機關事業單位管理工作的及時性研究

李元鋒

摘 要：隨著時代經濟的進步，機關事業單位的檔案管理工作形式也發生了變化，從而使得檔案管理工作者對其信息的及時性運用要求愈來愈高。在經濟水平迅速發展的當下，機關事業單位的檔案工作展開方式仍然十分受到傳統的紙質檔案存儲方式的影響，導致機關事業單位某些和檔案信息相關的工作開展時，無法及時獲取相關的信息，對事件發生的歷史性以及現實性影響都缺乏了解，因此，在事業單位工作方式改革的今天，如何完善機關事業單位的檔案管理工作，使其發揮管理信息的及時性，成為機關事業單位探究的重點內容。

關鍵詞：機關事業單位；及時性；檔案管理

在快時代生活節奏的今天，社會群眾對機關事業單位的工作效率要求也逐漸提升，但是由于檔案信息的管理內容范圍較為龐大，以及與檔案信息管理相關的業務量也逐漸提高，導致機關事業單位的工作效率達不到預期效果。究其根源，是因為機關事業單位對于檔案管理信息的結構和工作方式在業務開展的過程中有一定的局限性，對不同部門工作所需的檔案信息的范圍、種類沒有明確的界定，以及在檔案管理信息的加工、檢索和傳遞過程中效率低下，缺乏對工作時間的把控。因此，機關事業單位不斷地提高自身檔案信息管理工作及時性要求，不僅是為各級主管部門以及業務執行人員提供相關的有效信息來源，提高工作效率的有效途徑，也是機關事業單位順應時代發展潮流，不斷完善自身管理結構，與時俱進的重要表現。

1 機關事業單位管理工作的現狀

1.1 機關事業單位檔案管理工作的內容缺乏與時俱進，較為陳舊老化

機關事業單位的信息管理是明確要求信息管理者要具備較強的保密意識，以及較好的檔案信息管理能力，以此為檔案管理工作的有序進行提供可靠的保障。檔案管理工作的內容是涵蓋各類檔案的資料接收、分類整理、以及鑒定保管等，其工作內容范圍廣泛，涉及各部門的工作材料。而機關事業單位重視檔案管理工作的及時性要求，不僅有利于深化機關事業單位檔案管理者的管理理念的改革，還可以改善傳統的檔案管理體制帶來的弊端。因此，在機關事業單位的管理工作中，檔案信息管理愈來愈受管理層的重視。但是，在現如今的檔案管理工作的展開中，還是存在著傳統管理方式遺留下來的欠缺，比如，傳統物理存儲式的檔案信息管理，導致某些檔案信息未能及時的跟隨時間變化更新內容，使檔案信息存在一定的滯后性，從而在工作展開過程無法發揮有效的價值，甚至還有可能給組織造成巨大的損失。

1.2 機關事業單位檔案管理工作方式載體較為落后，影響工作效率

隨著現代科學技術的普及，機關事業單位的檔案管理工作方式也面臨著改善和更新的局面。基于檔案管理信息的及時性和準確性要求，將檔案管理工作與網絡科學技術相結合起來成為了完善機關事業單位檔案管理結構的重要途徑之一。以此，不僅可以構建網絡化的信息儲存平臺，并且以信息管理為基礎，培養高素質的網絡管理員工，優化工作資源的整合，真正發揮信息的及時性，為各部門的工作人員提供正確決策的有效依據。但是，在當下的單位檔案管理過程中，機關單位檔案管理者很難從管理理念及行為上對單位、員工負責，在管理方式上的還是較為陳舊。雖然，在一定程度上，信息科技的現代化滲入到了機關事業單位的管理工作方式中，但是員工對于網絡化的使用欠缺熟練度，大部分還是采取紙質媒介進行記載、儲存、傳遞信息，導致現代化技術在工作方式上僅僅停留在層面之上，無法真正發揮其工作價值，長此以往，必然會影響單位管理者的責任意識和風險意識，為機關事業單位與時俱進，優化檔案管理信息工作結構造成了負面影響。

2 機關事業單位管理工作及時性的重要意義

2.1有利于優化檔案管理結構，完善信息資源共享平臺

在某個程度上來說，機關事業單位檔案管理工作的及時性是影響其工作質量的直接因素。在機關事業單位管理的實際工作中，其檔案管理工作僅限于對檔案資料的接受、整理、分類、保管以及制定和組織實施檔案干部隊伍建設，但是對檔案信息資源的開發及利用這部分卻缺乏認知。構建網絡化的檔案信息管理平臺也僅僅是基于時代科技的普及和推動，現代化的工作方式運用卻無法深入到位，對單位內部的管理工作效率影響較大。而機關事業單位加強對管理工作及時性的重視，是事業單位全面收集和反應單位各方面信息，及時進行檔案信息傳遞的表現，也是深入機關事業單位檔案管理結構改革，完善資源共享平臺的有效方式。網絡化的檔案管理方式，以現代科技為媒介進行信息管理，充分發揮了檔案管理信息資源的及時有效性，將剛性約束和時代科技有效結合，有利于創新機關事業單位的管理機制，推動“無紙化”辦公時代的到來。

2.2 有利于提升檔案管理的質量，為正確決策提供有效依據

面對時代進步的發展以及社會群眾生活方式的改變，機關事業單位的工作方式也逐漸發生變化。在傳統的機關事業單位管理工作模式期間，機關事業單位的管理方式較為傳統，統一管理，上傳下達，從而導致機關事業單位在發展過程中過于注重現實工作效率的流向，對檔案管理質量方面稍有欠缺。但是在當下的信息化工作環境下，檔案管理成為了機關事業單位工作開展的重要資源。而注重機關事業單位檔案管理的及時性原則，進行有效的構建網絡化信息管理平臺，不僅有利于節約工作成本、提高管理工作的效率，還有利于從網絡管理層面深化機關事業單位的管理結構，為各部門的工作人員進行正確決策提供依據。

3 深化機關事業單位管理工作及時性的途徑

3.1 積極展開員工信息化管理培訓，提高員工的綜合素質

機關事業單位的檔案管理是一項對員工工作素質要求較高的工作，培養高素質的檔案信息管理者，對檔案信息工作的開展可以更好的對過去發生的信息進行總結，從而有效及時的把握現在的機遇，還能夠為將來的工作決策明確方向。加強事業單位管理工作的及時性，是機關事業單位為檔案管理工作進行明確分工，優化管理結構的有效舉措。由于傳統紙質檔案管理工作者缺乏足夠的信息化管理技術，所以培養高素質的信息化檔案管理人才是一項迫在眉睫的工作。良好的信息化管理團隊，不僅對機關事業管理工作的風險意識和責任意識有清楚的認知，還能夠加強自我效能管理，從各方面優化單位管理結構。

3.2 深化信息化檔案管理數據庫建設，維護管理平臺的穩定性

在機關事業單位的檔案管理信息具有時間價值，而傳統的機關事業單位檔案管理方式無法有效發揮檔案管理信息的適用性和及時性，因此，機關事業單位檔案管理工作方式不僅需管理理念需要更新，其工作展開機制上也應進行創新。除了構建網絡化的檔案管理平臺之外，還需要深化信息化檔案管理數據庫的建設，對各部部門的檔案信息進行更新，在檔案管理的軟件硬件都要定期維護，為機關事業單位的管理平臺的穩定使用提供物質保障。

4 結語

綜上所述，重視機關事業單位管理的及時性特點，不僅是事業單位有效發揮檔案信息工作價值，提高工作效率的有效途徑，也是其工作方式在現代生活中與時俱進的體現。因此，在展開單位檔案管理工作時，檔案管理者要更新自身的管理理念及方式，不斷提高工作素質，優化單位檔案管理的工作效率。

參考文獻

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