探討醫(yī)院人事檔案實(shí)施信息化管理的優(yōu)勢(shì)

文/龍巖市婦幼保健院 廖慶珍

從醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀能夠看出，醫(yī)院人事檔案主要是記錄醫(yī)務(wù)人員經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐的重要文件，能夠全面反映出醫(yī)務(wù)人員的工作表現(xiàn)、專業(yè)能力等，是一種重要的人事信息資源。因此醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層需要正確認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作的重要性，并且能夠充分應(yīng)用信息化技術(shù)提升檔案管理效果，充分發(fā)揮出人事檔案信息管理優(yōu)勢(shì)，優(yōu)化配置人力資源，改革和完善人事制度。

一、醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）無法保障安全性。在管理期間為了防止檔案查詢?nèi)藛T隨意涂改和銷毀人事檔案，需要選擇專業(yè)人員與查詢?nèi)藛T一同查閱檔案。然而由于管理人員在監(jiān)督期間無法全面避免查詢?nèi)藛T隨意修改人事檔案內(nèi)容，若醫(yī)院人事檔案出現(xiàn)銷毀情況，并且沒有做好備份，將會(huì)嚴(yán)重影響人事檔案管理的安全性。

（二）檢索效率低。當(dāng)前，我國大部分醫(yī)院中的人事檔案主要存儲(chǔ)在各個(gè)科室，因此在查詢和歸檔人事檔案時(shí)往往需要較大的工作量。醫(yī)院人事檔案管理人員在調(diào)取檔案時(shí)需要多次往返檔案管理庫和各科室部門。某些人事檔案資料有上百頁，因此為了保證人事檔案的完整性，需要在調(diào)取之后核對(duì)頁碼和內(nèi)容，會(huì)降低查詢效率。

（三）管理難度大。醫(yī)院人事檔案大多都是整卷歸檔處理，因此在查閱期間僅能夠查閱一部分內(nèi)容，但是由于人事調(diào)動(dòng)或者其他原因需要調(diào)取所有檔案內(nèi)容，此時(shí)就會(huì)顯著增加工作量。當(dāng)前人事檔案大多為紙質(zhì)版文件，因此在登記時(shí)只能夠利用手工方式完成，加大了醫(yī)院人事檔案管理難度，無法有效提升人事檔案的管理效率。

（四）歸檔難度大。醫(yī)院人事檔案常常會(huì)由于年度考核或者學(xué)歷變更等出現(xiàn)變動(dòng)情況，并且會(huì)出現(xiàn)同時(shí)查詢檔案資料的情況，會(huì)在一定程度上影響歸檔正確性。如果醫(yī)院人事檔案無法有效歸檔，將會(huì)直接影響醫(yī)院人事檔案的管理效果，導(dǎo)致在實(shí)際管理期間出現(xiàn)較多問題。

二、人事檔案實(shí)施信息化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化檔案管理機(jī)制。按照醫(yī)院人事檔案中的原始數(shù)據(jù)資料，充分應(yīng)用信息維護(hù)系統(tǒng)，將醫(yī)院人事檔案信息輸入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，建立醫(yī)院人事檔案信息平臺(tái)，在此期間需要合理分類和處理檔案信息數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)化。醫(yī)院檔案管理部門建立數(shù)據(jù)庫能夠方便檔案調(diào)取、檢索和整理，全面提升計(jì)算機(jī)工作效率和精度，擴(kuò)大信息存儲(chǔ)量，及時(shí)有效地為醫(yī)院決策層提供數(shù)據(jù)信息，全面做好人事檔案信息化管理。

（二）建立和完善電子文檔歸檔。醫(yī)院管理人員需要注重建立電子文檔歸檔制度，注重培訓(xùn)人事檔案管理人員，確保其能夠充分了解檔案信息化管理的基礎(chǔ)知識(shí)和操作技能，能夠高效完成電子文檔歸檔工作。由于電子文檔涉及較多范圍，因此醫(yī)院檔案部門無法獨(dú)立完成電子文檔歸檔工作，需要與醫(yī)院管理科室、電子文檔科室等共同完成電子檔案歸檔工作，實(shí)現(xiàn)資源共享機(jī)制。與此同時(shí)，醫(yī)院各個(gè)部門需要全面發(fā)揮出自身優(yōu)勢(shì)，并且在電子文檔歸檔中建立整體機(jī)制，全面改善建檔歸檔期間的問題。

（三）建立和完善檔案信息管理系統(tǒng)。醫(yī)院內(nèi)部管理機(jī)制會(huì)直接影響人力資源需求量。因此為了確保人事檔案管理和科學(xué)性，需要保障醫(yī)院人力資源適應(yīng)醫(yī)院改革發(fā)展要求。醫(yī)院人事管理部門需要全面做好人力資源建設(shè)工作，并且分析人才檔案信息與人事檔案管理之間的關(guān)系。為了全面滿足現(xiàn)代化檔案管理工作需求，需要全面提升醫(yī)院人力資源管理和開發(fā)水平，完善信息化管理系統(tǒng)。使醫(yī)院內(nèi)部人員能夠?qū)嵤┬畔⒒瘷z索，確保醫(yī)院職稱晉升、干部聘用和人才培養(yǎng)的合理性和有效性。

三、人事檔案信息化管理措施

（一）招納專業(yè)計(jì)算機(jī)應(yīng)用人才。醫(yī)院在檔案管理人員招聘期間需要添加計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)審核標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理人員具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)和技術(shù)，從根本上提升檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平。在此期間還可以招收計(jì)算機(jī)應(yīng)用指導(dǎo)員，對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員實(shí)施培訓(xùn)。醫(yī)院可以合理劃分人事檔案管理人員，以老員工和新員工交互方式提升老員工計(jì)算機(jī)使用能力，提升新員工檔案管理方法。

（二）借助計(jì)算機(jī)技術(shù)整理檔案信息。現(xiàn)階段，醫(yī)院各個(gè)方面都已經(jīng)滲透信息化技術(shù)，也出現(xiàn)了較多無紙化、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。檔案管理部門需要注重信息化系統(tǒng)的硬件設(shè)施建設(shè)，投資建設(shè)信息化設(shè)備，研發(fā)人事檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化和無紙化，縮短檔案調(diào)取時(shí)間，從根本上提升檔案管理效率。醫(yī)院需要選拔具備計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)知識(shí)的人員整理和存儲(chǔ)人事檔案信息。在完成檔案存儲(chǔ)之后需要實(shí)施保密處理，注重檔案信息的保密管理。比如人事信息保障體系或者人員查詢系統(tǒng)，全面加強(qiáng)人事檔案信息的保密等級(jí)，可以通過以下方式實(shí)現(xiàn)：第一，為檔案管理系統(tǒng)所處電腦設(shè)置密碼保護(hù)以及登錄權(quán)限，醫(yī)務(wù)人員需要利用工號(hào)和密碼進(jìn)入管理系統(tǒng)。第二，注重計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全防護(hù)，做好數(shù)據(jù)資料備份，安裝殺毒軟件，并且使用醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，以免遭受到病毒和黑客攻擊，丟失相關(guān)資料信息。

四、結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院人事檔案實(shí)施信息化管理，不僅能夠充分調(diào)動(dòng)醫(yī)院人事資源信息，還能夠有效提升檔案管理人員的工作效率，加強(qiáng)人事檔案信息的保密度和規(guī)范性，從根本上處理人事檔案管理問題，實(shí)現(xiàn)真正意義上的合理化管理，促進(jìn)醫(yī)院長(zhǎng)久穩(wěn)定發(fā)展。