談新形勢下檔案信息化工作的幾點感想

文/阿拉善職業技術學院 李海霞

檔案信息化管理的重要性不言而喻，因此在高職院校要順應時代的發展，在高校的檔案管理工作中推行信息化管理，找到相應的對策，提升檔案信息化管理的水平。作為一名高職院校的檔案管理人員，我在實際的工作中總結出以下幾個方面的內容，希望能夠與大家一起探討檔案信息化管理的相關對策。

一、更新檔案管理觀念促進檔案信息化建設

首先，單位的領導要對檔案管理的工作進行重視。隨著信息化時代的到來，檔案管理的質量也因為信息化技術而得到了提升，同時，信息化時代也對檔案管理工作提出了挑戰。因此，單位的管理者要高度重視這樣的挑戰，采取積極的措施去應對挑戰，尤其是對檔案管理的安全性問題上一定要引起足夠的重視。要對檔案管理工作人員的專業素質和思想素質都進行重視，通過培訓全面提升他們的素質，只有這樣才能從源頭上保障檔案管理工作的高效性和安全性。

二、加快檔案信息化的基礎設施建設

在高職院校的檔案管理工作中，要實現信息化，第一步就必須要加強基礎設施建設。因此，高職院校必須要加強檔案硬件設備建設，重視檔案管理的安全性。例如：檔案信息網絡系統、檔案數字化設備等。因為檔案要實現信息傳輸，實現交換和資源共享，就必須有先進的基礎設施。先進的檔案信息網絡建設是檔案信息化工作的基礎，它對發揮檔案信息化的整體效益具有積極作用。

信息化的檔案管理工作不僅需要人工的管理也需要先進設備的支持。所以，檔案硬件設備建設非常重要。檔案管理工作中計算機網絡的作用非常大，它是形成電子檔案的基礎。電子檔案的管理具有十分便捷的優勢，但還是存在相應的隱患。檔案管理的安全性就是其中的一個問題。因此，在新形勢下，必須設置檔案安全管理系統對紙質檔案和電子檔案的管理都應該進行加強。首先要加大資金投入，在資金上確保檔案管理工作的正常開展。在投入設備之后，還要對設備進行定期的維護和保養，這樣才能全面地加強檔案管理硬件設備的建設，為檔案管理工作的提升起到積極作用。

三、加強檔案信息資源建設

加強高職院校的檔案信息資源建設具有積極的意義。它是檔案信息化建設的基礎，同時也是這項工作的核心，而且它還是一項長期的工作。此外，它也是衡量一所學校檔案信息化管理水平的一個重要標志。在高職院校的檔案信息資源建設中，包括以下的內容：一方面是館藏檔案的數字化，另一方面是電子文件的采集和接收。因此，要重視以上的工作內容，才能不斷地提升檔案信息化管理的質量。

四、建立信息化檔案管理制度，提升檔案管理的效率

教學檔案的信息化、網絡化必須形成一種規范的管理制度。一是規范教學檔案的分類范圍標準；二是對信息數據采集填報人員的身份、權限等方面進行規定。從而使檔案中教學信息資料的來源得到保證，也對其真實性、準確性進行把控。同時，要達到教學數據在采集和報送中的規范化操作，就必須注意以下幾個方面。第一是數據填報的程序；第二是確定教學數據來源的相關責任部門或者個人；第三是填報數據的標準。

此外，高職院校還要重視教學數據采集的培訓，形成培訓制度。根據數據平臺要求對數據采集員制訂工作流程，對他們的工作進行考核，形成考核制度，這樣就形成了固定的工作模式，對檔案管理工作具有積極意義。

五、高職院校要對檔案管理軟件進行重視

實現標準化的教學歸檔工作對于高職院校的信息化檔案建設來說，既是重點也是難點。在我國的高職院校中，有大部分院校是原來的中專學校進行組合之后升級而成的。因此，在學校的教學行政管理過程中，存在著各系分散分級管理的情況，對于檔案管理的意識淡薄，因此檔案管理的質量就不夠理想。

對于高職院校來說高效歸檔是一個難題。因此，在新的環境下，信息技術為教學檔案的歸檔帶來了新的希望。它將信息量非常大、信息內容復雜的教學檔案進行歸檔。不僅節約了檔案管理人員的工作時間也提升了他們的工作質量。

教學軟件和數據庫的應用將龐大的信息進行分類，它還可以使電子數據、材料達到標準化程度，為信息化檔案建設的標準化提供了堅實的基礎。高職院校要對信息化檔案建設的水平進行提升，就必須重視管理軟件的使用，這對文檔一體化管理起到了促進作用。將檔案管理工作層次從文檔管理的層面提升到檔案管理層面。

因此，高職院校要轉變思想，對紙質檔案管理模式的弊端進行規避，將檔案信息化的建設進行重視，對管理軟件進行重視，為后期工作提供便利。比如，在當今的高職院校中，當學校和教師能感受到網絡排課的優點，他們就不再樂意進行手工排課。這就是信息化檔案建設的優勢所在。因此，高職院校要重視相關軟件的運用，注重檔案信息標準化平臺的搭建，只有這樣才能將每一項檔案管理工作都形成標準的數據庫。

六、高職院校要實現檔案信息化建設的集成化管理

集成化管理必須調動各相關部門來參與一項工作。在這樣的管理過程中，各單位各部門都有一個明確的指導思想、目標和方向，從而實現資源的高效整合。在高職院校信息化建設中，要加強這項工作的集成化管理，形成各個教學部門之間的合力，它們之間能夠形成相互協調的工作模式和工作關系。從而提升檔案信息化建設的效率，因此，集成化管理是高職院校檔案信息化管理的必要措施，也是必經之路。

要做集成管理，高職院校購買教學管理集成系統就是一個可行的措施。但是，市面上的集成系統運用不是簡單的拿來就可以用。它們大都與高職院校的實際教學管理系統之間存在不兼容的問題。這就為高職院校的集成化管理帶來了難題。但是，只要高職院校對自身的教學需求進行調整，在集成系統的運用中進行不斷的磨合，就可以將信息化管理和集成化管理二者的優勢進行有機結合。

七、高職院校還要注重提升檔案管理人員的綜合素質

在檔案管理工作中，必須要對檔案管理人員進行嚴格的把關，挑選綜合素質非常高的人員參與到工作中。首先，科技突飛猛進，在這樣的新形勢下，自動化已經成為檔案管理工作發展的趨勢，所以對工作人員的要求就必須得到提升。因此，在招聘工作人員的時候，就應該對應聘者的專業進行限定，主要招聘檔案專業畢業的高校學生。

另外，在工作人員正式上崗前，崗前的培訓也必須進行，同時要加強崗前培訓的評估，淘汰那些不合格的人員。同時選擇對于檔案管理工作知識比較熟悉、思想素質合格的人員。其次，要在工作中對檔案管理工作人員進行職業素質的培訓。由于檔案記錄著單位的發展經歷和重大事件，它的意義不言而喻，所以必須要保證它的保密性。所以，如果不對工作人員的道德素養進行重視，檔案泄露的現象就會發生，不利于檔案管理的發展。因此，要加強工作人員責任感，進而提高檔案管理工作人員的綜合素質，只有這樣才能推進檔案管理工作。

八、結束語

高職院校的檔案信息化建設不僅是復雜的，也是一個長期的過程。高職院校要對其引起高度重視，而且還要在人力、物力（技術）和資金上加大投入，為檔案的信息化管理提供重要的資金保障和決策制定，將高職院校的信息化檔案建設工作引向更加高的層次。此外，在信息化檔案建設建成的基礎上，高職院校可以運用信息化檔案對各個院部進行工作質量考核。檔案信息化管理工作對于高職院校的信息發布、傳遞和共享帶來便捷，將促進這項工作形成新的局面。同時，高職院校的檔案管理工作必須得到管理人員的重視，要在檔案的管理中更新管理觀念，提升自身的技能，促進檔案管理質量的提升。