淺析大數據時代簡約檔案管理工作的重要性

摘 要：隨著當下互聯網時代的發展，大數據被廣泛應用于生活的方方面面。大數據時代下人們日常生活的管理變得越來越方便。作為新時期的工作者，我們應具有與時俱進的思想以及發展觀念。對于當下檔案管理的工作者，新時期下具有更冗雜的數據量，這就需要使用當下的新興技術使得工作效率大幅度提高，以提高企業（事業）單位、政府部門、社會團體的核心競爭力。

關鍵詞：大數據；檔案管理；提高效率

大數據時代人們獲取信息的方式已經不再是通過傳統的報刊或是口口相傳。互聯網尤其是移動互聯網的應用使得信息的傳播速度呈指數型增長。人們不可能回避互聯網帶來的影響，這就需要更加與時俱進的新時期辦公策略。僅適用紙質檔案已不適合當下檔案管理對于效率的要求，工作人員應大力發展大數據自動化檔案管理。

1 大數據時代對檔案管理工作的影響

人們作為信息生物，每時每刻都在進行著信息的采集、提取與處理。然而，通過人工檢索信息卻存在著效率低、片面性等不良問題。人們對短時間內獲得的大量信息無法做出完美正確的分類與處理，這在工作的過程中就體現在容易出現紕漏等問題上。鑒于人工處理的低效性與低準確率性，大數據的誕生可幫助工作人員完成大量繁復冗雜工作。以檔案管理為例，大數據技術的引進使得人工的工作量銳減，工作人員依靠計算機操作的工作方式規范化進行電子檔案資料的歸檔與處理，建立簡約型節約資源的工作管理模式，使工作效率得以有效提高。且電子檔案已于存儲與放置，這能夠極大程度節約現代化辦公空間，給員工提供良好寬敞的工作環境。

2 當下檔案管理工作存在的問題淺析

2.1 檔案管理工作重視程度不夠

當下眾多企業以經濟增長作為唯一的考核標準，普遍重視經濟利益卻較為輕視各類檔案資料管理。這主要便是由于傳統的檔案管理工作需要占用的人力資源大，工作效率低，短時間內會使企業經濟發展受到牽制。大多數企業管理者也認為，檔案管理工作很難為企業產生直接經濟效益，并且檔案管理工作會占用大量企業資源，不被重視理所應當。但是檔案資源管理工作的輕視卻會導致管理人員工作能力職能下降，長久來看，企業可能會在資源調度方面遇到障礙，從而降低企業的生產工作效率。故新形勢下，檔案管理部門應用最新的大數據技術高效完成其職能工作，提高其工作效率以及規范化程度，與此同時可減少檔案管理部門對企業資源占有率，企業可以將更多資源投入到其他部門中去。這種做法反而促進企業高效工作，有利于企業經濟快速發展。

2.2 部分企業管理人員水平不足

良好的企業發展環境應該由優秀的領導者帶領企業前進。但是反觀國內部分企業，部分企業領導自身水平不足，難以為公司企業發展提供完善的參考意見甚至做出不正當決策。企業的正常運轉需要以較為完善的體制作為保障，協調各個部門的資源共享并且清晰明確責任制度。部分企業存在責任意識不到位，管理者相互踢皮球。低下的管理水平會導致各個部門運行不協調，其中對檔案管理部門的影響是首當其沖的。不良的企業運行狀態會導致資源管理的混亂，檔案管理部門工作量極大，且受管理人員個人水平的影響可能會效率十分低下。

2.3 檔案室設備陳舊、不齊全

部分企業由于不重視檔案管理部門的工作職責，故對檔案室經費撥發采取“少撥、不撥”等策略。國內企業檔案室設備不齊全且設備陳舊等狀況非常普遍。但是缺乏完善的設施又會造成檔案管理部門就職人員無法工作、無力工作等現狀，打擊檔案管理部門職業人員的工作積極性，敷衍、低效完成工作，從而在企業中引起惡性循環。

2.4 檔案部門管理人員素質有待調高

當下企業中就職于檔案管理部門的多為年齡較大、接收新鮮事物較為緩慢的人員。當出現新技術或是任務時，受限于專業知識素養以及精力體力的限制，完成任務能力不出色，學習能力較慢，易與企業發展脫軌，牽制企業發展。

3 針對存在問題的解決方法假想

現階段我國檔案信息化建設的腳步正在日趨完善，云計算、大數據、云存儲技術相當成熟，大數據時代下，大多數企業正處于步入數據驅動決策的階段，大數據越來越具有商務智能屬性，作為參考，其余企業可從以下四點著手轉變檔案管理的發展模式。

3.1 提高檔案管理工作的重視程度

企業部門領導可根據實際情況帶領職工參與負責制度，以達到完善部門服務并且增進企業發展進步的活力。與此同時，可適當提高團體、企業、部門內部的檔案文件管理系統推廣程度，方便不同部門間信息快速有效的傳遞，提高企業內部辦公的實際效率。領導者還可以不定時進行突查，接近員工進行檔案管理工作的一線進行檢測指導對于完成任務效率高的職工予以嘉獎，同時向員工表明領導團體的重視程度較高，提升員工工作熱情與成就感以及職位榮譽感。

3.2 建立與健全企業檔案管理制度

企業管理者可根據法律法規并結合企業實際情況建立完善、切合實際的檔案管理制度，將企業檔案資料收集、整理與篩選處理公關工作等責任落實到具體的實施個人，完成個人工作進程報告的定期檢查，以確保各環節能夠有條不紊按時高效完成。與此同時，對于檔案管理部門工作的各個環節應建立完善的追責制度，嚴格執行企業檔案管理各項制度，確保企業檔案管理工作正常開展。

3.3 加強先進設備的引進

在當今大數據時代下，計算機操作水平的提升對于檔案管理部門工作人員來說是必須完成的課題。不僅如此，對于常用公司辦公軟件如OFFICE以及其他工作日志軟件等的學習必須跟上，以適應當下快節奏的辦公環境。企業可從員工實際學習中遇到的困難著手考慮安排員工定期開展計算機操作的經驗交流會供員工互相學習、暢所欲言交換經驗，確保員工專業技能素養穩步增長，防止出現部分員工出現掉隊的情況。與此同時，企業應適度增加預算用于購買先進網絡大數據用戶使用接口，加速舊設備的更新換代速度，為企業添加高效率的外設新鮮血液，提高員工的新鮮感與工作效率。

3.4 重視企業檔案管理人員的業務素質建設

傳統的檔案管理業務員普遍具有知識更新迭代能力較弱、思想較為保守的特點。這樣很難以適應新形勢下大數據時代下檔案管理工作的具體實施過程的。如今大量多維度信息的提取、采集、分類以及整理都需要新時期高專業素養的優秀人才來進行專業處理完成。因而當下企業一方面應著手對老員工進行思想交流教育，并通過專業培訓培養其專業業務素養；另一方面，企業應著手準備好對于新生代中堅力量的培育工作，搞好相關專業畢業學生的招募培養工作，以確保公司持續有新鮮血液流入，促進企業檔案管理部門相關整理、提取工作的順利有效實施，為企業提供強有力的后方資料保障，促進企業經濟的快速穩定發展。

4 總結

綜上所述，在當下的環境，大數據處理檔案管理工作是勢在必行的發展趨勢，作為從業者應快速適應時代的發展，順應檔案管理方式應有的高效率發展趨勢，這有利于加速企業經濟結構形式的轉型，并且從業者高效掌握大數據管理及應用技術，能使其更大發揮自身的光與熱，更高效更專業地回饋社會。

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作者簡介

任季平（1969-），男，內蒙古包頭市，內蒙古交通設計研究院有限責任公司，高級經濟師。