“互聯網+”時代大學生檔案管理工作改革創新

文/保山市昌寧縣人力資源開發服務中心 段竹芳

在社會經濟快速發展的同時，科學技術水平顯著提升，我國社會的信息化程度不斷加深。在這一環境下，人們需要及時改變傳統的思維模式，加大對先進科學技術和設備的應用，特別是隨著人們對信息資源需求的加大，高校更加需要做好檔案管理工作，發揮出有效價值。筆者主要是針對當前在“互聯網+”的背景下高校檔案管理工作中存在的問題，依據采取的改進措施進行詳細的分析和探析，對提高高校檔案管理水平和價值，提高其網絡化程度，適應社會需求發展具有重要的意義和作用。

一、互聯網時代實現檔案管理信息化的必要性

傳統的檔案是以紙質為主。這些檔案一般都是由不同的單位或部門進行收集和整理，然后存放在檔案館。如果想要查閱資料只能是上門查詢，檔案館對于檔案只負責歸檔和存放，查閱者要想從繁多的資料中找到自己需要的部分，勢必會浪費很多的時間，而且資料也不一定是最齊全的，不會達到預期的效果。當今社會，互聯網已進入到普通的家庭里，如果檔案服務充分將互聯網自身的優勢應用在檔案資料的整理、收集及快速查閱上。那么我們任何人在任何時候都可以通過網絡來查詢自己所需要的資料，不用再受時間和地域的限制，方便快捷。互聯網絡技術、數據庫技術和多媒體技術的不斷發展，對傳統檔案管理帶來巨大挑戰，也給互聯網時代的檔案管理帶來了新的壓力與挑戰。

二、互聯網時代檔案管理信息化的難點

在互聯網時代實現檔案的信息化管理，需要檔案工作者把信息資料準確、迅速地錄入電腦，并及時通過網絡進行發布，以便民眾可以及時快速地獲取自己所需要的信息。但這一過程存在很多的問題。

（一）重視程度不夠。檔案信息化管理，對檔案管理者的自身素質也提出了更高的要求，要求檔案管理人員既具有檔案管理知識又具備計算機業務水平，還需要投入大量的人力、物力、財力，而檔案工作往往在一些部門始終排在各項工作的末位，得不到領導的重視，使得檔案信息化管理工作出現應付的局面。

（二）檔案管理人員素質不高。檔案信息化管理要求檔案管理人員具備更高的業務素質，但以往的檔案管理人員都習慣于傳統的工作思路、工作方式和工作經驗，通常不能及時進行知識更新，使得業務水平得不到提高，也使檔案管理信息化發揮不出應有的作用。

（三）無法確保檔案的完整性和真實性。檔案存檔為以后的工作服務，最重要的就是需要保證它的完整性與真實性，傳統的紙質性的檔案可以檢查是否有人為修改的痕跡來明確其真實性與完整性。而電子檔案要存入電腦，沒有人為的筆跡所在，如果輸入錯誤或者進行修改刪除，是識別不出來的，也就無法保證它的完整性和真實性。

（四）在網絡中存在安全隱患。在互聯網中影響檔案管理安全的因素很多，比如：病毒、黑客等等，病毒往往通過郵件、U盤等媒介進行傳播，入侵到檔案管理系統，對檔案資料造成危害。黑客常常通過木馬病毒來控制電腦，對檔案數據進行篡改或者盜取某些信息。隨著互聯網的發展，病毒也在不斷出現，使得檔案管理在傳輸、接收、保存等安全方面的問題異常突出。

（五）對硬件要求較高。傳統的電子文檔一般通過紙質媒介保存，而電子檔案文檔的信息內容越來越豐富，種類也越來越多樣，它不但需要相應的硬件設備做基礎來支持，還需要一個系統性的管理程序。才可以有效地將其保存在數據庫里，發揮其作用。

（六）電子檔案的永久性存儲存在困難。電子檔案在平時的運用當中存在很大的隨意性，由于互聯網病毒、黑客或者管理人員的不注意等，會造成電子檔案的遺失或者信息的不完整，并且電子檔案在管理上并沒有一套完整的規范體系，這樣就給電子檔案的永久性保存帶來很大困難。

三、利用互聯網加強檔案管理工作

（一）提高對檔案管理工作的重視。在互聯網時代，要想真正意義上加強檔案管理工作，就必須加大對檔案管理工作的重視。互聯網時代，各部門之間應當加強檔案管理工作，領導對提高檔案管理工作的重視程度直接影響管理工作，檔案管理工作看成是大學生發展的核心，檔案管理人員應積極發揮自身職能，提高自身對檔案管理工作的重視，各部門除了做好對檔案管理工作的嚴格要求，努力積極推動檔案管理工作進一步發展外，還應具備相應的職業責任感、擔當感。

（二）提高現代化檔案管理工作。在重視管理的基礎上還要加大管理工作的投資力，要求做到科學，要能全面反映事業單位的發展情況，真實透露大學生的數據信息。打造一個現代化檔案管理工作模式，是指無法在可承受的時間范圍內用常規軟件工具進行操作。當然，提高對檔案管理工作的重視不僅僅是學校處理的數據集合。還有充分利用大數據有利于幫助人們掌握龐大的數據，還需要領導者和基層人員的共同努力，就檔案管理工作而言，還能有效提高工作效率。

（三）加強檔案管理資源建設。有關部門在進行檔案管理工作時一定要清楚地認識檔案管理的意義，檔案管理的核心價值就是對檔案進行收集、整理和歸檔。檔案資料收集要求具備可靠性，在加強檔案資料的有效收集時，還要對其進行整理歸類，規范的檔案管理工作是后續工作有序進展的前提，要建立完善的檔案管理環境，增加數字檔案。對網絡信息技術這一層的檔案管理工作也要加強，可以從網絡技術的完善，加大網絡管理。學校的相關人士對檔案管理工作認識較淺，對檔案管理工作一度處于形式化的狀態，認為這就是一個過程，沒有實際意義，以至于產生敷衍的現象，這導致在檔案管理工作中形成不嚴格甚至是缺乏監督，使檔案管理工作開展不嚴密，沒有發揮其真正意義。

（四）檔案管理機構基礎設施及計算機設備完善。檔案管理設備的完善，可以有效地提高工作人員的工作效率。提升工作人員的服務質量，以此更好地為檔案管理工作服務。取得良好的工作業績。為使檔案管理工作更加有章可循，需要注意：檔案管理工作的加強是多方面的，但其中最關鍵的就是對管理工作的重視、增強現代化管理制度、數字設備、技術等建設等，處于互聯網時代的檔案行業的增多，檔案的種類也在呈多樣化發展趨勢，這不僅增大了監管部門的負擔，還引起一些社會矛盾等。

（五）建立相關檔案管理法律。對檔案管理工作的加強就需要有嚴格的監管制度，建立健全的法律制度是實現檔案管理工作有效進行的重要措施之一。隨著經濟的不斷發展、網絡技術的突飛猛進和管理工作的開展必須有效結合各個方面。只有做好各個方面的工作，才能切實解決目前我國檔案管理工作中存在的問題，真正意義上提高我國檔案管理工作效率。

四、結束語

綜上所述，“互聯網＋”影響下，很多傳統行業拓寬了發展思路，更新了運營、管理理念，取得了良好的效果。高校作為培養人才的重要機構，更應在“互聯網＋”時代注重學生管理工作創新，探討有效的管理方法，為教學工作的順利開展奠定基礎。對“互聯網＋”時代背景下高校學生管理工作創新進行探討，為“互聯網＋”時代高校學生管理工作的實施提供新的思路。