如何加強檔案管理的保密工作

楊志惠

摘 要：本文講述了幾個如何加強檔案管理保密工作：加強檔案庫房管理的保密工作，提高檔案管理職工的自身素質，加強對絕密檔案的管理與保密，準確區分檔案的保密期限和保管期限，及時調整檔案密級，并同時加強電子檔案的管理保密工作。

關鍵詞：檔案管理；過程；保密；對策

1 加強檔案庫房管理的保密工作

檔案庫房管理的保密是實現檔案管理保密的基礎和重點。所以，存放檔案的庫房必須按照國家的相關規定與要求進行修建。不是任意某間辦公室或房間都可以作為庫房來使用的。為了加強檔案庫房管理的保密工作，最好把存放檔案的庫房與其他用途的房間分隔開來，單獨修建，使庫房和閱覽室、辦公室分離；而且，為了使檔案的庫房管理更加保密，最好避免把庫房建設在某座樓的最底層，此外，檔案庫房的門窗都必須進行加固，防止檔案內容外泄。還要指定專門的工作人員進行管理，嚴格按照庫房的管理制度做好本職工作，不放任何一個無關或可疑的人進入庫房之內。加強對檔案庫房的科學管理，是實現檔案管理保密性與維護檔案安全的重中之重，是最基礎的。

2 提高檔案管理職工的自身素質

要想在檔案管理過程中實現保密性，離開管理職工的努力。檔案的管理人員有責任維護檔案的安全和完整，使檔案整齊有序，信息完整，完好無損，不被其他因素破壞。此外，還要對那些已經出現破損的檔案，進行及時地搶救。為此，管理職工具體要做到“三不”，即不丟、不散、不亂。不丟主要是指，檔案管理員工必須保證檔案資料的安全、完整，防止檔案的遺失與被盜；不散主要是指，檔案在存放的過程中必須有序，進行集中式管理，防止擋案的資料凌亂、不系統，甚至損壞等情況；不亂主要是指，檔案的保管工作必須要有條理，整齊規范，主要是為了使檔案保管工作有條不紊，循序漸進，同時需要管理職工持之以恒和時刻警惕，避免檔案發生損壞，保證檔案的安全，為檔案管理的保密工作提供一定的物質基礎。

3 準確區分檔案的保密期限和保管期限

要想加強檔案管理過程中的保密工作，就必須要準確區分檔案的保密期限和保管期限。因為，有些檔案只是負責積累、傳承歷史文化的，具有公開性，只需要保存，不需要保密。有些檔案只是在某一段時間里具有保密性，具有時段性，這就是指檔案的保密期限。具有保密期限的檔案，是指那些在某個時間段里如果被泄露，就會對國家的利益或者安全造成危害，所以在保密期限之內，檔案—般都會受到國家相關法律與法規的保護，具有法律效力：其中，《國家秘密保密期限的規定》對檔案的保密期限做出了具體的規定：除去那些被特殊規定的檔案以外，一般情況下絕密級的檔案保密期不超過3O年，機密級的檔案保密期不超過2O年，秘密級的檔案保密期限不超過10年。規定中的‘特殊規定”主要是指那些檔案保密期限被中央或國家機關規定為“長期”的檔案。對于這一類保密檔案，在得到相應機關做出解密命令之前，都必須采取嚴格的保密措施，不能隨意泄露保密檔案的內容。

4 加強對絕密檔案的管理與保密

絕密檔案涉及黨與國家最核心的秘密。它關系著黨的命運，國家的安全，也關系著整個國家的經濟發展、政治活動和軍事行動的成敗，是決定國家建設能否順利進行的重要因素。所以，為了保證整個國家可以有序運行，必須做好國家核心檔案的保密工作。其中有以下幾個方面的工作需要加強：

1）把絕密的檔案應和非絕密的檔案進行區別保存與管理。在對絕密文檔的保管設備上要做好保密工作，選擇保密性較強的保險柜、保險鎖和防盜門等保險設備，切實做好檔案的保密工作。

2）對管理絕密檔案的職工加強管理。絕密檔案的管理職工對檔案的秘密了解的比較多。所以絕密檔案的管理職工對于檔案的保密有著比平常工作人員更重的責任。所以，檔案管理人員是做好檔案保密工作的關鍵。因此，絕密檔案的管理人員需要具有強烈的責任感和高度保密意識。主要是因為檔案的管理人員要經常接觸大量秘密，所以，可能在說話、聊天中不經意地泄露秘密，說者可能無心，但是聽者也許有意。這就要求絕密檔案的管理人員無論處于什么場合.都要守口如瓶，謹慎說話，為國家保守秘密，盡到自己的職責與義務。

3）加強絕密檔案的日常管理。在對絕密檔案進行移出、調閱或者銷毀的時候，都要嚴格按照相關規定進行，認真做好各項登記與簽字。在使用完畢之后還要及時進行檢查、請對，如果發現損壞、泄密等問題，要及時進行處理與報告，把損失降到最低。

5 加強電子檔案的管理保密工作

計算機的網絡新技術應用范圍越來越廣，這使得傳統的檔案管理工作發生了很大的變化。對檔案的保密工作也提出了一些新的要求。這主要是指技術上的保密工作。為了保證檔案的保密性要做到以下幾個方面：一是網絡安全技術，選擇高性能的服務器，并且與外界的一切網絡進行隔離；二是計算機的安全技術，加強對工作人員的驗證，而且數據在轉移的時候要加密進行；三是通信安全技術，主要是指：信息在傳遞與保存過程中的加密、確認技術。要求可以防止任何外來的惡意攻擊；四是把檔案信息數據進行備份，避免電子類檔案在傳輸過程中的意外損害造成的損失。

參考文獻

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