醫院檔案管理工作中存在的問題和改革思路探究

王曉峰

摘 要：檔案管理本身的領導性、保密性、專業性很強，認真分析工作問題，找出有效應對策略顯得非常必要且關鍵。信息時代已經來臨，科學技術創新研發，醫院檔案管理工作思路應有一個多元化轉變，摒棄傳統的管理觀念，構建全新的管理模式，在人員的培訓和硬件的完善上多下功夫，有利于醫院其他部門工作的有序開展，同時健全各項制度，助推著現代醫療衛生事業的可持續發展。這是一舉多得的，我們何樂而不為呢？本文針對醫院檔案管理工作中存在的問題和改革思路進行了一些探討。

關鍵詞：醫院檔案管理；工作問題；改革思路；研究；分析

提高檔案管理人員的綜合素質與業務能力，響應的是這個時代的呼喚。醫院檔案管理者應具備一定的全局意識，并對自身的政治素養、能力水平、操作問題有一個準確的認識，要在實踐中積累經驗、總結教訓，保持高度的工作熱情，提高檔案的管理質量。做好了這項基礎工作，能為醫療衛生事業的發展及和諧社會的建設掃清各類障礙，提供強大助力。筆者從事了多年的醫院檔案管理工作，現憑借自身的從業經驗，對檔案管理的常見問題、改革思路發表幾點新的看法，希望能為其他業內人士的日常工作提供一些可行性建議。

1 醫院檔案管理工作中存在的問題

1.1 重視程度不夠

檔案管理工作無法直接創造出經濟效益，所以一直以來，醫院都未對其給予高度重視。很多醫院都把檔案管理視為病歷的保存、材料的收集，覺得這項工作可有可無，對于它的專業屬性、整體特征、內涵表現了解的并不全面，沒有設立一個專門的管理結構，沒有配備高素質的工作人員[1]。部分醫院還把檔案管理工作與財務工作、人事工作結合在一起，長年無人問津，甚至徹底廢除。檔案材料利用率偏低，督促考核未見落實，給醫院長遠規劃目標的實現帶來了嚴重的不良影響，管理質量越來越差，管理效果不盡人意。

1.2 管理職能不明

醫院檔案管理工作大多與行政辦公室工作同時進行，綜合性、專業性、科學性特征并未體現出來。在歷史原因和行業要求的影響下，檔案管理室一般會存放文書檔案、科技檔案、會計檔案、實物檔案、音像檔案等，而醫療文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案則會由各個業務部門進行直接管理，內部格局非常混亂，部門職能有所減弱。到目前為止，醫院檔案還沒有一套統一的管理制度和方法，沒有統一的管理模式，檔案機構設置五花八門。目前多數醫院檔案管理既分散又混亂，如人事檔案存放在人事部門；科技檔案、病歷檔案存故在科研和醫務管理部門；會計檔案保存在財務部門；工程圖紙放在總務科或基建部門；綜合檔案室卻只保存文書檔案，失去了它本身應有的職能作用。醫院不同時期的各項檔案一直在不同的管理部門內部保存，隨著醫院的變遷、機構調整，個別檔案不可避免地要出現遺失或損毀，就很難保證檔案的完整性，這種檔案管理現狀極不適應建設現代化醫院的需要，而且對開發利用檔案資料也十分不利。

1.3 信息化水平低

目前科技的發展日新月異，但計算機及網絡技術管理在檔案管理中還沒有普遍應用，大多數醫院檔案的加工和檢索還采取最原始的手工操作，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。另外，醫院檔案管理部門是醫院消耗單位，不能獲得直接經濟效益，缺乏資金，沒有足夠的資金投入檔案信息化建設上來。因此往往不注重更新設備，檔案管理設備陳舊，管理技術落后，這些不利因素的產生是造成檔案不能給利用者提供快速、便捷檔案的直接原因。

1.4 人員素質較差

目前醫院檔案專業人員隊伍的水平參差不齊，他們在專業素質、理論水平、文化程度等方面各有不同，但總體水平較低。許多檔案管理人員并非檔案專業，而是由醫院臨床和職能科室的人員兼職，多存在專業知識老化、知識面較窄、知識結構不合理等現象[2]。加之檔案管理隊伍學歷普遍偏低，現代科學知識貧乏，外語水平不高，高層次的檔案專業人才較少，這些情況已不適應新形式下的檔案事業發展。隨著醫院規模日益擴大，醫保、農合措施的實施，檔案數量日益增多，檔案內容日益豐富，檔案信息載體日益多樣，檔案管理手段日益先進，對檔案專業人才的素質建設提出愈來愈高的要求，然而，醫院卻往往忽視對檔案管理人員的培訓和繼續教育，致使檔案管理人員思想觀念和管理水平跟不上時代的發展，缺乏創新和活力。

2 醫院檔案管理工作的改革思路與有效策略

2.1 加強學習啟發意識

思想決定行動。加強學習，扭轉錯誤意識是加強檔案工作的前提。檔案管理是醫院管理的重要組成部分，各級醫院要切實加強對檔案工作的領導，把它納入重要議事日程，作為醫院發展的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展[3]。可以通過會議、參觀學習、典型事例宣傳等形式，大力宣傳檔案工作，使醫院領導、中層干部、職工都充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系。領導重視，全民動員才能使檔案工作取得長足進步。

2.2 重視領導健全制度

建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是集中統一管理檔案的關鍵。為適應檔案管理現代化的需要，我院建立了檔案管理網絡，成立由分管院長任組長的檔案管理小組，各職能部門設兼職檔案員，兼職檔案員對本部門檔案負總責，形成三級管理網絡。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新，必須建立與之相適應的科學的管理體系——檔案管理信息中心，明確職能，將醫院各門類檔案統一管理、統一考核，使檔案管理與醫院各項工作同步考核評價，同步發展，這樣即能保證歸檔材料的完整系統，又便于將檔案的開發列入計劃，納入日程，落實責任，跟蹤檢查。

2.3 人員培養促進發展

檔案管理人員要改變過去“等、靠、要”的傳統工作模式，打破過去“重管輕用”的陳舊管理方式，由封閉式管理向開放式管理轉變，由被動向主動轉變，充分發揮檔案的信息資源功能，把檔案工作同醫院的社會效益聯系起來，在主動服務、跟蹤服務和開發利用上狠下功夫[4]。只有檔案管理人員的素質跟上時代的節拍，開拓進取，才能保證檔案工作在醫院改革中發揮應有的作用。要加強檔案法的學習，根據檔案工作發展的需要，制定切實可行的年度學習計劃，并區別不同層次、不同對象、不同崗位，明確學習目標，采取不同的學習內容和方法。鼓勵工作人員積極參加學術交流活動，注重知識的更新。結合醫院管理與臨床實際發展的需要，有目的、有針對性地開展應用為主的檔案方面的研究和技術創新，不斷提高檔案工作人員的專業知識和管理水平。

2.4 完善內部硬件建設

應根據醫院的具體情況，逐步配備計算機、照相機、攝像機、打印機、掃描儀等設備，并采用檔案管理系統專用軟件進行輔助立卷、編目、檢索、統計、借閱等工作，改變傳統的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高效率。具備條件的醫院，可以將檔案目錄和部分內容納入局域網，利用網絡系統加強各部門之間，院際之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足醫療、教學、科研等多方面的需求，從而推動醫院各項事業的發展。

3 結語

總而言之，信息技術的快速發展，使醫院檔案管理工作面臨著諸多機遇與挑戰。我們在調整檔案管理思路的同時，要用心研究新的方法，不斷探索新的路徑，重視人員的培訓、制度的建設、內容的補充，敢于為了醫院信息化建設，現代化發展做出應有貢獻，充分的開發檔案信息，高效的利用管理優勢，最終取得最滿意的營銷戰略成果。

參考文獻

[1]姜海娟.醫院檔案管理工作現存問題及改革探究[J].科技創新導報，2016（04）262-263.

[2]徐楠松.新醫改背景下醫院檔案管理工作思路[J].科學中國人，2016（15）19-20.

[3]李彬.醫院檔案管理工作問題和改革思路[J].大眾投資指南，2018（09）44-45.

[4]郭曉璇.試析檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用[J].辦公室業務，2018（23）77-79.