大數據時代的企業檔案信息化建設思路及發展方向

董文深

摘 要：大數據時代，檔案工作的信息化建設也面臨了提出了新的課題，檔案資料不單單是要做到“數字化”，更重要的是要做到“數據化”。檔案作為企業發展，歷史見證的重要物證，其在公司日常精英管理與科研生產中的重要性愈發明顯，加上信息化手段的發展和檔案管理方式的轉變，為檔案管理的信息化建設提供了必要條件，這是大數據時代檔案信息化發展的必然趨勢，也是檔案信息化建設工作的迫切需要。

關鍵詞：檔案信息化；大數據；檔案管理

現代信息技術技術日新月異，大數據的概念應運而生，對于企業的發展同時帶來了的挑戰和機遇，在大數據時代，企業的檔案管理工作不可忽略，同時也具有的重要功能和意義，身處大數據時代，檔案的信息化建設同樣也有別于現有的檔案信息化工作。檔案如何收集、檔案如何查閱、如何從博物館式的檔案庫中，實現知識挖掘以及如何實現檔案服務思維創新，這一切的一切都將產生革命性變化。身處大數據時代，檔案專業人員除了應著眼于檔案的信息化推進，更要關注在信息化條件下的檔案利用與開發工作，以確保檔案信息的三性（完整性、安全性、正確性），推進和提升檔案信息的利用率，更好地位公司服務。檔案工作的信息化推進在這個新時代面臨著巨大挑戰的同時，也迎來了繁榮發展的全新機遇。

1 檔案信息化建設的必要性

1.1 大數據時代信息化進程的必要性

大數據時代對檔案管理的信息化建設提出了新的要求，檔案資料不單單是要做到“數字化”，更重要的是要做到“數據化”。檔案資源的數字化是趨勢，數據信息就是資源，而檔案是企業發展的文件載體，其在公司日常經營與科研生產中的重要性不言而喻，隨著信息技術的日新月異和檔案專業工作的轉變，為檔案工作的信息化建設提供了新的抓手，同時這也是大數據時代對于檔案工作的新要求；

1.2 檔案信息資源安全的必要性

檔案信息化管理主要以計算機技術和互聯網技術為支撐，改變了傳統的以紙質承載重要信息的方法。檔案信息通過電子文件保存在計算機內，不僅能夠為管理提供全面信息，還能有效避免信息的丟失，因此檔案管理信息化建設對于保證檔案信息的三性（完整性、安全性、正確性）、提高檔案資源開發利用效率具有重要意義。

1.3 提升檔案管理、借閱利用效率的必要性

紙質化檔案在信息著錄、資料收集、檔案借閱利用等方面都存在諸多問題，利用信息化系統管理檔案能夠避免紙質實體檔案管理中存在的諸多問題，可以通過檔案信息化平臺進行統一規范處理，檔案管理人員按照檔案系統設置相應的讀寫權限進行相應的操作即可；檔案信息化建設可以使得檔案管理效率大幅度提升，檔案管理人員有充分的精力和時間對檔案的真偽和正確進行辨別，而檔案借閱利用流程，通過信息化技術手段，確定借閱人相關權限，對檔案的借閱、復制拷貝等操作進行記錄和賦權，省去了紙質流程的借閱手續，使得檔案借閱利用整個過程更加便利和快捷。

2 檔案信息化基礎設施建設

2.1 軟、硬件基礎設施建設

企業的檔案工作信息化建設推進過程中，檔案部門應當配置一定規格的計算機設備、專業檔案系統軟件、縮微等檔案專業設備。專業檔案管理人員要具有專業檔案知識、同時具備信息化專業技術，這樣復合型的人才負責檔案管理，形成管理體系。除此之外還須建立起大容量的檔案信息資源數據庫、大規模可同時允許大量用戶的訪問系統，配備高性能服務器。

企業的內網平臺與外網平臺實行物理隔離，形成互相獨立不可傳輸數據的網絡。檔案系統只有在內網平臺的用戶才可以進行訪問和檔案業務處理。而在系統軟件的建設方面，主要分為系統軟件和應用軟件兩大類。常見的系統軟件目前世界上流行的操作系統軟件有：Windows、UNIX、LINUX等，目前大多數企業絕大部分員工使用的操作系統是Windows操作系統。企業使用的應用軟件普遍是針對性很強的需求定制軟件，如：OA辦公系統軟件、檔案資源綜合管理系統軟件、財務合同管理軟件等。

2.2 檔案信息系統的建立

檔案工作的信息化推進，就是將互聯網技術運用到檔案管理工作，通過互聯網拓寬了檔案信息數據資源收集的范圍，建立一個便于業務人員與檔案人員的檔案信息系統。企業建立的檔案信息化系統是一個實現了文件與檔案的統一管理平臺，包含了檔案部門檔案資源管理全流程。包括：前期的文件管理，文件歸檔和檔案整理，檔案信息資源的管理，系統中還增加針對各類數據諸如：各類期刊雜志等資料的管理。應該說，檔案信息化系統是檔案部門檔案業務管理中的核心部分，實現檔案信息數據的統一規范管理，是公司檔案信息化建設進程中不可或缺的重要組成部分。

3 檔案信息資源建設

3.1 檔案目錄數據庫建設

檔案信息數據的目錄庫建設是檔案工作資源建設階段的基礎工作。檔案信息數據的目錄庫建設要對原有紙質文件目錄進行數字化，使其成為結構化的電子目錄庫的過程。公司應當積極推進各門類檔案目錄庫的建設，逐步實現公司檔案的目錄檢索。建立結構化的檔案目錄數據庫，第一是確定著錄文件的層次類別；第二是確定著錄文件的字段信息；第三是確定著錄字段在數據庫中的格式。檔案信息資源的目錄庫建設工作量大，僅靠檔案館自身力量來完成，周期長、效率低，必須依靠高效的組織實施，科學分解任務，檔案部門應規定移交部門在移交檔案的同時必須提交按規范化的機讀檔案目錄。

企業各級檔案部門應通過前期統籌規劃，全面推進館藏檔案電子目錄數據庫的建設工作，基本實現數字化檢索館藏檔案，提高服務質量的同時，也滿足企業科研生產對檔案信息的不同需求。

3.2 傳統館藏檔案數字化

紙質檔案的數字化是將傳統的檔案依據一定規范標準轉化成數據庫可以識別和處理的結構化信息，存儲在計算機存儲設備里，以便快速檢索，提高檔案信息利用率。需要檔案部門使用數碼相機、掃描儀、刻錄機、縮微設備，通過拍攝、掃描、縮微、光盤刻錄的方法，將全文或重點部分轉換成數字信息，再通過計算機、打印機、網絡將其顯示、保存、打印、傳輸出來。設計膠片、膠卷、磁帶等載體形式則需要通過一些專業設備進行轉錄、翻拍。館藏檔案的數字化，還需要大容量、高密度、高速度的存儲設備，如硬盤、光盤、磁盤陣列等，防止人為或自然的損害。為了保證性能穩定，數據安全，還必須符合特定的需求，方便攜帶、運送和安裝，經過數字化的傳統檔案信息資源可以通過光盤庫、磁盤陣列借助局域網通過檔案信息系統提供利用。

企業應通過數字化處理，將檔案館現存各種載體的檔案實施數字化處理，并整合到相應的檔案信息數據庫中，處理編研成果、聲像檔案、項目檔案、各類技術報告及全套的技術文件圖紙，并且建立了相應的完整的數據庫總目錄。

3.3 接收各種形式的電子文件

互聯網的廣泛應用，大數據時代信息化戰略的全面實施，使電子文件越來越多地成為文件生成的最初形態。檔案信息系統通過存儲設備拷貝傳輸和網絡數據傳輸的方式，接收和征集電子檔案和應歸檔電子文件及其元數據，在網絡環境下，利用檔案信息系統軟件完成對電子檔案的采集、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、保護、利用、鑒定和統計等全過程，使電子檔案成為檔案館可供利用的數字化信息資源。

企業應將檔案信息化建設同時也納入了企業信息化建設中，一同規劃、一同發展，在建設各專業系統時，充分考慮檔案部門的意見，把歸檔接口考慮進去，歸檔接口主要基于Web Services技術，具有安全、跨平臺和可重用等優點，提高電子文件歸檔的效率，提升檔案管理的水平。企業檔案信息化系統建立與其他專業信息系統在線歸檔接口，技術文件平臺接口、OA接口、財務系統接口、項目計劃系統接口等，實現部分專業系統形成的電子文件實時在線歸檔。

4 檔案信息化標準制度建設

檔案信息化建設的法律保障是標準規范，是不可替代的重要條件。就目前而言，我國相關的檔案信息化建設的標準還不是很明確，企業檔案部門應當健全完善檔案信息化建設的標準規范和檔案工作制度。同時還要建立健全電子文件檔案管理的規章制度，規范電子檔案的格式、標準等，電子文件檔案管理的規章制度可以使公司在進行檔案管理工作時有章可據，使檔案管理工作有條不紊地進行，避免在管理工作中出現檔案混亂的現象，如果出現問題，也能根據相關的規章制度及時進行處理。新時期背景下，電子信息技術不斷進步，以電子信息技術為載體的電子檔案被擺到了前所未有的高度，企業應當依據實際情況，制定電子檔案管理的相關管理辦法，比如制定電子檔案的收集制度、集中管理制度以及歸檔制度等。電子檔案管理辦法還應包括檔案管理人員的績效考核制度，加強對專業檔案管理員的監督。在電子檔案管理工作中，建立責任機制，明確檔案管理員的職責。

5 檔案信息化人才隊伍建設

檔案專業人才基礎，同時也是檔案工作信息化推進的基礎。因此，企業的檔案管理人員為了適應檔案信息化建設的需要，應當轉變觀念，主動學習，提高自身的綜合素質，重視對檔案工作人員的繼續教育，讓檔案人員掌握最先進的信息化管理技術，推進檔案目錄數據庫、電子全文數據庫、聲像檔案數據庫建設，對館藏檔案、資料、聲像檔案進行目錄著錄和數字化處理。另外企業也應當加大資金的投入，建立一支以掌握多種技能人才為核心，同時兼顧管理能力的隊伍來滿足企業檔案信息化建設的需求。

6 存在的問題

6.1 檔案信息化重要性認識不夠

大多數企業管理部門重業務、輕檔案的思想依然存在。大部分企業檔案信息化工作在年度考核中沒有硬性規定，不能引起企業的高度重視。檔案信息化建設相關的管理辦法，僅在電子檔案系統中作了粗線條的分類，缺乏科學性和可操作性，由此可見，對于檔案信息化建設重視還遠未達到預期。

6.2 專業人才相對缺乏

檔案部門人員年齡結構老化，人員結構嚴重失衡。即使企業配備兼職檔案員，但兼職檔案員在部門往往是一人多崗，無法專注于檔案工作。有的單位的專職檔案員往往年齡偏大，且檔案信息化知識不精、信息化管理理念滯后，在檔案信息化的專業性、規范性方面有所欠缺。另外，對檔案管理人員的再教育得不到保障，也限制了企業檔案信息化管理工作的發展。

6.3 網絡安全問題凸顯

檔案工作的信息化推進過程中，電子檔案面臨著很多安全隱患，這些安全隱患是包括檔案信息系統在內許多利用網絡建立起來的系統無法避免的問題，會威脅檔案信息系統的數據安全。如果不提前設置安全防護措施，網絡攻擊者通過木馬病毒程序向檔案信息系統實施攻擊，盜取企業內部有價值的檔案信息，嚴重的情況下甚至可能造成檔案信息系統的癱瘓。

7 檔案信息化建設問題的應對措施

7.1 完善制度規范建設，強化檔案信息化重要性認識

企業在推進檔案信息化建設的同時，應當重視規范制度的建立，同時也要簡歷起公司檔案信息化標準規范體系，集中力量研究電子文件歸檔、檔案電子信息的收集和管理、檔案信息安全保障、檔案資源綜合管理系統管理辦法、檔案信息網站維護與更新等一批企業檔案信息化標準規范，推進企業檔案信息化建設工作的開展，增強檔案管理人員及兼職人員對于檔案信息化的重要性認識。

7.2 加強人才隊伍建設，提高專業素養

企業檔案工作應牢固樹立人才是第一生產力的思想。不斷開展檔案業務培訓，加強檔案隊伍建設。根據檔案工作發展的需要，采取內部培訓和外請專家培訓等多種形式對專、兼職檔案人員進行培訓，對新制定的檔案管理制度進行宣貫，對修訂的檔案管理制度進行講解。不斷提高兼職檔案員的檔案整理能力和專職檔案員的工作效率，在大力推進檔案信息化建設工作的同時，努力打造一支政治素養強、業務能力精、共工作作風過硬的高素質檔案隊伍。

7.3 構建安全可靠的檔案網絡防御系統

企業要強化責任落實，專門指定信息化部門承擔檔案系統數據庫安全保護責任，通過物理隔離確保檔案信息系統安全、可靠。構建安全的網絡防御系統，充分考慮有關系統安全性的各種影響因素，同時提高網絡的安全保護墻的作用，在檔案業務信息系統采取措施，由安全管理員對計算機用戶授相應的信息讀寫或修改權限，并將用戶的權限控制在一定范圍之內。針對重要的檔案信息資源，加強訪問權限設置及保護，防止在數據傳輸過程中出現檔案數據泄露。對于檔案工作來說，安全建設是一項長期工作，要全面的、可持續的開展安全防御，只有安全警鐘長鳴，才能有效保證檔案信息資源數據的安全。

參考文獻

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