醫(yī)院文書檔案管理流程優(yōu)化和信息化思考

盧育萍

摘 要：隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，醫(yī)院發(fā)展面臨新的環(huán)境，醫(yī)療體系改革不斷深入。醫(yī)院文書檔案管理工作隸屬管理范疇，是不容忽視的管理項(xiàng)目，其管理水平高低事關(guān)醫(yī)院發(fā)展的穩(wěn)定性與長(zhǎng)遠(yuǎn)性。基于此，要立足新時(shí)代，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合醫(yī)院發(fā)展實(shí)際，對(duì)文書檔案管理流程進(jìn)行不斷優(yōu)化與完善，積極引入信息化技術(shù)，加快信息化建設(shè)，切實(shí)提升醫(yī)院文書檔案管理效率，為醫(yī)院整體管理水平的提高奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，強(qiáng)化管理的規(guī)范化與可行性，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)保障。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書檔案管理；流程；優(yōu)化；信息化

目前，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展迅速，醫(yī)院檔案管理面臨更大難度，尤其是對(duì)于文書檔案管理工作而言，挑戰(zhàn)重重，需要重視對(duì)其管理流程進(jìn)行不斷優(yōu)化，依托信息化技術(shù)，切實(shí)提升管理水平與效率。立足文書檔案管理，管理模式凸顯滯后性，影響醫(yī)院不同部門核心數(shù)據(jù)的分類與存儲(chǔ)，不利于數(shù)據(jù)信息的調(diào)用，拉低檔案使用效率。因此，要依托先進(jìn)的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)管理環(huán)節(jié)與流程的全面優(yōu)化，達(dá)到對(duì)管理缺陷的有效抵制，在根本上為文書檔案的高效應(yīng)用創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)條件。

1 結(jié)合醫(yī)院文書檔案發(fā)展實(shí)際正確認(rèn)識(shí)其管理現(xiàn)狀

1.1 文書檔案管理人員缺乏專業(yè)素質(zhì)與能力，影響檔案管理的統(tǒng)一性

通常情況下，醫(yī)院文書檔案管理者多為辦公室人員，很多不具專業(yè)性，尤其缺乏醫(yī)學(xué)方面的素養(yǎng)，同時(shí)，未經(jīng)過專業(yè)的知識(shí)與技能培訓(xùn)，很難實(shí)現(xiàn)管理的高效性。基于此，文書檔案歸檔缺乏準(zhǔn)確性，很難實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案價(jià)值的精準(zhǔn)判定，普通檔案被當(dāng)做重要文件收錄，而價(jià)值檔案卻被忽略，檔案管理工作缺乏統(tǒng)一性。

1.2 文書檔案管理忽視專職配備，影響檔案管理工作的連續(xù)性

立足醫(yī)院，針對(duì)文書檔案管理工作，兼職人員居多，很少進(jìn)行專職配備，人員流動(dòng)性較大，不利于文書檔案管理工作的連續(xù)性與穩(wěn)定性，管理效率不高。另外，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下，人員工作量巨大，無(wú)法實(shí)現(xiàn)較高的歸檔效率。

1.3 信息化與數(shù)字化優(yōu)勢(shì)尚未全面發(fā)揮在文書檔案管理之中，檔案利用率亟待提升

立足當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理工作，比較突出的問題是檔案利用率較低。具體講，醫(yī)院雖然對(duì)信息化技術(shù)給予高度重視，將其優(yōu)勢(shì)有效發(fā)揮在病歷、辦公等管理項(xiàng)目之中，但是，文書檔案管理方面尚未得到全面貫徹，信息化與數(shù)字化管理目標(biāo)尚未實(shí)現(xiàn)，影響檔案查找的準(zhǔn)確性與高效性，給檔案使用造成阻礙，便捷性不強(qiáng)，耗費(fèi)大量資源，在根本上造成文書檔案利用率較低的問題。

2 全面提升醫(yī)院文書檔案管理流程的設(shè)計(jì)與優(yōu)化水平

2.1 合理設(shè)計(jì)文書檔案管理流程，維護(hù)檔案的完整性與準(zhǔn)確性

首先，要結(jié)合醫(yī)院管理架構(gòu)，明確文書檔案流程設(shè)計(jì)部門，也就是說(shuō)，確定負(fù)責(zé)檔案流程設(shè)計(jì)的執(zhí)行角色。立足檔案管理信息化建設(shè)，醫(yī)院檔案部門承擔(dān)歸檔流程設(shè)計(jì)者的角色。其次，明確核心業(yè)務(wù)內(nèi)容。立足文書檔案管理，核心任務(wù)是進(jìn)行歸檔處理。因此，要以信息化建設(shè)為基礎(chǔ)，在掌握基本要求的前提下，合理進(jìn)行流程設(shè)計(jì)。具體講，檔案管理者在接收到醫(yī)院各個(gè)部門傳遞的文件之后，要構(gòu)建電子傳閱單、歸檔索引單，而后需要對(duì)其進(jìn)行信息化處理。接下來(lái)，提交數(shù)字化文書檔案至上級(jí)部門進(jìn)行審閱、批示。對(duì)于形成的文書檔案，如果需要進(jìn)行查閱，需要進(jìn)行授權(quán)，而后在檔案管理人員處理下進(jìn)行使用。檔案管理人員需要借助信息技術(shù)對(duì)檔案索引進(jìn)行不斷完善，做好備份工作，提升歸檔的及時(shí)性與可靠性。再次，合理設(shè)計(jì)文書檔案業(yè)務(wù)管理流程。要明確檔案管理機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)與職能，核查歸檔文件的規(guī)范性與合理性，目的是維護(hù)檔案完整性與真實(shí)性。

2.2 優(yōu)化文書檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)環(huán)節(jié)全范圍控制

首先，要增強(qiáng)優(yōu)化思想，尤其是對(duì)于醫(yī)院檔案管理者與領(lǐng)導(dǎo)者，要提升優(yōu)化意識(shí)。一方面，要促使醫(yī)院高層切實(shí)認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的價(jià)值，增強(qiáng)優(yōu)化觀念。同時(shí)，要對(duì)整個(gè)流程優(yōu)化工作進(jìn)行監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案入庫(kù)、查詢以及利用的全過程管控，切實(shí)提升文書檔案管理效率，強(qiáng)化管理服務(wù)水平的提高。其次，檔案管理部門要全員參與，共同進(jìn)行檔案管理流程的優(yōu)化與完善，做好細(xì)節(jié)掌控，明確優(yōu)化目標(biāo)與方向，保證責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，提升整個(gè)部門的責(zé)任意識(shí)，促使醫(yī)院文書檔案得到高效的管控。再次，文書檔案管理者要重視對(duì)管理人員進(jìn)行科學(xué)指導(dǎo)，針對(duì)管理流程，開展針對(duì)性培訓(xùn)，促使管理人員能夠全面、深入與準(zhǔn)確地了解整個(gè)流程，強(qiáng)化環(huán)節(jié)控制，同時(shí)，體會(huì)到流程優(yōu)化的價(jià)值，全面掌握操作模式與方法。除此之外，針對(duì)整個(gè)流程，要重視對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的管理，尤其是針對(duì)操作中的問題，要進(jìn)行及時(shí)協(xié)調(diào)處理，做好優(yōu)化效果的預(yù)估工作，便于提升應(yīng)對(duì)的有效性與及時(shí)性，在加快優(yōu)化速度的同時(shí)，檔案歸檔速度得到保障，降低文書檔案管理難度。

3 正視文書檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值，構(gòu)建高效發(fā)展策略

3.1 深入體會(huì)文書檔案信息化管理的意義

首先，信息化有利于文書檔案管理水平的全面提升。具體講，要將先進(jìn)的信息技術(shù)引入檔案管理實(shí)踐，促使信息化優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在檔案收集、歸檔與應(yīng)用中，結(jié)合檔案類型，構(gòu)建差異化的管理模式，促使文書檔案整體管理效果得到增強(qiáng)。其次，加快醫(yī)院信息化建設(shè)與發(fā)展。立足醫(yī)院日常管理，文書檔案是重要內(nèi)容，只有將信息技術(shù)應(yīng)用其中，才能為整個(gè)醫(yī)院信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)，是醫(yī)院整體信息化的重要保障。再次，文書檔案管理質(zhì)量大幅增強(qiáng)。在信息化手段的支持下，管理環(huán)節(jié)更加優(yōu)化，管理難度降低，管理模式更加高效。

3.2 文書檔案信息化管理策略

首先，重視數(shù)據(jù)信息化建設(shè)。立足醫(yī)院文書檔案管理實(shí)踐，涉及大規(guī)模數(shù)據(jù)信息，經(jīng)過信息技術(shù)的處理，促使傳統(tǒng)管理模式向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的過渡，有效降低資源投入，降低人工誤差，管理更顯便捷性，延長(zhǎng)檔案保存時(shí)間，有利于檔案價(jià)值的維護(hù)。其次，維護(hù)檔案安全信息化發(fā)展。對(duì)于文書檔案而言，原始性是其基本特征，因此，在管理過程中，信息具有統(tǒng)一性，不得進(jìn)行隨意變更，目的是保證信息屬性的一致性。基于此，在信息化管理中，安全性信息化不可忽視。具體講，可以對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，采取多種保密手段，如口令、密碼等，保證檔案的安全性。除此之外，憑借信息技術(shù)，強(qiáng)化秘鑰管理，切實(shí)提升管理的安全性系數(shù)，防止檔案遭受不良攻擊。管理人員安全意識(shí)也要不斷增強(qiáng)，通過多種渠道加強(qiáng)文書檔案的安全管理。再次，增強(qiáng)文書檔案管理人員信息化素養(yǎng)。對(duì)于人才信息化建設(shè)，主要是要求管理人員要掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，能夠熟練操作計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息處理，提高文書檔案管理的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)，有效提升檔案管理效率，維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的完整性與準(zhǔn)確性。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上，立足新的發(fā)展時(shí)期，醫(yī)療事業(yè)改革不斷深入，醫(yī)院發(fā)展迅速，而文書檔案更顯現(xiàn)實(shí)價(jià)值，文書檔案管理工作備受矚目，基于此，要立足新階段醫(yī)院發(fā)展實(shí)踐，正確認(rèn)識(shí)文書檔案管理工作現(xiàn)狀，正視傳統(tǒng)檔案管理模式的滯后性，全面進(jìn)行文書檔案管理的優(yōu)化與完善，設(shè)計(jì)高效的管理流程，結(jié)合發(fā)展，不斷進(jìn)行提升與完善，以信息化技術(shù)為依托，全面健全信息化、網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化建設(shè)，在根本上強(qiáng)化文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化與高效化，為醫(yī)院可持續(xù)健康發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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