社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的信息化研究

文/三明市清流縣社會(huì)勞動(dòng)保險(xiǎn)管理中心 黃炳輝

社會(huì)保險(xiǎn)屬于社會(huì)保障制度的重要組成部分，能為喪失勞動(dòng)能力、暫時(shí)失去工作崗位的人口提供一定的收入或補(bǔ)償，保險(xiǎn)內(nèi)容主要包括養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育五大類。社會(huì)保險(xiǎn)制度在實(shí)施期間，會(huì)形成一定的檔案資料，以下結(jié)合實(shí)踐，探討了社保檔案管理工作的信息化途徑。

一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化管理的必要性

（一）歷史必然性。針對社會(huì)保險(xiǎn)檔案進(jìn)行信息化管理，是歷史發(fā)展的必然結(jié)果，能解決以下問題：第一，檔案數(shù)量大。經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，為人們的就業(yè)提供了更多機(jī)遇，因此參保人數(shù)明顯增多，相應(yīng)地社保檔案資料數(shù)量也在增多。信息化管理利用專業(yè)設(shè)備取代人工操作，不僅能提高管理效率，而且能避免資料文化破損，延長檔案的使用壽命。第二，使用效率低。以往檔案資料采用實(shí)物形式，由于收集、整理、保管不便，因此流通和使用效率低。單純以檔案資料的調(diào)閱為例，工作人員手工操作和檔案查詢需求之間不匹配，會(huì)延長辦理時(shí)間。第三，管理不科學(xué)。對社保檔案進(jìn)行信息化管理，具有明確的流程和標(biāo)準(zhǔn)，在歸集、整理、查閱、維護(hù)等方面，能解決應(yīng)歸不歸、應(yīng)檔不檔的情況，滿足新形勢下社保檔案管理的需求。

（二）社會(huì)現(xiàn)實(shí)性。第一，社會(huì)環(huán)境。社保檔案管理的信息化，不僅是檔案管理的發(fā)展前景，也是實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新的契機(jī)。尤其在信息時(shí)代背景下，檔案管理機(jī)構(gòu)必須抓住這一機(jī)遇，通過科學(xué)規(guī)劃，促使管理工作健康快速發(fā)展。第二，技術(shù)環(huán)境。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫為代表的新型技術(shù)，為檔案管理工作的開展提供了技術(shù)支持。其中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的升級(jí)，是檔案信息化管理的前提，提供了必備的硬件條件。第三，政策環(huán)境。早在2002年，國家就提出《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，將檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的體系中。2011年，在全國檔案事業(yè)發(fā)展的“十二五”規(guī)劃中，將數(shù)字化檔案資源建設(shè)，作為檔案工作的首要任務(wù)，促使社保檔案信息化管理工作有章可循。

二、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的信息化建設(shè)途徑

（一）提高檔案意識(shí)。社保檔案管理工作的信息化建設(shè)，首先要提高檔案意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。其一，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)揮帶頭作用。檔案管理機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該提高現(xiàn)代化管理水平，分析社保檔案工作的特點(diǎn)，合理配置人力、物力、設(shè)備等資源，形成積極的文化氛圍。其二，加大宣傳力度，利用板報(bào)、官方網(wǎng)站、微信群等途徑，介紹社保檔案管理工作的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，為實(shí)際管理工作的開展指明方向，降低管理的隨意性和盲目性。

（二）完善管理制度。以《檔案法》《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》為準(zhǔn)，結(jié)合檔案管理機(jī)構(gòu)的實(shí)際工作情況，制定本單位的檔案管理制度，具有科學(xué)性、針對性的特點(diǎn)。以檔案的分類為例，按照專業(yè)類別的不同，可以分為人事、文書、業(yè)務(wù)等類型；按照載體形式的不同，可以分為文字、圖片、影音等類型。不論哪種類型的檔案，均要從歸集、整理、保管、查閱、保密等方面，形成完善的管理制度。此外，社保檔案服務(wù)于參保者和整個(gè)社會(huì)，管理制度的制定，應(yīng)該結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)，并借鑒國內(nèi)外成功的管理經(jīng)驗(yàn)，促使管理人員熟練掌握業(yè)務(wù)，提高服務(wù)水平。

（三）加快軟硬件建設(shè)。在硬件建設(shè)上，一方面要加大資金投入力度，結(jié)合檔案管理工作的需求，配置各種硬件和軟件，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。以數(shù)據(jù)庫技術(shù)的應(yīng)用為例，應(yīng)該構(gòu)建統(tǒng)一的社保檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，設(shè)計(jì)出檔案辦理、公共服務(wù)、監(jiān)督管理、決策支持等多個(gè)功能模塊。另一方面要加強(qiáng)維修養(yǎng)護(hù)工作，不論是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)，還是專用軟件，均具有明確的使用要求和壽命。工作人員在檔案管理期間，應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，落實(shí)九防措施，既能保證檔案資料的安全性，又能延長軟硬件的使用時(shí)間，提高管理效率和質(zhì)量。

（四）引進(jìn)專業(yè)人才。社保檔案管理的信息化建設(shè)，離不開一支高素質(zhì)的專業(yè)人才，基于信息技術(shù)背景下，檔案的歸集、檢索、調(diào)閱等操作，均由計(jì)算機(jī)完成。因此，工作人員除了掌握和檔案相關(guān)的專業(yè)知識(shí)以外，還要熟練掌握計(jì)算機(jī)的使用方法，了解網(wǎng)絡(luò)病毒的防范措施。專業(yè)人才的引進(jìn)，首先要改進(jìn)人才聘任機(jī)制，管理機(jī)構(gòu)可以和高校建立合作關(guān)系，優(yōu)先選用知識(shí)體系扎實(shí)、具有實(shí)習(xí)經(jīng)驗(yàn)的畢業(yè)生，從源頭上提高管理人員的綜合素質(zhì)。其次對于現(xiàn)有工作人員，應(yīng)該落實(shí)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，采用外出進(jìn)修、專家講座等形式，提高檔案管理的技能水平，改進(jìn)服務(wù)態(tài)度，能適應(yīng)新形勢下檔案管理的需求。

三、結(jié)語

綜上所述，社會(huì)保險(xiǎn)是社會(huì)保障制度的核心，提高社保業(yè)務(wù)檔案管理水平，能促進(jìn)我國社保事業(yè)健康長遠(yuǎn)發(fā)展。文中分析了社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化管理的歷史必然性和社會(huì)現(xiàn)實(shí)性，前者能解決檔案數(shù)量大、使用效率低、管理不科學(xué)等問題；后者具有社會(huì)、技術(shù)、政策等環(huán)境的支持。具體到檔案管理信息化建設(shè)的途徑，應(yīng)該提高檔案意識(shí)、完善管理制度、加快軟硬件建設(shè)，并引進(jìn)專業(yè)人才。如此，才能滿足新形勢下社保檔案管理工作的需求，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的目標(biāo)。