試析醫院人事檔案管理中數字信息化的應用

文/德州市立醫院 徐新光

醫院要想提升綜合管理水平，人事檔案的管理就顯得極為重要。隨著生存環境的變化和人們健康保健意識的增強，醫院的醫護工作重要性會逐漸凸顯出來，其經營業務范圍的不斷擴大，需要更多新的醫護、管理人員的加入，而傳統的記錄醫院人事檔案的管理方式已經滯后于醫院的發展。因此，數字信息化時代的來臨和網絡的不斷普及，使得醫院的人事檔案管理也應與時俱進，共同發展，有效地將數字信息技術與醫院的人事檔案管理工作結合起來，讓信息化技術真正為醫院的人事檔案管理工作服務。

一、醫院人事檔案管理中應用數字信息化的意義

（一）充分實現醫院內部信息資源共享。利用數字信息化技術為醫院的人事檔案建立相應的檔案管理平臺，把人事檔案通過數字化之后形成電子檔案，為上級管理部門或醫院內部相關信息需求單位提供一站式檢索服務，將會進一步提高各科室部門之間的開放性，也有利于醫院內部實現信息資源共享。同時，將數字信息化運用到醫院的人事檔案管理中能夠促進醫院檔案管理方式的現代化推進，通過先進的網絡技術與人們的智能化、網絡化的生活方式相接近，既方便了醫院內部的查詢，也有利于提高信息的時效性。

（二）有效提高醫院人事檔案管理工作的效率。隨著國家醫療體制改革的不斷深化，網絡信息化領域的不斷拓展，醫院的人事檔案作為記錄人才信息的主要載體，悄然步入了數字信息化的時代。數字信息化的人事檔案管理，對于醫院的相關工作崗位的管理、人員調動以及工作安排等方面提供了極大的便利，有利于醫護人員原始檔案數據的保存以及查詢等，徹底避免了過去人事檔案管理中存在保存原始檔案難、人工管理查詢難等問題。在現實工作中，一部分醫院仍然存在以人工為主要方式的檔案管理方式，以紙質為主要材質的存儲模式，這就會耗費很大的人力和時間去做定期的查找和檢查，也增加了醫院的費用支出。

二、數字信息化在醫院人事檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理意識薄弱，重視程度不夠。傳統意義上，醫院的重點工作是以醫療工作為中心，因此對于醫院人事檔案的管理這一方面并沒有給予足夠的重視，相應地，對于人事管理的資金投入也不到位，普遍存在重經營、輕檔案的現象，沒有真正意識到人事檔案管理在醫院經營過程中的重要作用。這樣的結果其實對于醫院的人事檔案管理的信息化是非常不利的。醫院對醫療之外的人事檔案不夠重視，導致了醫院人事檔案管理的房屋配置、硬件設施和數據信息處理的資金投入不足；導致了醫院人事檔案管理人員對于人事檔案管理這一工作本身的不夠重視。他們側重于對檔案簡單的整理、收集相關的檔案資料等日常性工作，并沒有真正對醫院的檔案進行數據處理或者數據統計建設等工作，因此非常不利于醫院人事檔案數字信息化管理。另外,當前一些醫院人事檔案的管理工作人員往往身兼數職，他們大多數沒有把醫院的人事管理進行認真對待,這些均有待于進一步改進和完善。

（二）標準體系建設落后，缺乏相應的管理制度。在醫院檔案管理中，沒有電子檔案歸檔管理的標準，也缺乏電子檔案或者是電子文件進行分類和歸檔的方法和范圍，標準體系落后，這樣就會導致珍貴的電子檔案和個人信息遺失或者是被破壞，為醫院有關部門正常開展工作帶來了困難。由于沒有建立起統一遵循的標準和體系，加之運行的一些人事檔案軟件不具有兼容性或兼容性較低，無法采用分級管理模式，影響了檔案管理的有效性和分享性。另外,在醫院的人事檔案管理中，相關部門應該對于人事檔案做好相應的保密工作。盡管有《檔案法》等相關法律法規的頒布，但是在實際工作中人事檔案的機密性需要進行加強，這是一個不容忽視的問題。因此醫院的相關管理部門應該對此加以重視，健全標準體系，加強數字信息化條件下醫院人事檔案管理的保密性措施的建設。

三、數字信息化在醫院人事檔案管理中采取的措施

（一）加強認知，提高認識。醫院人事檔案管理工作離不開領導的關注和重視，要想做好醫院人事檔案管理工作，必須要增強領導在該方面的認識，明確人事檔案管理的重要性，使其全力配合與支持人事檔案管理工作，并把其納入正常的工作中去，做到房屋配套、設施齊全、及時更新、定期檢查，確保人事檔案管理快速步入正軌。隨著云時代的來臨，人們對醫院檔案管理信息化建設提出了更高的要求，因此將數字信息化運用到人事檔案管理中是大勢所趨，醫院的管理也正走向信息網絡化，并逐步朝著現代化的管理模式不斷邁進。只有在人事檔案管理方面引起足夠的重視，才能夠逐漸體現出信息化管理在醫院人事檔案中的巨大價值。

（二）引進人才，加強管理。醫院人事檔案管理水平的高低、醫療水平的優劣，服務質量的總體水平如何，不只是取決于收集人事檔案管理工作人員的數量多寡，關鍵取決于檔案管理人員的整體素質和專業水平。因此引進的人才不僅需要掌握人事檔案管理知識，還需要熟悉現代計算機網絡技術，能靈活運用數字信息化技術，有利于醫院的規范化管理和整體管理水平的提升。在引進人事檔案管理人才的同時，也要加強對這些專業人才的綜合考核。由于醫院人事檔案管理工作的特殊性，所以對于相應的工作人員來說，必須要具有較好的職業道德素質和較強的責任感以及保密意識。因此，要特別注意將數字信息化、網絡技術、數據庫的建立與處理等更好地結合起來,做好醫院的人事檔案信息管理建設，讓人事檔案管理發揮其應有的作用。

（三）加強硬軟件建設。將數字信息化更好地運用到醫院人事檔案管理中，不僅需要相應的硬件支持，也需要醫院引進相關的軟件技術，從而建立起相應的醫院人事檔案管理平臺。因此，作為醫院的高層管理者，加強硬件建設的資金投入，建立起標準的現代化的醫院人事檔案管理場所，對于醫院人事檔案管理工作人員的辦公室以及檔案的閱覽室應該嚴格分開。在建好硬件的同時，還要引進相應的軟件設施。對于如今飛速發展的信息化和網絡化時代來說，利用軟件設施建立相應的醫院人事檔案平臺是非常有必要的。并且這種人事檔案管理平臺可以同醫院的其他管理系統相結合，更好地實現醫院信息、資源的共享，這樣也可以更好地促進醫院各個方面及時獲得相應的信息，以促進相關的措施或者方案的處理更加合理。

四、結語

綜上所述，將數字信息化運用到醫院的人事檔案管理中，是社會發展和信息技術發展的必然趨勢。明確醫院人事檔案管理中應用數字信息化的意義，針對應用中存在的問題，加強硬件建設，引進相應的軟件和專業人才，采取積極的改進措施，建設好數字信息化的醫院人事檔案管理系統，需要醫院上下各個層面加強對這一問題的重視，樹立數字信息化人事檔案管理的意識，為醫院的全面發展奠定基礎。