做好高校新校區檔案管理的幾點思考

文/廣西財經學院檔案室 秦紅

第一批開工建設的高校新校區大部分已竣工并投入使用，新校區建設規劃布局好，各項功能設施齊全，現代化水平高，許多高校都把新校區作為學校的主校區，把學校的主要行政機構和重點學科院系搬遷到新校區，學校的主要活動都在新校區開展，新校區成為高校教育教學和學生活動的核心地帶。高校檔案管理是學校行政管理的重要組成部分，必須跟隨學校一同搬遷到新校區，在新校區這個嶄新的空間一展拳腳，創新檔案工作，提高檔案管理的質量，使高校檔案工作不斷發展壯大發展，為學校作出新的貢獻。然而，檔案搬遷不是一件容易的事情，搬遷之后新校區檔案管理會面臨很多新情況新問題，需要檔案工作者去思考研究。

一、高校新校區檔案管理具有較大的發展空間

（一）高校新校區檔案管理環境優良。新校區檔案館的建設是經過專家的勘察論證，嚴格按照國家檔案管理的相關規定，確保各項指標符合要求的情況下建設的，它相比老校區具有更大的發展空間。首先是存放檔案的空間大，有的學校還根據需要安裝了密集架。其次是查閱室和辦公室分開辦公，互不干擾。再次是檔案館獨立辦公，并且安裝了防盜窗、防盜門，確保了檔案的私密性和安全性。

（二）高校新校區檔案管理設備先進。學校為新校區檔案管理提供了優良的環境和先進的辦公設備，辦公配備有電腦、打印機、復印件、掃描儀，還安裝了能夠抽濕保持恒溫的空調機。工作中已經使用檔案信息管理系統，利用這一系統進行歸檔材料的錄入，形成電子目錄，同時打印紙質目錄，查閱利用檔案時可以通過電腦檢索，也可以通過紙質目錄查閱，初步實現檔案管理信息化建設。

（三）高校新校區檔案管理人員文化素質高。現在，高校招聘的行政管理人才都必須是碩士研究生，檔案也一樣，參加工作的檔案人才都是檔案專業碩士研究生，具有較高的學歷和專業水平，檔案工作容易上手，對新知識新技能接受快，工資勇于創新，開拓進取，是高校新校區檔案管理發展的生力軍，是高校檔案信息化建設的高端人才。

二、高校新校區檔案管理中碰到的新問題

（一）高校新校區沒有規劃建設檔案館。由于檔案的特殊性，對檔案存放場所有著嚴格的要求。新校區建設中，由于學校領導沒有引起足夠的重視，沒有規劃建設檔案館，導致學校搬遷時檔案沒有適合的地方，無法搬遷，或者臨時找個地方搬遷一部分，形成檔案分開新老校區管理的局面，給檔案工作造成嚴重影響。因為行政都在新校區上班，大家意識里面就認為應該到新校區查檔，而當他們到新校區后才發現不在，然后又跑回老校區，來回折騰。其次，各部門檔案歸檔時，在新校區工作形成的文件材料必須要搬到老校區歸檔，浪費人力、物力，路途中還很不安全。

（二）高校新校區檔案數量增加速度快。由于擴招和學校建設，高校檔案產生的數量逐年增加，增加速度最快的就是基建檔案，其次是財務檔案和設備檔案。以前學校一年最多是建設一棟建筑，現在是建設一個新校區，相當于建設一所學校，所以產生的檔案很多，工作難度大。財務檔案也是一樣，以前學校的經費比起現在少之又少，光會計憑證這一塊檔案現在每年增加一倍。其他如設備、黨群、行政、科研等等，也是在不斷的增加中，所以學校存放檔案的庫房要做好計劃，新校區檔案館的建設要考慮存放檔案庫房要按照相關規定預留足夠的空間。

（三）高校新校區檔案人員更換頻繁。學校檔案館的檔案員相對比較穩定，換崗情況比較少，但各部門設置的檔案員流動性就很大。各部門的檔案員一般是由部門秘書兼職擔任，這些兼職檔案基本上都是剛參加工作的新聘人員，他們不是檔案專業畢業，因為剛參加工作所有做一些部門的雜活，一般干幾年就會換崗或升職，尤其是各二級學院的秘書，招聘時是教師崗，但必須在秘書崗位工作2年就才能轉到教學崗位。這種情況對檔案工作有很大影響，一是他們都不是檔案專業的人才，對檔案工作不了解，經過2年的工作之后，剛熟悉就又換崗，造成檔案崗位上工作的都是新手，檔案的收集歸檔總是處于青黃不接的階段，很難開展工作。

（四）高校新校區檔案管理信息化建設速度慢。高校新校區檔案管理雖然配備了電腦、打印機、復印機、掃描儀等現代化的辦公設備，開始使用檔案信息系統，但是檔案信息化建設速度慢。主要所使用的檔案信息系統只能單機使用，信息傳遞只能通過U盤進行上報接收，系統之間不能聯網。因此，檔案信息系統在檔案館內沒有聯網，也沒有與校園網以及OA辦公自動化系統聯網。這樣的檔案信息系統弊端很多，阻礙了檔案信息化建設的進程，需要升級改進。其次是沒有實現館藏的數字化建設，檔案管理工作大部分仍處于手工作業階段，查閱使用非常不方便。

三、對做好高校新校區檔案管理的幾點思考

（一）高校要重視新校區檔案館的規劃建設。新校區檔案館建設，是學校升級評估的重要組成部分，必須用科學的、發展的工作思路，建設好新校區檔案館。首先，學校應合理制定檔案館的建設規劃，嚴格按照中華人民共和國建設部、中華人民共和國發展和改革委員會、中華人民共和國國家檔案局聯合下發的《檔案館建設標準》（建標103—2008，2008年7月1日實施）的明確規定作為新校區檔案館的建設標準，確保檔案館的選址、面積、庫房、總平面布置等都能夠達到標準要求。

（二）加強高校新校區檔案信息化建設。檔案信息化建設是檔案現代化發展趨勢，高校辦公自動化發展飛快，現代化的辦公設備、校園網、智慧校園、OA辦公自動化是高校信息化的標志。檔案工作也應快馬加鞭，跟上時代的快車，開發適合的檔案管理信息系統，作為一個分鏈接，并入數字校園系統，使檔案工作與校園網聯網、與智慧校園聯網、與OA辦公自動化聯網，實現網絡檢索、網絡歸檔。盡快實現館藏檔案數字化，爭取早日建成數字化檔案館。

（三）加強高校新校區檔案人員的管理培訓。根據《檔案法》、《檔案法實施辦法》制定適合高校新校區特點的檔案管理規章制度，把檔案人員崗位職責納入到各部門年終績效考評中。學校檔案館負責學校的檔案管理工作，學校各部門、二級學院應設有兼職檔案員，這些兼職檔案員負責各自部門檔案的收集、整理、歸檔工作。檔案館要加強學校兼職檔案員的培訓工作，尤其是現在兼職檔案員流動性大，經常換崗，作為學校的檔案館應該堅持每個學期開展一次檔案培訓工作，指導兼職檔案員學習學校檔案工作的要求和規定，在日常工作中并針對工作出現的問題進行實時指導，不斷提高學校檔案人員的業務水平和檔案工作質量。