信息數字化時代檔案管理人員核心能力探究

師維

摘 要：檔案管理是進入數字時代信息技術知識管理不可缺少的一環。在信息數字化時代，信息數據的幾何倍數增長，信息技術在全方位影響人們生活的各個方面。檔案本質上是一種信息的留存手段，在信息數字化的今天，已經突破了傳統的概念。檔案的價值在醫院管理中逐漸得到關注與重視，檔案數字化推動了醫院管理效率的上升。本文試圖通過分析目前檔案管理人員的核心職業能力，探究檔案管理人員的教育與訓練，提升工作績效，提出可供參考的建議。

關鍵詞：檔案管理、核心能力、教育

傳統的檔案管理，是有實物的檔案，并且定義的“檔案”相對單一。數字化時代，任何信息都有可能成為檔案，并且長久保存。以本人所在的廣西醫科大學第一附屬醫院為例，隨著醫療人數的不斷攀升，醫療設備的更新，疑難雜癥疾病的上升，醫院數字化辦公的推進，每天均產生海量的數字化信息。這些信息無論是對于社會還是醫院，都具有重要的開發價值和利用價值，最終成為醫療衛生系統的重要資源。面對海量信息，社會對醫院的檔案管理要求越來越高，標準化、科學化的管理，才是檔案管理可持續發展的道路。

1 信息數字化帶來的變化

1.1 數字化檔案的目的

伴隨著以電腦作為媒介傳播，電子化有助于增加相關信息的公開性與關聯性，提高所在單位的服務效率的同時減少成本支出，并最終實現向公眾的開放。在需要大型診療設備的醫療機構，傳統的實物檔案存儲模式已經無法適應現代醫療的需求。科技的進步，使得成倍增長的數據普遍采用數字化的方式存儲。信息數字化，最終目的是可以讓有需要的人員在任何時間、任何地點，提供任何人所需要的服務。

1.2 大數據的特性

在過去，資料有限的情況下，受制于高成本，難以掌握全體資料，科技的進步，數據的收集隨手可得。因此，大數據具有了大數量的特性。但是這個“量”并不是數量的無限擴大，而是在于資料的盡可能完整。在大數量的特性下，還具有速度快和多樣化的特性。成本大幅度降低，可以更快速的收集、處理、利用數據，讓效率大幅度提高。

1.3 數字化對檔案管理的影響

數字化減少了檔案管理的人力需求：在檔案數字化以后，只要使用者經過授權，便可以使用網絡連接到所在的檔案資料室，可以自主查詢、瀏覽，甚至直接復制留存檔案的所有資料，減少檔案管理人員的工作量。數字化可以改變檔案存儲的空間分配：數字化之后，除非具有極其重要價值的實物、實體需要保存，大部分的檔案不再需要實體保存，而是轉換成數字化，借由網絡和所開發的程序進行查詢，保存所需要的實體空間大幅度減少。數字化可以減少對重要實體檔案的損耗：采用數字化之后，原始資料可以得到更好的保存，而數字化后的影響可以隨時提供給使用者查詢，甚至復制，非必要情況下，不需要翻閱原件，使得檔案的損耗降到最低。

2 檔案管理人員的核心能力

2.1 檔案管理的綜合規劃

綜合規劃能力是檔案管理人員應當具有的宏觀能力。作為從事檔案工作的人員，在從事檔案工作之前，就必須了解所在檔案管理部門的管理制度、政策和發展計劃。每一個單位的檔案管理都有屬于所在單位的情況。作為檔案管理人員，必須把自己的個人規劃同所在單位的長遠綜合規劃融合，才能有利于個人的職業發展。

2.2 檔案的收集整理

檔案的收集整理能力是檔案管理人員需要掌握的核心能力。在檔案管理工作中，每天都會產生新的數據以及資料，檔案收集并且歸類，就成為檔案管理人員必須具備的能力。在此基礎上，依據分類體系進行分類編排以及做好標記。在檔案收集過程中，還會出現隨著檔案保存年份的久遠，需要對檔案定期進行重新鑒定，根據其價值或是檔案保存年限的要求，做到老舊檔案的重新規劃與撤銷工作。

2.3 檔案的維護能力

檔案在長期保存的過程當中，隨著檔案管理程序的升級，不同檔案對保存條件的不同，檔案保存條件的變化，需要對檔案進行定期的檢查，以確保現存的檔案保存完整。在遇到檔案保存過程中因為環境變化造成檔案的缺失，需要及時的進行檔案修復。并及時查找檔案缺失的原因，對檔案保存環境與設施進行維護。同時，伴隨著檔案數字化發展的趨勢，在維護的過程中，還應應用現代技術對傳統檔案進行電子復制（備份），以方便未來開發高效的電子查詢系統時提供充足的電子檔案查詢資料。

2.4 檔案的服務能力

現代的檔案管理，不僅僅只是保存的單一功能，更多的還增添了服務的能力。檔案管理應當轉換思路，定期對非機密的、可公開的資料進行數據的更新，并做好查詢目錄，以方便普通民眾有需要的時候進行查詢和復制。有能力的單位還可以研發自己的查詢系統，對檔案的使用者進行研究，甚至可以做到提供查詢檔案的大數據咨詢服務功能。盈利機構的非機密檔案甚至可以公開作為營銷推廣，利用自身所有的檔案產生利潤。

3 檔案管理人員面臨的問題

3.1 核心能力包含全方位但無法全覆蓋

檔案管理人員的核心能力：檔案管理的綜合規劃、檔案的收集整理、檔案的維護、檔案的服務這四項核心能力。這四項核心能力雖然包含了全方位的要求，但是在實際操作過程當中，體現的能力是不均衡的。例如在一些政府服務機構的檔案管理人員，更多的是從事檔案的收集整理工作。在檔案服務部分，實際上占用比例也相對較少。例如在一些單位以及學校，對于檔案的應用更多的是按照上級的規定，上級怎么規定就怎么做，需要查找檔案，還需要特定的領導進行審批，并由指定人員進行查閱，也不會讓使用檔案的人員親自到檔案室進行查閱。

3.2 核心職能與大數據趨勢出現落差

電子化、大數據對于檔案管理人員而言，是今年隨著科技發展才出現的新模式。這一模式開始沖擊傳統的檔案管理工作，但是在許多單位，檔案管理工作仍沒有認識到這一點給檔案管理工作帶來的巨大變革。傳統的檔案管理工作，幾乎都是使用者有需求的情況下經過申請才可以查閱檔案。例如，現在的檔案管理，在存放目錄上，依舊采用的是傳統的紙質檔案的編碼進行歸類，但是隨著電子檔案的逐步產生，并且未來朝著電子化發展的趨勢，紙質檔案的編排方式就會逐步與電子檔案產生編排上的差異。在數字化、大數據應用的當下，就會呈現出巨大的落差。就需要我們區進一步的理順，找到管理的融合方式。

對于檔案數字化之下產生的管理變化，目前很多的檔案管理人員在技術上還是比較缺乏，操作系統需要借助科技公司，而非檔案管理人員開發。在未來面對更多的電子檔案出現的時候，如何做，怎么做，目前還沒有一個很好的解決檔案。

4 結束語

無論從事任何的檔案管理工作，都應當具備檔案管理的綜合規劃、檔案的收集整理、檔案的維護、檔案的服務這四項核心能力。但是在具體的操作當中，面對不同的具有專業性質的檔案，需要管理人員熟悉與之相關的專業性，才能夠更好的有側重的進行檔案管理。在工作中，需要不斷強化核心職能，鼓勵運用先進的數字化管理方式。檔案管理其實并不枯燥，了解了自己管理的檔案內容，檔案管理人員是可以樂于工作的，具備了管理的核心能力，同時在社會責任感、歷史觀以及人文素養上下功夫，檔案管理人員一定能夠積極投工作，增進對業務的認同感。

參考文獻

[1]陳小莉.探析新形勢下醫院檔案管理信息化建設的創新思路[J].辦公室業務，2014，（03）：183.

[2]賴慶梅.云時代醫院檔案信息化建設面臨的挑戰[J].中國檔案，2013（9）：56-57.

[3]邱家同.新形勢下醫院檔案管理存在的問題及對策[J].中文信息，2013（7）：9.