文書檔案管理工作創(chuàng)新研究

摘 要：文書檔案管理屬于每一個單位的一項重要工作，記錄了當今社會發(fā)展的信息和各單位的重要資料，具有政治性、技術性以及服務性等特點。但是在實際工作中，大多數(shù)單位沒有充分認識到文書檔案管理工作的重要性，工作方式依然傳統(tǒng)落后，致使文書檔案管理工作出現(xiàn)了一些問題。本文分析了本單位文書檔案管理工作存在的問題并提出此項工作在以后發(fā)展道路上的創(chuàng)新方法。

關鍵詞：文書檔案；管理工作；創(chuàng)新

文書檔案管理工作作為檔案工作的重要組成部分，對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的引導作用。因此，提高文書檔案管理工作效率，改革創(chuàng)新十分重要。隨著社會的快速發(fā)展，文書檔案管理工作要想適應新時代的需求就要改革，根據(jù)原有工作的實際情況選擇適合自己的工作方法各體系，保障文書檔案管理工作順利開展，進而提高本單位的工作效益。

1 文書檔案管理工作的重要性

1）文書檔案管理工作是保障機關團體、一個單位順利發(fā)展的基礎。文書檔案工作作為一個單位管理工作的重要內(nèi)容，能有效的提高本單位的工作質(zhì)量和效率。檔案記錄著本單位的發(fā)展歷程，是本單位研究未來發(fā)展方向和經(jīng)營業(yè)績的重要資料。文書檔案管理工作為能夠讓一個單位領導者及時掌握本單位的整體運用情況，并制定出經(jīng)營方法。所以，文書檔案管理工作創(chuàng)新能夠提高本單位的競爭力，促進社會快速發(fā)展。

2）文書檔案管理工作創(chuàng)新是時代發(fā)展的需求。新時期，我國的整體面貌發(fā)生了重大變化，處于知識經(jīng)濟時代，人們對于文書檔案管理工作的要求越來越高。落后。陳舊的文書檔案管理方法已經(jīng)不能滿足新時期社會發(fā)展面臨的各種問題，所以，文書檔案管理工作創(chuàng)新是時代發(fā)展的需求。

2 當前文書檔案管理工作中存在的問題

1）文書檔案管理工作缺乏規(guī)范、科學的管理體系。當前大多數(shù)單位缺乏規(guī)范化的文書檔案管理體系，例如檔案管理工作中檔號不規(guī)范、目錄不規(guī)范等這些現(xiàn)象致使文書檔案管理工作不能順利開展。造成這種困難境況的原因是因為沒有制定統(tǒng)一、完善、規(guī)范的文書檔案管理體系，或是建立好的規(guī)章體系沒有具體落實，缺乏科學的管理體系，出現(xiàn)雜亂無序的文書檔案屢見不鮮。

2）文書檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)有待提高。大多數(shù)人認為文書檔案管理工作是一項簡單的工作，基本人人都可以勝任。但是文書檔案管理工作對工作人員專業(yè)能力和技能要求較高。但是大多單位中文書檔案管理工作人員年齡較大，管理方法落后，管理工作枯燥無味很難吸引新時代年輕的有效人才，導致工作效率低，甚至大多數(shù)工作人員不會使用電子信息管理方法，這些都阻礙了文書檔案管理工作的發(fā)展。

3）領導階層不重視文書檔案管理工作。大多數(shù)單位的領導階層沒有意識到文書檔案管理工作對該單位發(fā)展的重要性，更沒有對此項工作進行深入研究，依然采用傳統(tǒng)的方法進行。然而新時期技術和觀念的落后致使文書檔案管理工作不斷落后。大多數(shù)單位文書檔案工作需要很長時間才能步入正軌，文書檔案管理工作在單位中的作為變的可有可無。

3 文書檔案管理工作創(chuàng)新的具體方法

1）建立完善的管理體系，加強對文書檔案管理工作的監(jiān)督和管理。工作的順利開展都需要依靠相應的制度來支撐，當前大多數(shù)單位的文書檔案管理工作雜亂無序是因為缺少相應的管理制度。面對這一問題可以先在單位中征集大家對于此項工作的管理意見，學習先進的管理理念，根據(jù)時代發(fā)展和單位的具體情況建立完善的管理體系，需要注意的是在構(gòu)建體系的整個過程中要緊緊跟隨時代的腳步，留取精華，出去雜質(zhì)，改革陳舊的管理制度。同時建立好管理體系之后要保證該項工作能夠順利開展，所以需要制定相關的監(jiān)督機制，監(jiān)督該項工作落到實處。

2）創(chuàng)新工作體系。首先根據(jù)文書檔案管理工作的特點和本單位的總體工作規(guī)劃來對此項工作體系進行改革創(chuàng)新。例如在單位重大活動或者重要工作宣傳中提出對文書檔案管理工作的相應需求以此來引起領導階層對此項工作的重視程度，保證文書檔案管理工作的質(zhì)量。同時可以把文書檔案管理工作融入到單位重要工作中，主動參與單位的重大活動，可以提高文書檔案管理工作的地位和重要性。策劃單位重大活動、銜接和協(xié)調(diào)方案，通過積極的宣傳和參與本單位活動對于文書檔案管理工作形成統(tǒng)一的認識。在參與單位實際工作中履行好相應的服務責任，保證文書檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)順利銜接。

3）建立一支綜合素養(yǎng)高的工作人員。新時期新的管理體系也需要高素養(yǎng)的工作人員來具體執(zhí)行。單位應該根據(jù)文書檔案管理工作的具體需要招聘一批文書素養(yǎng)高，專業(yè)技能強的人員。同時，組織檔案管理工作人員定期進行培訓，加強該隊伍的素養(yǎng)鍛煉和培養(yǎng)。增強文書檔案管理工作人員此項工作的認識。此外可以建立績效考核制度激勵工作人員積極創(chuàng)新，提高工作人員的熱情。保障文書檔案管理工作人員的待遇和崗位競爭享有的權(quán)利，維持好骨干隊伍。同時要增強工作人員的職業(yè)危機教育，最大程度上激勵工作人員積極學習，不斷創(chuàng)新，才能保證檔案管理工作不斷發(fā)展。

4）提高文書檔案管理技術。首先、工作技術的創(chuàng)新可以快速提高工作效率。文書檔案管理工作人員要樹立現(xiàn)代化的管理理念，使用先進的網(wǎng)絡技術來對檔案進行信息化管理，提升檔案管理工作水平和效率。單位領導階層應該對文書檔案管理工作有一個全新的認識，看到文書檔案管理工作對單位發(fā)展的重要作用，提高對此項工作的重視程度，進而對此項工作提供充足的資金和技術之處。隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，信息化管理是社會發(fā)展的主要趨勢，所以可以建立相應的電子管理平臺和電子化資料庫，運用安全便捷的電子化管理。這些都需要先進的電子產(chǎn)品和相關的人才，因而單位領導人員只有對文書檔案管理工作技術提出新的要求，才能跟上灌區(qū)發(fā)展的步伐，保障文書檔案管理工作快速發(fā)展，為單位其他部門提供相應的服務和資料，使單位制定出科學、合理的管理方案。電子化管理工作的開展也有相應的要求，其次、電子信息化管理也需要制定相關的制度和管理流程，同時電子化管理需要對技術進行及時更新，保證電子化管理能跟上時代發(fā)展的步伐。最后，電子化管理存在安全隱患，要加強安全管理工作，單位的信息資料非常重要。電子信息化管理有其優(yōu)勢，能夠提高工作效率，便捷、有序。但是信息安全問題是電子化管理的需要重視的問題。單位可以先快速解決歷史遺留問題，然后依據(jù)單位的具體情況和信息化建設的整體需求，對檔案方面使用先進的科學技術進行排查，解決和整體信息化的系統(tǒng)對接和技術對接方面的工作，使文書檔案管理工作快速融入到網(wǎng)絡環(huán)境中。

5）深入研究管理改革，跟上社會發(fā)展步伐。新時期各單位要不斷進行改革，文書檔案部門要隨時觀眾單位的動態(tài)，及時調(diào)整檔案管理工作體系，保證檔案管理工作骨干隊伍的穩(wěn)定性、檔案工作始終有人負責。同時提升文書檔案管理工作人員的創(chuàng)新意識，使工作人員解脫原有工作觀念的束縛，使文書檔案工作成為單位的創(chuàng)造者。集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c、事后跟蹤的檔案管理工作理念。另外要想適應新時期信息化的開放性和顯性化需要，文書檔案管理工作應該封閉系統(tǒng)不斷向開放系統(tǒng)轉(zhuǎn)變。

文書檔案管理工作屬于每個單位的重要組成部分，對單位的發(fā)展具有重要作用。然而當前各單位的文書檔案管理工作依然處于落后狀態(tài)，因此，我們要加強對文書檔案管理工作的創(chuàng)新改革，才能更好的服務于單位，保證單位各項工作有序進行。

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作者簡介

馬小英（1978-），女，大專，陜西省延安市吳起縣，館員，檔案管理工作。