信息化背景下文書檔案管理的創新

周淑華

摘 要：現如今，我國已經進入信息化發展的時代，很多紙質的檔案被不斷的電子檔案方式取代，甚至文書檔案的管理方式也在不斷的進行著創新，以便實現更高的管理質量。

關鍵詞：信息化背景下；文書檔案管理；創新

隨著信息化時代的來臨，把現代化技術運用到內部工作中，不僅可以有效提升工作效率，同時還能減少人為失誤，保證工作質量。從目前角度來說，采用原始的文書檔案管理工作，不僅不能保證整體效率，同時還會因為人為等因素的影響，導致管理出現問題，影響文書檔案今后的發展。因此，需要我們將原始文書檔案管理方式進行優化和創新，把信息化理念和手段融合到其中，在提升文書檔案管理效率的同時，還能保證文書檔案管理的質量，以此促進文書檔案的長遠

發展。

1 文書檔案管理信息化的基本概述

所謂的文書檔案管理信息化主要指，利用現代化技術，例如計算機技術、信息技術等，對文書檔案相關信息進行采集和整理。由于文書檔案相關內容較為多樣化，需要相關活動內容進行體現和記錄，記錄的內容包含了運營管理、統籌規劃等，記錄方式除了文字檔案之外，還包含了影像、圖片等，如果一味地采用人工管理方式，不僅需要消耗大量的時間，同時還無法保證管理質量，從而引發問題出現。而在信息化背景下，通過開展文書檔案信息化管理工作，不但能夠有效提升工作效率，同時還能減少人力資源以及物力資源的投放，進而實現資源的充分調配和應用。在計算機以及信息化手段的作用下，給文書檔案管理提供了便利以及高效的工作環境，給用戶提供了優質的服務。

2 當前文書檔案管理信息化存在的主要問題

2.1 管理意識方面

文書檔案管理作為檔案管理工作中不可或缺的一部分。為了實現文書檔案管理水平和質量的提升，就要在落實文書檔案管理工作時，把現代化技術運用到其中。然而，結合當前情況來說，在進行文書檔案管理時，部分管理工作人員缺少對文書檔案管理信息化的了解，沒有給予文書檔案信息化管理充分注重，使得文書檔案信息化管理水平偏低。

2.2 保密性有待進一步加強

將紙質文件轉化為電子數據形式，也存在很大弊端。因為電子信息是很容易被更改的，同時其存在的形式也很容易變動，所以它們的保密性有待進一步加強。相較于一般的紙質信息，記錄在電腦上的信息，要更改起來可就容易多了，所以當人們去獲取它的時候，到底是不是真實的數據，就難以去判斷了。可以說，電子格式的文件進行保密，完全不外漏，是很難去實現的。

2.3 文書檔案信息化程度不夠

文書信息化程度不夠，主要體現在并沒有完全的發揮信息化管理的應用，從目前的文書檔案管理的情況而言，很多企業仍然還存在著部分紙質的檔案管理方式，甚至很多企業在發展過程中即使保存了信息化的文書檔案，但是卻存在與紙質檔案不符的情況，或者認為紙質檔案在存檔之后沒有用處，直接就被銷毀等狀況，從而無法實現紙質和信息化的共同發展和存在，影響了文書檔案的管理質量。

3 信息化背景下文書檔案管理的創新對策

3.1 提升信息化管理意識

思想意識針對人的行動而言，有著較強的引導作用。在開展文書檔案管理信息化建設工作時，需要給予信息化管理理念應用科學引導。在落實文書檔案管理工作時，應該把我國現代化技術和理念運用到其中。為了將信息化的作用充分發揮出來，相關工作人員應該給予文書檔案信息化管理充分重視，加大管理創新力度，從思想方面實現優化，把現代化管理理念和方式融入其中，通過實現文書檔案管理的信息化，不僅可以有效提升工作效率，同時還能保證文書檔案管理質量。此外，加強文書檔案管理工作人員專業素養培訓，提升其專業水平，通過構建合理的激勵制度，調動檔案管理工作人員工作積極性，以此促進其學習更多的現代化知識和工藝，實現文書檔案管理的創新和完善。

3.2 搭建科學的文書檔案管理信息平臺

為了確保文書檔案管理工作的現代化進程，實現檔案管理的信息化，必須要有科學的文書檔案管理信息平臺為保障。在當前信息技術快速發展的背景下，傳統的紙質文檔和人力手工管理模式弊端日趨明顯，而利用信息數據庫的強大編輯功能，能夠實現文書檔案管理軟件的開發，很大程度上降低了管理工作者的工作量，提高檔案管理效率和管理水平，構建科學有效地信息化管理平臺，是促進檔案管理工作改革的重要舉措。

3.3 建立綜合檔案文書存儲模塊

在文書檔案管理當中，有著繁雜的工作內容。所以對于信息化設備的應用能夠起到積極的促進作用，構建文書檔案的數據庫系統。綜合管理系統需要構建檔案文化管理模塊以及預歸檔案管理模塊。其中，檔案文化管理模塊是將文件進行分類保管，使價值不同的文件在不同的數據庫中保存，極大地保障了文件所具有的完整性。此外，還可對準備歸檔的文件進行分類，使其有序地進行存儲，為之后的檢索、收集和整理等工作打好基礎。在對信息數據庫進行創建時，一定要應用規范化的格式，將信息化技術的存儲以及分類進行明確，將檔案資源的應用效率進行提升。

3.4 網絡內部與外部的隔離措施

為了保證檔案文件信息化管理的安全性，需針對網絡內部與外部進行嚴格的管理，合理設計物理隔離層，確保提升管理效果。對于物理隔離層而言，主要針對網絡安全性進行防護，通常情況下，可以在第一層保護結構中設計路由器，過濾或是屏蔽IP地址，然后選擇一些地址進入到網絡系統中。在第二層保護結構中需合理設計防火墻系統，在防火墻認證的情況下，能夠過濾網絡中的不安全數據信息，阻止網絡不良行為，并封堵一些禁止的業務。在此期間，還可以利用防火墻更好的記錄數據信息與內容，合理檢測網絡攻擊行為，并在告警之后采取合理措施解決問題，創建安全防護系統，保證各方面管理工作的可靠性與有效性，滿足當前的工作要求。

4 結語

隨著當前社會經濟的快速進步，對于檔案資料有了越來越普遍的需求，以往的文書檔案管理模式已經不能滿足需求，這在很大程度上制約了社會的進步與前行。所以，將科學信息技術充分融入到文書檔案管理工作中，確保管理工作的高效性具有極大的現實意義。

參考文獻

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