企業照片檔案歸檔與整理

摘 要：隨著我國科技的發展，數碼相機開始普遍使用，也使得企業的照片檔案大量的產生。要做好企業照片檔案規范的管理，從而為企業的發展以及建設作出貢獻。照片檔案有效的管理一直都是檔案工作者需要去解決的問題。本文將對企業照片檔案管理目前的開展情況進行分析，并提出一些適當的建議與措施。

關鍵詞：照片檔案；歸檔；整理

企業照片檔案是檔案管理中的一個重要類別，照片檔案主要是指社會組織、個人以及國家機關在社會活動中以圖像形成的文件，將靜止攝影影像作為主要表現形式的、有保持價值的歷史記錄。在企業檔案管理中照片管理起著很重要的作用，它主要體現出企業在發展經營當中的各項活動記錄。作為專項檔案，應加強其收集、整理、保管以及提供利用等各環節工作。

1 企業照片檔案歸檔與整理的現狀

1.1 照片檔案歸檔的不及時

企業檔案管理部門總是只重視文檔以及科技相關的檔案管理，而忽略了企業照片檔案的管理。攝影人員在進行照片檔案歸檔的時候，普遍都存在著一些誤區，其認為企業的公務活動所形成的照片是不需要進行歸檔的，同時還認為誰拍的照片就歸誰管理，這種照片后期的保存與處理都屬于個人行為，并不清楚照片檔案也是檔案管理中重要的一個環節，從而導致很多的照片檔案長期存留在部門內部或者是個人當中。但是由于照片檔案管理有著特殊的歸檔以及保存的要求，由于檔案管理人員照片歸檔的不及時，造成企業造成照片檔案的損壞或者流失。并且久而久之，就連攝影人員也難以記得當時這些照片所反映的現實情況，最終使得部分重要的照片失去了保存利用的價值。

1.2 照片檔案收集有難度

以前，企業的重要活動所產生的照片，一般都是由宣傳部進行拍照，照片收集的對象也是比較具體和集中的。但隨著數碼科技的發展，企業的員工都可以運用數碼相機對企業的一些重要商務活動進行拍照，從而造成了企業照片檔案的收集范圍有著很大的難度。此外，由于數碼照片是以數碼文件的形式保存在手機或者儲存卡內，再由攝影人員轉存在計算機當中，檔案管理人員在收集照片的時候，要對其質量以及真實性進行鑒定，這也無形中加大了管理人員照片檔案收集的難度。

1.3 照片檔案保管有困難

由于照片檔案對保存環境的要求是很高的，因此，企業需要專門的照片管理專業的儲物柜以及檔案管理工具。但是很多的企業對于照片檔案管理不是很重視，沒有配備專門的照片檔案管理庫房，而是將照片檔案與一般的文書檔案保存在一起，從而造成很多照片褪色、變黃等情況發生。嚴重影響了照片檔案的保存壽命。

2 加強企業照片檔案歸檔與整理的措施

2.1 加強宣傳，建立制度

企業需要根據自身的情況，建立完善照片檔案管理的相關制度，并且對照片的保管、收集、利用以及整理做出詳細的規定，并且將其放入檔案管理人員責任制度的考核當中，使照片檔案管理工作有章可循、有法可依，為照片檔案管理提供有力的保障。同時，照片檔案管理是對企業各項發展歷史活動的記憶，檔案管理部門可以通過舉辦圖片展覽、制作宣傳畫冊等各種方法，宣全照片檔案管理工作的重要性，提高員工以及領導層對照片檔案的重視，并且爭取領導的支持和幫助，營造良好的檔案管理工作氛圍。

2.2 規范管理，建立標準

首先，企業需要及時掌握各種重要活動的相關信息，對于企業重要的各類活動所形成的照片，需要及時跟相關管理部門進行溝通，并且還要抓住重點進行收集照片，積極做好照片收集的及時性工作。其次，照片檔案管理人員需要做好照片的識別與鑒定工作，去判斷照片是否需要修改或者添加等后期照片編輯的處理工作，還需要確保照片檔案符合當時的情況。此外，還需要對照片檔案進行篩選，將一些圖像不清晰或者角度不好的照片剔除掉，保留可以反映各種活動事件的全貌或者一些經典細節的圖像，在保證照片質量的同時還需要對照片的數量進行有效控制。最后，要加強照片檔案管理的整理工作。傳統的紙質照片，仍然需要按照《照片檔案管理規范》對照片檔案進行管理，也就是按照保管的期限、年度、問題等進行分類，并且跨年度并且不可以分開的一些照片，同樣也需要按照保管的期限、問題以及年度進行分類；在分類方案的最開始的一級類別當中，需要根據問題與時間以及重要程度對照片進行排列；最后還需要編制照片的編號、底片的編號、并進行文字說明以及填寫卷內的目錄、備考表等。數碼照片的分類則主要是對照片進行編號整理，同時也可以運用傳統紙質照片的管理方法，按照年度為基礎建立文件夾，并且在文件夾內設立多個子文件夾。將同一年內同一活動的數碼照片集中整理在一起，放入相應的主題子文件夾中，并從數碼照片文件夾中重命名，阿拉伯數字系統序列號。數碼照片，根據所拍攝的照片，包括數碼照片，填寫相應的文件號。

2.3 改善保管條件，強化檔案利用

首先，企業需要建立標準的照片檔案儲存庫房，并且還需要配置專門的照片檔案管理用具，檔案管理人員還需要對照片檔案進行例行檢查或者不定期的檢查工作，一旦發現問題，需要及時進行解決與處理，從而確保照片檔案的安全，并且使得照片檔案的壽命得到延長。其次，需要通過各種方法對照片檔案的最新目錄進行公布，讓需要利用照片的人清楚了解到照片檔案的進本內容，還可以利用互聯網科技技術，使得檔案管理超越為了使檔案利用超越時空的限制，真正實現檔案利用的群體化和資源共享，最大限度地發揮檔案館的作用。最后，企業需要選擇一些具有代表性質的照片檔案，進行圖片組織展覽或者編輯專題的宣傳冊進行宣傳企業的文化，并且樹立企業良好的形象，在社會和經濟效益當中謀求良好的效益。

2.4 運用科學技術，滿足需求

為了滿足企業的需要，需要借助先進的科學技術作為檔案管理的輔助工具。隨著科學技術的飛速發展，為企業檔案管理事業的發展做出貢獻，照片檔案管理部門可以使用多媒體技術、計算機技術對相關文件信息的自動存儲和檢索，以及地圖、文字、聲音、圖像和檔案的收集和利用的生動形式，使人們在處理和使用各種文件信息更方便；同時，網絡技術的廣泛應用，遠程電子檔案信息傳輸穿越時間和空間，可以使檔案信息資源得到充分共享，能夠滿足最大文件信息的需求使用創造了條件。

總而言之，隨著當今社會全球信息化時代的演變，檔案管理工作人員必須以服務為主要線路，為實現檔案管理服務工作創造有利的價值，并且充分發揮照片檔案管理的服務功能，使檔案檔案為人們認識、為人民服務，讓檔案工作得到認可，為社會提供支持。

參考文獻

[1]麻麗.淺議如何加強照片檔案的收集工作[J].中國管理信息化，2016（07）.

[2]薛曉軍.建好照片檔案促進文化傳承[J].檔案與建設，2016（02）.

[3]張喬蘭.照片檔案管理中存在的問題和對策建議[J].陜西檔案，2017（01）.

作者簡介

曾群（1982-），女，漢族，湖南人，本科，研究方向：文書檔案、工程檔案、聲像檔案。