淺析科學(xué)管理企業(yè)檔案，促進(jìn)效益和效率提升

鄒庚

摘 要：檔案的形式多樣，種類繁多。現(xiàn)代企業(yè)只有建立科學(xué)的檔案管理制度，并實(shí)施規(guī)范的檔案行為，才能保證企業(yè)可持續(xù)、高質(zhì)量的發(fā)展。雖然檔案管理不產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，但是它能間接促進(jìn)效益增長(zhǎng)，保障企業(yè)和員工的權(quán)益。進(jìn)行科學(xué)的檔案管理能夠提高企業(yè)工作效率，降低成本投入，實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益最大化。所以，加強(qiáng)檔案的科學(xué)管理就要從人和管理方式上下功夫，強(qiáng)化人的作用。加強(qiáng)管理方式的多樣性、合理性，是促進(jìn)檔案管理工作的重要手段。

關(guān)鍵詞：科學(xué)；人；數(shù)據(jù)

企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，既包括企業(yè)文書(shū)、文件、紀(jì)要、合同等，又包括影像資料、數(shù)碼照片、音視頻等。企業(yè)檔案管理是企業(yè)行政管理的重要組成部分，是現(xiàn)代企業(yè)區(qū)別于個(gè)體經(jīng)濟(jì)主體和農(nóng)業(yè)主體的重要表現(xiàn)。建立一套科學(xué)合理的企業(yè)檔案管理制度，可以有效促進(jìn)企業(yè)主營(yíng)業(yè)務(wù)的發(fā)展，減少企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，確保社會(huì)效益最大化。所以，建立科學(xué)的企業(yè)檔案管理制度，對(duì)于提高企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率有積極的作用。下面我將淺析檔案管理對(duì)企業(yè)效率的促進(jìn)作用。

1 什么是檔案管理

檔案管理主要包括“實(shí)體管理” 與“信息開(kāi)發(fā)利用” 兩大方面。即以企業(yè)的檔案實(shí)體管理為基礎(chǔ)，以信息的開(kāi)發(fā)為宗旨和方向，為企業(yè)的各項(xiàng)工作提供憑證和參考作用。例如：收發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要、信息簡(jiǎn)報(bào)等都是重要的檔案，是政令上傳下達(dá)，各部門(mén)之間橫向溝通協(xié)調(diào)的依據(jù)。對(duì)檔案進(jìn)行整理歸檔，需要的時(shí)候，通過(guò)檔案查閱可以準(zhǔn)確了解已經(jīng)或者即將開(kāi)展的工作要點(diǎn)，確保企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的連續(xù)性。

2 檔案的種類

檔案有廣義和狹義之分，狹義的檔案是指由企業(yè)正式制發(fā)，以紙質(zhì)文檔為載體，統(tǒng)一保管的實(shí)體文檔。如：

1）重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、發(fā)言稿、會(huì)議記錄等。

2）企業(yè)對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。

3）企業(yè)的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及信息簡(jiǎn)報(bào)等。

4）企業(yè)與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。

5）企業(yè)職工薪酬福利方面的文件材料，以及員工合同、人元資料，臺(tái)賬記錄等。

廣義的檔案是指記錄企業(yè)運(yùn)營(yíng)軌跡、管理方式和企業(yè)文化的所有信息載體。除了以上5條，還包括：

6）本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

7）企業(yè)存儲(chǔ)在電腦、光盤(pán)、U盤(pán)、服務(wù)器、網(wǎng)站主頁(yè)上的電子數(shù)據(jù)等。

3 企業(yè)檔案管理對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)的積極作用

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用是企業(yè)檔案管理的主要形式，就其基本性質(zhì)和主要作用來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)管理性的工作，服務(wù)性的工作，保障性的工作。企業(yè)通過(guò)檔案管理落實(shí)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，依托檔案管理進(jìn)行必要的資料整理、數(shù)據(jù)分析、信息收集和制度調(diào)整，其根本目的是為了更好地適應(yīng)企業(yè)自身的發(fā)展，為經(jīng)營(yíng)者提供有效的參謀。比如，企業(yè)制作利潤(rùn)增長(zhǎng)分析表格，需要查閱往年同期利潤(rùn)報(bào)表，此時(shí)，檔案管理就能派上大用場(chǎng)，幫助及時(shí)找到以往的記錄存檔，調(diào)閱相關(guān)資料，形成清晰的數(shù)據(jù)鏈條，為發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，修正經(jīng)營(yíng)方略提供參考。

所以檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)營(yíng)當(dāng)中的作用日益凸顯，利用科學(xué)的檔案管理，不僅可以方便經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，還能有效提高工作效率，降低運(yùn)營(yíng)成本。

4 如何開(kāi)展科學(xué)的企業(yè)檔案管理工作

企業(yè)檔案蘊(yùn)藏著大量可待開(kāi)發(fā)挖掘的隱含知識(shí)，但是，據(jù)調(diào)查表明，占企業(yè)所有知識(shí)46%的企業(yè)檔案中蘊(yùn)含的知識(shí)，“被很好地歸類，并及時(shí)提供給需要這些知識(shí)的人，從而發(fā)揮作用的只有12%?！币虼耍髽I(yè)檔案管理工作面臨的問(wèn)題不僅僅開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案的顯在信息，更為重要的是發(fā)掘檔案中的隱含知識(shí)，將這一部分知識(shí)轉(zhuǎn)換成顯在知識(shí)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的知識(shí)共享和知識(shí)創(chuàng)新，并轉(zhuǎn)化為實(shí)際收益。從這個(gè)角度來(lái)說(shuō)，企業(yè)的檔案管理和知識(shí)管理具有共同的目標(biāo)和動(dòng)機(jī)。那么如何落實(shí)科學(xué)的檔案管理工作呢？

1）加強(qiáng)人的作用。檔案管理說(shuō)到底其實(shí)是人的管理，檔案是死的，人是活的，檔案管理工作最后還是要為人的行為服務(wù)的，人在這其中的作用顯得尤為重要。首先要提升管理人員的綜合素養(yǎng)，培養(yǎng)細(xì)致耐心的工作習(xí)慣和認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。檔案管理是很單一、很繁瑣、很枯燥的一件事情，整天和檔案打交道，死氣沉沉的，難免不會(huì)厭倦，這就需要管理人員時(shí)刻保持高度的責(zé)任心，認(rèn)真對(duì)待每份檔案，哪怕這份文件或者資料已經(jīng)處理完畢。只有始終保持積極的心態(tài)，投入其中，才能融入其中，從被動(dòng)的工作中，做出主動(dòng)的實(shí)效。另外，管理人員也要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握最新的檔案管理方式方法，學(xué)以致用，靈活運(yùn)用，只有不斷學(xué)習(xí)才能解決管理工作中的各種困難。最后，落實(shí)人事制度也是強(qiáng)化人的作用的重要手段，定崗定責(zé)，專人專管是檔案管理的必然趨勢(shì)。

2）建立適合企業(yè)發(fā)展的檔案管理制度?，F(xiàn)代企業(yè)已經(jīng)不再需要人管人的粗放式管理，轉(zhuǎn)而代之的是制度建設(shè)和制度管理。企業(yè)建立一套完整的規(guī)章制度，由規(guī)章來(lái)約束人的行為，進(jìn)而形成一種制度化的企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)模式，企業(yè)員工在制度的影響下，自覺(jué)參與企業(yè)經(jīng)營(yíng)，減少矛盾沖突和分歧。檔案管理也是這樣，制度對(duì)形成科學(xué)的檔案管理至關(guān)重要。建立檔案管理制度，不僅可以規(guī)范管理行為，防止泄密等情況，還可以形成良好的企業(yè)文化，畢竟“制度管人”是每個(gè)企業(yè)參與者樂(lè)于見(jiàn)到的情形。

建立相關(guān)制度要明確規(guī)定檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等條款，還要列舉檔案的種類、秘密等級(jí)、保存時(shí)限、責(zé)任主體、權(quán)利義務(wù)、追責(zé)條款等內(nèi)容，確保檔案管理工作有時(shí)效，有依據(jù)。

3）利用科技手段開(kāi)展檔案管理。當(dāng)今社會(huì)是信息社會(huì)，各種科技手段層出不窮，如何有效利用科技手段開(kāi)展檔案管理成為新的課題。充分利用電腦網(wǎng)絡(luò)、云存儲(chǔ)、OA協(xié)同平臺(tái)、門(mén)戶網(wǎng)站等手段，拓展檔案管理模式，也是促進(jìn)檔案管理的有效手段。在電腦進(jìn)入辦公領(lǐng)域以前，檔案管理都是依賴手抄筆記，紙片滿天飛，工作量巨大，大量的資源浪費(fèi)在空間和時(shí)間上，檔案管理的科學(xué)高效根本無(wú)從談起。引入電腦后，很多的文檔資料、影像視頻可以永久保存，甚至可以無(wú)限傳播，檔案的含義也進(jìn)一步延伸開(kāi)來(lái)。將各種檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，然后進(jìn)行壓縮歸檔，再輔以紙質(zhì)目錄登記，就能確保檔案管理萬(wàn)無(wú)一失，既保證及時(shí)查閱的要求，又可以確保長(zhǎng)期保存。我在日常工作中，就采取這樣的管理模式，首先對(duì)收發(fā)文件先進(jìn)行掃描，變成電子文檔，然后編號(hào)放入指定文件夾，再登記造冊(cè)，以便查閱使用。這樣操作確實(shí)方便了管理，減輕了工作強(qiáng)度。此外，現(xiàn)在很多企業(yè)建立的云盤(pán)和門(mén)戶網(wǎng)站，將信息整理上傳，可以隨時(shí)調(diào)閱，非常方便，這些手段也為科學(xué)的檔案管理工作打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。再比如，企業(yè)采編的工作信息簡(jiǎn)訊等文稿，通過(guò)網(wǎng)站發(fā)布，既可以展示企業(yè)文化和經(jīng)營(yíng)動(dòng)態(tài)，又方便日后對(duì)相關(guān)活動(dòng)內(nèi)容的查詢，可謂一舉兩得。

事實(shí)證明，檔案管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展有積極的作用，開(kāi)展科學(xué)的檔案管理不僅可以促進(jìn)企業(yè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)，還可以形成良好的企業(yè)文化。在落實(shí)科學(xué)管理的同時(shí)，合力調(diào)配人力資源，充分利用科學(xué)技術(shù)手段，能夠完善管理體質(zhì)，最大限度的實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益的有序增長(zhǎng)。