3.4 重視人才培養，提高人員素質

檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平。要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質，通過專業培訓、知識更新、進修學習等，提高業務水平，建立檔案管理人才梯隊，適應檔案業務發展，不斷總結探索檔案管理工作及業務發展，全面提高檔案管理人員素質，推動檔案管理水平的提高。

3.5 開發檔案資源，為醫院工作服務

檔案資源的開發利用是檔案管理的主要目的，通過檔案深層次開發，提高檔案的使用價值，為醫院業務、醫院管理及患者服務。因此，檔案管理人員要樹立服務意識，使醫院的檔案為臨床醫療、教學、科研工作服務。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行開發，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發揮其社會效益。同時，通過利用檔案為醫院創造良好的社會效益和經濟效益，提高檔案在醫院管理中的地位和作用，促進檔案建設。

3.6 加強病案的規范化建設

檔案管理必須強調制度化，病案是醫院檔案的重要內容。要加強對醫務人員病案書寫的教育，提高對病案嚴肅性的認識，使醫務人員從思想上以予以重視，嚴格要求，養成嚴謹認真的工作作風。落實病案書寫規章制度，加強病案書寫規范化的培訓，要實行專人負責。當前在病歷書寫中存在下級醫師代上級醫師簽名的現象，反映了各級醫師對病案書寫的嚴肅性缺乏應有的認識，要強化管理，很抓落實。實行監督獎懲制度，對病歷實行抽查，有獎有罰，要使職工明確病歷既反映了一個人的敬業精神和態度，也反映了醫療質量的好壞。病歷質量抓不好，有可能引發醫患糾紛。

3.7 加強對影像及其他數字資料嘗試運用先進的管理手段

高科技的發展，也使醫院檔案增添新的內涵。一方面，醫院檔案門類較多，尤其較繁忙的醫療業務活動，須保留大量的業務歸檔材料，如病案、影像資料，每年成千上萬份，全部以傳統的方法貯存，將占有很大的庫房。另一方面，高科技的發展，也使檔案載體更加豐富多樣。如今醫院計算機管理十分普遍，很多醫院已經嘗試應用電子病歷。雖然，電子病歷由于它缺乏法律效用，它的信息與載體的相對分離，如何保證原始真實性，尚有待探討。但它以數據庫的形式，以電子文本進行貯存、調閱，是一種值得嘗試的方法。因而實行數據庫的形式進行歸檔也是發展中的必由之路。其他如住院收費實行電腦化管理，消除傳統的出院病人對賬單。所有的出入院明細賬均實行電腦存盤，減少了庫存，規范了明細賬。雖然，出院病人對賬單不屬于歸檔范圍，但其以數據庫形式存盤留檔的管理模式，為電子檔案的運用提供了很好的范例，是實行現代檔案管理的一種趨向，值得借鑒推廣。

3.8 制定相應的考核制度

檔案管理是一項長期工作，要使各級嚴格把關，責任到人，必須建立相應的考核制度。醫院應將此內容納入科室管理責任書之中，將檔案管理與科室工作實績考核獎懲掛鉤，明確科室對檔案工作的領導管理、使醫院檔案管理工作上臺階。

講政治體現在檔案工作的全過程、各個方面，充分挖掘檔案價值，在檔案信息資源的系統開發利用、深度開發利用、精準開發利用上下功夫，讓檔案真正服務好醫院改革發展。因此，重視醫院檔案的綜合管理，使其發揮綜合效力，是適應衛生健康中國戰略，是促進醫院各項事業和諧進步，是醫院永遠立于不敗之地的保證。