淺析科學管理企業檔案，促進效益和效率提升

鄒庚

摘 要：檔案的形式多樣，種類繁多。現代企業只有建立科學的檔案管理制度，并實施規范的檔案行為，才能保證企業可持續、高質量的發展。雖然檔案管理不產生直接的經濟效益，但是它能間接促進效益增長，保障企業和員工的權益。進行科學的檔案管理能夠提高企業工作效率，降低成本投入，實現社會效益最大化。所以，加強檔案的科學管理就要從人和管理方式上下功夫，強化人的作用。加強管理方式的多樣性、合理性，是促進檔案管理工作的重要手段。

關鍵詞：科學；人；數據

企業檔案是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料，既包括企業文書、文件、紀要、合同等，又包括影像資料、數碼照片、音視頻等。企業檔案管理是企業行政管理的重要組成部分，是現代企業區別于個體經濟主體和農業主體的重要表現。建立一套科學合理的企業檔案管理制度，可以有效促進企業主營業務的發展，減少企業運營成本，提升企業競爭力，確保社會效益最大化。所以，建立科學的企業檔案管理制度，對于提高企業運轉效率有積極的作用。下面我將淺析檔案管理對企業效率的促進作用。

1 什么是檔案管理

檔案管理主要包括“實體管理” 與“信息開發利用” 兩大方面。即以企業的檔案實體管理為基礎，以信息的開發為宗旨和方向，為企業的各項工作提供憑證和參考作用。例如：收發文、會議紀要、信息簡報等都是重要的檔案，是政令上傳下達，各部門之間橫向溝通協調的依據。對檔案進行整理歸檔，需要的時候，通過檔案查閱可以準確了解已經或者即將開展的工作要點，確保企業運轉的連續性。

2 檔案的種類

檔案有廣義和狹義之分，狹義的檔案是指由企業正式制發，以紙質文檔為載體，統一保管的實體文檔。如：

1）重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、發言稿、會議記錄等。

2）企業對外的正式發文與有關單位來往的文書。

3）企業的各種工作計劃、總結、批復、統計報表及信息簡報等。

4）企業與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

5）企業職工薪酬福利方面的文件材料，以及員工合同、人元資料，臺賬記錄等。

廣義的檔案是指記錄企業運營軌跡、管理方式和企業文化的所有信息載體。除了以上5條，還包括：

6）本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

7）企業存儲在電腦、光盤、U盤、服務器、網站主頁上的電子數據等。

3 企業檔案管理對企業運營的積極作用

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用是企業檔案管理的主要形式，就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作，保障性的工作。企業通過檔案管理落實經營活動，依托檔案管理進行必要的資料整理、數據分析、信息收集和制度調整，其根本目的是為了更好地適應企業自身的發展，為經營者提供有效的參謀。比如，企業制作利潤增長分析表格，需要查閱往年同期利潤報表，此時，檔案管理就能派上大用場，幫助及時找到以往的記錄存檔，調閱相關資料，形成清晰的數據鏈條，為發現問題，修正經營方略提供參考。

所以檔案管理在現代企業運營當中的作用日益凸顯，利用科學的檔案管理，不僅可以方便經營活動，還能有效提高工作效率，降低運營成本。

4 如何開展科學的企業檔案管理工作

企業檔案蘊藏著大量可待開發挖掘的隱含知識，但是，據調查表明，占企業所有知識46%的企業檔案中蘊含的知識，“被很好地歸類，并及時提供給需要這些知識的人，從而發揮作用的只有12%。”因此，企業檔案管理工作面臨的問題不僅僅開發企業檔案的顯在信息，更為重要的是發掘檔案中的隱含知識，將這一部分知識轉換成顯在知識，實現企業的知識共享和知識創新，并轉化為實際收益。從這個角度來說，企業的檔案管理和知識管理具有共同的目標和動機。那么如何落實科學的檔案管理工作呢？

1）加強人的作用。檔案管理說到底其實是人的管理，檔案是死的，人是活的，檔案管理工作最后還是要為人的行為服務的，人在這其中的作用顯得尤為重要。首先要提升管理人員的綜合素養，培養細致耐心的工作習慣和認真負責的態度。檔案管理是很單一、很繁瑣、很枯燥的一件事情，整天和檔案打交道，死氣沉沉的，難免不會厭倦，這就需要管理人員時刻保持高度的責任心，認真對待每份檔案，哪怕這份文件或者資料已經處理完畢。只有始終保持積極的心態，投入其中，才能融入其中，從被動的工作中，做出主動的實效。另外，管理人員也要不斷加強學習，掌握最新的檔案管理方式方法，學以致用，靈活運用，只有不斷學習才能解決管理工作中的各種困難。最后，落實人事制度也是強化人的作用的重要手段，定崗定責，專人專管是檔案管理的必然趨勢。

2）建立適合企業發展的檔案管理制度。現代企業已經不再需要人管人的粗放式管理，轉而代之的是制度建設和制度管理。企業建立一套完整的規章制度，由規章來約束人的行為，進而形成一種制度化的企業運轉模式，企業員工在制度的影響下，自覺參與企業經營，減少矛盾沖突和分歧。檔案管理也是這樣，制度對形成科學的檔案管理至關重要。建立檔案管理制度，不僅可以規范管理行為，防止泄密等情況，還可以形成良好的企業文化，畢竟“制度管人”是每個企業參與者樂于見到的情形。

建立相關制度要明確規定檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等條款，還要列舉檔案的種類、秘密等級、保存時限、責任主體、權利義務、追責條款等內容，確保檔案管理工作有時效，有依據。

3）利用科技手段開展檔案管理。當今社會是信息社會，各種科技手段層出不窮，如何有效利用科技手段開展檔案管理成為新的課題。充分利用電腦網絡、云存儲、OA協同平臺、門戶網站等手段，拓展檔案管理模式，也是促進檔案管理的有效手段。在電腦進入辦公領域以前，檔案管理都是依賴手抄筆記，紙片滿天飛，工作量巨大，大量的資源浪費在空間和時間上，檔案管理的科學高效根本無從談起。引入電腦后，很多的文檔資料、影像視頻可以永久保存，甚至可以無限傳播，檔案的含義也進一步延伸開來。將各種檔案進行數字化處理，然后進行壓縮歸檔，再輔以紙質目錄登記，就能確保檔案管理萬無一失，既保證及時查閱的要求，又可以確保長期保存。我在日常工作中，就采取這樣的管理模式，首先對收發文件先進行掃描，變成電子文檔，然后編號放入指定文件夾，再登記造冊，以便查閱使用。這樣操作確實方便了管理，減輕了工作強度。此外，現在很多企業建立的云盤和門戶網站，將信息整理上傳，可以隨時調閱，非常方便，這些手段也為科學的檔案管理工作打下了堅實的基礎。再比如，企業采編的工作信息簡訊等文稿，通過網站發布，既可以展示企業文化和經營動態，又方便日后對相關活動內容的查詢，可謂一舉兩得。

事實證明，檔案管理對企業的發展有積極的作用，開展科學的檔案管理不僅可以促進企業高效運轉，還可以形成良好的企業文化。在落實科學管理的同時，合力調配人力資源，充分利用科學技術手段，能夠完善管理體質，最大限度的實現社會效益的有序增長。