醫院檔案管理“五個一”模式的思考和探討

文/蚌埠醫學院第一附屬醫院 翁文娟 胡蘊

全國醫療衛生體制改革正在如火如荼地全面開展，整個醫療系統也進入到一個嶄新的時代。在這樣一個具有豐富內涵的大背景下，作為醫院管理工作的一個重要的有機組成部分，醫院檔案管理工作的完善和發展也處于迫在眉睫的關口。醫院檔案管理工作對于整個醫院和醫學事業發展的重要性不言而喻，它是一面“鏡子”，可以反映出一個醫院乃至整個醫療事業的全貌和水平，同時對提高和加深醫院管理水平、促進醫學事業的穩定和健康發展有著不可替代的作用，是醫院的根本、醫學的根基。但是，目前醫院檔案管理工作的運營模式隱含著諸多尚未解決的問題，總體上存在著“思想不到位、制度不到位、設施不到位，人員不到位”等現象，處于跟不上信息時代發展的“疲勞”狀態。為了更好地應對和適應新時代、新要求和新挑戰，更加優化醫院檔案資源信息共享，真正發揮出醫院檔案管理工作舉足輕重的作用，對醫院檔案管理工作的改革勢在必行。

一、新時代下醫院檔案管理模式中存在的“四個不夠”問題

（一）理念構架高度不夠。為了提高整體醫療水平，醫院在更新醫療設備和提高醫療技術手段方面舍得花大力氣、下大功夫，同時認為檔案管理工作不能帶來明顯的經濟利益，對醫院的發展不能起到立竿見影的促進作用，所以往往對醫院檔案管理工作重視不夠，甚至“輕描淡寫”“一筆帶過”。觀念上的不到位，導致醫院檔案管理過于形式化、教條化、邊緣化。

（二）制度制定實施不夠。沒有規矩，不成方圓。許多醫院的檔案管理工作缺乏一個完善的制度體系和有效的執行措施，失去了制度的指導性、約束性和規范性的特點，導致檔案工作運轉一直處在管理松懈、混亂、效率低下的低迷狀態，無法全方位、多層次、寬領域地發揮好醫療檔案應有的作用和優勢，影響了檔案管理工作的形象，無形之中拖慢了醫院發展的腳步。

（三）人員培訓發展不夠。醫院檔案管理工作落到實處最終還是依靠實際工作中的管理者，他們在一線直面這項復雜而煩瑣的工作。但醫院往往把大量的精力放在了引進臨床醫學人才上面，忽視了對于檔案管理人才的引進和培養，同時由于觀念和體制不到位，對工作人員的獎懲和激勵不夠，導致管理人員對檔案管理的重要性認識不夠，工作積極性下降，自我價值感和滿足感不高，缺乏責任心，在日常工作中就會出問題，減緩了醫院檔案管理改革和發展的腳步。

（四）基礎設施投入不夠。有些醫院注重眼前利益，忽視長遠利益，導致醫院檔案管理基礎設施長期得不到更新換代，現代化科技技術相對滯后，具體表現在：計算機等硬件設施陳舊、老化，檔案管理軟件落后，紙質檔案儲藏環境達不到標準、工作人員辦公室條件較差等。沒有配套和完善的基礎設施建設，醫院檔案管理工作就是“空中樓閣”“無米之炊”，拉低了檔案管理工作整體服務水平。

二、新時代醫院檔案管理的新模式：“五個一”

（一）一個科學的思想?！敖夥潘枷?，觀念先行”。目前世界和中國都處于一個廣泛而深遠的變革時期，信息化和大數據時代已經來臨，為了順應潮流發展，更好地面對時代嚴峻的挑戰，醫院檔案管理工作必須有一個科學先進的思想和理念相配套。只有舉全院之力，上到領導班子，下到普通一線職工，積極轉變觀念，認識到醫院檔案不僅僅是對日常醫療診治過程的簡單記錄，同時也與整個醫學研究的進步和發展息息相關，認識到醫院檔案管理工作對醫院和醫學事業發展的重要性和必要性，對檔案管理工作做到多關心、多理解、多配合、多投入，才能從根本上提高檔案管理工作水平，切實發揮檔案管理的重要作用。具體措施可以采取定期開展醫院檔案管理相關知識講座、邀請臨床醫生深入檔案管理工作現場實地參觀等形式，讓醫院檔案管理工作的重要性深入人心。

（二）一套創新的制度。醫院檔案管理工作的順利開展不僅需要思想觀念到位，更要逐步完善和建立起一套科學化、合理化、高效率的管理制度。醫院的相關領導和負責人不能只做“表面光”，要切實參與到制度的修訂和完善中，同時在此過程中可以鼓勵全院職工積極參與，集思廣益，為管理制度的創新獻計獻策。當前信息化社會背景下，檔案的存儲方式有了翻天覆地的變化，電子化的檔案逐漸成為主流，所以在檔案管理中如何建立一套結構嚴謹的電子檔案制度成為刻不容緩的問題。檔案管理制度建設除了對檔案分類、檔案歸檔、有效整合、安全控制、質量控制等方面規范化以外，還要充分發揮制度的激勵性和鞭策性的特點，對檔案管理者制定出合理的獎懲政策和責任體系，明晰工作權責，有的放矢，改一改按部就班、沒有朝氣的工作作風，提高工作人員的精氣神和工作效率。

（三）一個過硬的團隊。醫院檔案管理工作的具體實施離不開一個具有“工匠精神”的富有責任心的團隊。打造好這只專業的管理隊伍，首先需要積極引進并且留住高水準人才，加強人才梯隊的建設。人才的引進決定著檔案管理工作的開展命運，具有極其重要的戰略意義。人才引進后不能高枕無憂，要為人才“搭梯鋪路”，提供一個廣闊的發展舞臺，要“以點帶面”，逐步打造出結構合理、數量合理、技術過硬、素質過硬的專業人才梯隊。其次，對檔案管理人員要做好繼續學習和培訓計劃，為其自身業務水平的提高提供更多的機會和空間，將人才培養作為一項長期的任務去抓，使人才培養常態化，從而使檔案管理人員不斷提升自我，從而提高管理技術手段。對積極上進又有發展潛力的人員，該升則升，該獎則獎。最后，要進一步加強檔案管理人員職業操守培養。檔案管理工作具有極強的專業性和特殊性 ，所以要不斷提升管理人員“以人為本”的服務理念，培養無怨無悔獻身檔案管理事業的精神。

（四）一套先進的設施。基礎設施建設和更新是檔案管理工作的基石和必不可少的有機組成部分。這部分工作做好了，可以為檔案管理工作起到一個良好的“推手”作用，如果做不好，將會拖后腿，極大地影響檔案管理工作改革的有序推進。醫院的領導者要充分意識到檔案管理基礎設施建設的重要性和緊迫性，必須有所作為，要有大手筆、大動作，在資金和人員上加大投入，尤其是加大技術的投入，改變以往老舊面貌，更新落后的機器，淘汰滯后的管理軟件，優化檔案存儲環境，改善工作人員的辦公條件，為醫院檔案管理工作發展奠定一個堅實的基礎。

（五）一個共享的平臺。現今社會是一個資源共享的社會，而醫院檔案的資源共享就體現了檔案管理工作的價值和重要性。但是目前由于缺乏經驗、技術和標準規范，并沒有做到真正意義上的共享，沒有最大限度地發揮資源共享應有的作用。所以需要積極打造院內、院間資源共享平臺，利用計算機、網絡技術等將松散的醫療檔案資料收集、歸類，有效整合，錄入網絡共享系統，逐步構建區域性覆蓋的檔案網絡，提升醫院檔案管理工作的服務效能，重新架構醫院檔案管理體系，從不同角度、不同層面實現醫療檔案資源的利用和共享。通過資源共享平臺，可以實現多學科的交叉合作，擴大醫護人員的科研素材空間，緩解人民群眾“看病難”等問題，提高急、慢性病的診療速度和水平。同時應不斷加強和完善資源共享平臺安全維護和監管工作，減少不良因素對平臺的威脅和破壞，防止病例報告、病人信息等外泄，造成不必要的損失。

三、結語

綜上所述，醫院檔案管理可以反映出醫院整體醫療水平和醫療質量，對醫院起到“把脈”作用，其重要性毋庸置疑。如何應對新時代、新發展的要求，是擺在醫院檔案管理工作面前的頭等大事和第一要務。要充分認識到目前工作中存在的“四個不夠”問題，同時要把更多的精力放在如何做好“五個一”的工作上來。由于每個醫院實際情況不同，所以不能搞“一刀切”，要實事求是，因地制宜，在管理和服務方面積極打造行業特色，扎實穩重地推進醫院檔案管理工作的改革和創新。