酒店采購管理中的內(nèi)部控制探討

（南京旅游職業(yè)學(xué)院江蘇南京211100）

一、酒店采購管理中的內(nèi)部控制風(fēng)險

采購是指在酒店日常經(jīng)營過程中，從其他單位取得物資或服務(wù)作為酒店生產(chǎn)資料，以保證酒店服務(wù)及經(jīng)營活動正常開展并支付一定款項（含稅費）的一項經(jīng)營管理活動。酒店在采購管理過程中應(yīng)重點關(guān)注以下幾種常見內(nèi)部控制風(fēng)險。

（一）請購審批不規(guī)范

使用部門提出請購申請時，采購部應(yīng)關(guān)注其是否已進(jìn)行充分調(diào)研和論證，是否已盤活現(xiàn)有物資，是否已滿負(fù)荷使用現(xiàn)有資源，必要時應(yīng)會同財務(wù)部、工程部及倉庫管理人員進(jìn)行現(xiàn)場盤查，如果請購依據(jù)不充分或者不合理，將會因重復(fù)或不必要采購給酒店帶來資源浪費，甚至造成損失。對于請購審批環(huán)節(jié)，應(yīng)關(guān)注審批程序是否規(guī)范正確，自下而上的審批人員是否對請購申請的充分性和合理性予以準(zhǔn)確核查，請購審批不規(guī)范的風(fēng)險有可能直接導(dǎo)致酒店財產(chǎn)損失或造成資源浪費，甚至引發(fā)舞弊行為。

（二）采購審批不恰當(dāng)

請購審批流程完成后，采購部門應(yīng)按照使用部門提出的請購要求，分別確定采購程序。若現(xiàn)有簽約供應(yīng)商能夠供貨請購物資，則可以直接從簽約供貨商采購，并走采購審理流程，酒店應(yīng)重點監(jiān)控采購部是否存在跳過簽約供應(yīng)商直接從其他單位采購的行為，如有此情況應(yīng)追查原因；對簽約供應(yīng)商不能供貨的物資，采購人員是否開展切實有效的市場調(diào)研，是否獲得多家可比報價信息，采購審批相關(guān)人員是否已充分獲悉請購物資準(zhǔn)確、完整的市場供貨信息等，否則會因市場信息不對稱而盲目審批，發(fā)生不當(dāng)采購或產(chǎn)生不當(dāng)獲利行為。

（三）采購計劃程序失控

采購計劃的制定可以幫助酒店更好地規(guī)劃資金使用，同時也是酒店進(jìn)行日常成本控制的有效手段，但在實際工作中往往因為酒店各部門負(fù)責(zé)人管理不到位，經(jīng)常發(fā)生超計劃采購或計劃外采購情況。有時使用部門會跳過采購部直接向總經(jīng)理室提出采購請求，尤其是影響到酒店經(jīng)營的物資采購，即便是計劃外或超計劃采購，因業(yè)績考核需要，總經(jīng)理室一般會批準(zhǔn)。如果不將采購計劃的執(zhí)行情況與使用部門經(jīng)營業(yè)績考核直接掛鉤，采購計劃控制程序?qū)嶋H上沒有發(fā)揮其應(yīng)有作用。

（四）采購合同控制不到位

采購合同是約束供需雙方經(jīng)濟(jì)行為的法律準(zhǔn)繩，一切采購事項均以雙方合同約定為執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。但在采購活動中，可能由于采購人員的工作疏忽或人為故意行為，與供貨商簽訂了權(quán)利義務(wù)不對等的合同，或未到付款期的合同款提前填寫請款單，或本不該支付的款項也發(fā)起請款審批，又或者應(yīng)該扣留的履約保證金或違約金等違規(guī)支付，或不按合同約定要求供貨商提供相應(yīng)的產(chǎn)品或服務(wù)等，都會損害酒店的經(jīng)濟(jì)利益，有些甚至是無法挽回的損失。

（五）驗收程序不規(guī)范

物資驗收環(huán)節(jié)酒店都有相應(yīng)的程序和標(biāo)準(zhǔn)，但在實施過程中有時并不能執(zhí)行到位。廚師和倉管員共同驗貨制度，會由于驗貨人員責(zé)任心不強(qiáng)而得不到很好的落實。有些酒店并沒有建立原材料采購標(biāo)準(zhǔn)，尤其是食品原材料的采購規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，廚師在驗貨時完全憑個人從業(yè)經(jīng)驗，不同的廚師驗貨標(biāo)準(zhǔn)有可能不一致，甚至?xí)l(fā)生廚師與供貨商串通騙取酒店利益的行為。

（六）付款環(huán)節(jié)失控

主要表現(xiàn)為結(jié)算方式選擇不恰當(dāng)，應(yīng)該轉(zhuǎn)賬結(jié)算的款項因控制不到位而違規(guī)使用現(xiàn)金付款；或者往來會計在辦理付款結(jié)算時對采購相關(guān)單據(jù)的真實性、完整性、合法性及正確性審核不嚴(yán)格，有關(guān)人員簽字手續(xù)不完備等。如果審核控制不到位，有可能發(fā)生付款金額大于實際驗收入庫物資金額情況，導(dǎo)致酒店資金損失；或者出現(xiàn)少付款的情況，導(dǎo)致酒店信用受損；甚至出現(xiàn)物資尚未收貨入庫而支付貨款的情況。

二、酒店采購關(guān)鍵內(nèi)部控制環(huán)節(jié)分析

（一）采購崗位責(zé)任制度

酒店應(yīng)根據(jù)物資采購的特點，建立采購管理崗位責(zé)任制，明確物資采購計劃的編制、審批、執(zhí)行，貨款支付，驗收入庫、出庫、報損等流程的內(nèi)部控制要求。合理設(shè)置采購部門的崗位，明確相關(guān)部門和崗位的責(zé)任及權(quán)限，確保做到物資采購過程中不相容職務(wù)的分離，加強(qiáng)對酒店物資采購活動的控制和監(jiān)督，保證酒店物資采購得到全程有效控制。采購管理控制崗位主要有總經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理、采購經(jīng)理、往來會計、出納員、倉管員及物資使用部門等，酒店應(yīng)明確各崗位主要職責(zé)及不相容職責(zé)，并設(shè)置科學(xué)合理的采購管理流程。

（二）請購權(quán)限與程序

酒店應(yīng)當(dāng)建立采購申請制度，根據(jù)擬采購物資或服務(wù)的類別，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)限，并明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。在具體確定請購審批權(quán)限與程序時，酒店應(yīng)區(qū)分食品原料或客耗品請購、臨時性項目請購、經(jīng)常性項目請購、特殊項目請購等，分別規(guī)定請購權(quán)限與審批程序，既要便于執(zhí)行，又要實現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)。使用部門提出采購請求時，應(yīng)明確采購類別、公認(rèn)等級、規(guī)格、數(shù)量、相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)、到貨時間等。管理要求比較高的酒店應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的請購部門，對使用部門提出的采購請求進(jìn)行審核，盤活酒店現(xiàn)存物資，統(tǒng)籌安排酒店的采購計劃，然后再匯總上報總經(jīng)理室。

（三）供應(yīng)商選擇

選擇標(biāo)準(zhǔn)為“價格相當(dāng)選質(zhì)量、質(zhì)量相當(dāng)選價格、價質(zhì)相當(dāng)選距離”，并考慮供應(yīng)商的資質(zhì)、服務(wù)能力等綜合因素。供應(yīng)商選定后，酒店應(yīng)該控制各供應(yīng)商供貨規(guī)模，避免“一家獨大”產(chǎn)生風(fēng)險，建議采用“1+2+X”原則。所謂“1+2+X”原則是指對某類物資的采購，應(yīng)確定一個主供應(yīng)商、兩個補(bǔ)充供應(yīng)商和X個考察供應(yīng)商。同一類物資的一個主供應(yīng)商，采購量應(yīng)控制在酒店該類物資采購總額的70%左右，酒店可以憑借采購數(shù)量優(yōu)勢而獲得價格優(yōu)勢。兩個補(bǔ)充供應(yīng)商提供的物資應(yīng)控制在采購總額的20%左右，有補(bǔ)充供應(yīng)商作為備選，酒店能夠隨時對主供應(yīng)商的報價、品質(zhì)和服務(wù)水平等進(jìn)行監(jiān)督。當(dāng)主供應(yīng)商供貨出現(xiàn)問題時，可立即由補(bǔ)充供應(yīng)商供貨，避免因物資供應(yīng)問題給酒店帶來不必要的損失，酒店方面也能及時掌握物資供應(yīng)的價格信息，避免因信息不對稱而產(chǎn)生的成本失控。酒店應(yīng)定期將餐飲、房務(wù)、工程等各使用部門對供應(yīng)商的反饋意見進(jìn)行匯總，開展供應(yīng)商評估，對存在的問題與供應(yīng)商溝通，并建立嚴(yán)格的供應(yīng)商退出機(jī)制。

（四）采購合同管理

酒店采購合同管理包括供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂、采購合同執(zhí)行、采購合同保管等四個環(huán)節(jié)。（1）采購部門在與供應(yīng)商簽訂合同前，應(yīng)廣泛開展市場調(diào)研詢價比價，取得供應(yīng)商完整的企業(yè)資料，了解供應(yīng)商的資質(zhì)和實力，確定供應(yīng)商的簽約資格。（2）采購合同簽訂程序要符合法律相關(guān)規(guī)定，談判代表人數(shù)應(yīng)在兩人以上，參與談判的代表應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力。對于已發(fā)現(xiàn)會嚴(yán)重?fù)p害酒店利益的合同，要及時采取糾正措施。（3）采購部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行采購合同，對于合同履行過程中的任何違約行為，均應(yīng)按合同約定進(jìn)行處理，不可憑主觀判斷自行處置。（4）應(yīng)指定專門的合同管理部門或人員，保證酒店采購合同的完整性，并做到及時歸檔。

（五）驗收程序及計量方法

制定物資驗收標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格物資驗收程序，有效杜絕驗收環(huán)節(jié)各種不規(guī)范或舞弊行為。高星級酒店具備相應(yīng)的管理意識和能力水平，應(yīng)制定科學(xué)完整的物資采購規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，尤其是食材的采購規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，以此作為供應(yīng)商的供貨準(zhǔn)則，并作為酒店驗收的標(biāo)準(zhǔn)，不能簡單依賴經(jīng)驗主義的主管標(biāo)準(zhǔn)驗貨。堅持使用部門和倉管員共同驗貨制度，使用部門要按照采購規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)確保采購的物資的質(zhì)量規(guī)格能夠滿足酒店營業(yè)需要，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不符合同約定應(yīng)及時提出，并與供應(yīng)商溝通退換貨事宜。倉管員要嚴(yán)控數(shù)量驗收，重點檢查送貨數(shù)量是否與批準(zhǔn)采購數(shù)量一致，對于特殊的物資要采用科學(xué)合理的計量方法確定驗收數(shù)量，也不可全憑個人主觀判斷，切實維護(hù)酒店利益。

（六）付款方式和程序

采購貨款結(jié)算是酒店物資采購活動的最終環(huán)節(jié)。貨款的支付應(yīng)由采購人員根據(jù)驗收入庫單、采購發(fā)票、送貨清單和采購合同等資料填寫請款審批單，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人（或財務(wù)部門負(fù)責(zé)人）、總經(jīng)理審核簽字后，財務(wù)部門再根據(jù)資金安排、合同約定等辦理貨款結(jié)算。財務(wù)部門在辦理付款時，應(yīng)對采購發(fā)票、送貨清單、驗收入庫單等相關(guān)原始憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保財務(wù)入賬手續(xù)齊全、付款依據(jù)完備、與合同約定相符等。付款方式的選擇應(yīng)嚴(yán)格按照現(xiàn)金使用范圍規(guī)定使用現(xiàn)金，超出現(xiàn)金使用范圍的貨款結(jié)算一律采用轉(zhuǎn)賬方式結(jié)算。財務(wù)部門應(yīng)與供應(yīng)商定期進(jìn)行往來對賬，保證雙方賬賬相符，若有差異應(yīng)及時查明原因。

三、加強(qiáng)酒店采購管理內(nèi)部控制的建議

（一）制定并嚴(yán)格執(zhí)行采購計劃

酒店應(yīng)建立常用物資儲備定額制度，并以此為依據(jù)制定物資月度采購計劃，合理安排采購進(jìn)度，避免倉庫管理員或使用部門憑主觀經(jīng)驗確定采購數(shù)量，提高酒店的物資管理水平，提升物資周轉(zhuǎn)效率，控制庫存成本規(guī)模。可由采購部（或財務(wù)部）牽頭，會同總經(jīng)理室、各使用部門負(fù)責(zé)人共同商討制定年度采購預(yù)算等事項。采購計劃制定水平的高低直接影響酒店采購活動內(nèi)部控制的成效。日常運營中，應(yīng)要求酒店所有部門每月制定月度采購計劃，然后由采購部匯總各部門采購計劃，并在盤活現(xiàn)有庫存物資的前提下確定初審意見。財務(wù)部負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核匯總的月度采購計劃，重點關(guān)注金額較大以及采購比較頻繁的物資，必要時應(yīng)到倉庫及使用部門現(xiàn)場核查，嚴(yán)格控制采購規(guī)模。財務(wù)部審核后的采購計劃提交總經(jīng)理室，由分管運營的副總經(jīng)理審批，總經(jīng)理有最終否定權(quán)。財務(wù)部根據(jù)總經(jīng)理審批的采購計劃做好資金使用計劃，采購部每月編制采購計劃執(zhí)行情況報告，分析采購計劃執(zhí)行情況及存在的主要問題。酒店的計劃外采購和超計劃采購物資要嚴(yán)格控制，并作為各部門負(fù)責(zé)人管理績效考核的重要參考，總經(jīng)理要把好最后一道關(guān)。

（二）充分利用采購管理系統(tǒng)功能

酒店管理應(yīng)充分利用供應(yīng)鏈管理模塊，做好采購控制。首先，做好原始數(shù)據(jù)采集及基礎(chǔ)檔案維護(hù)工作。建立酒店簽約供應(yīng)商信息檔案，及時錄入供應(yīng)商報價及市場詢價信息，定期維護(hù)酒店物資品種規(guī)格信息，利用供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)進(jìn)行比價，嚴(yán)格執(zhí)行詢價比價系統(tǒng)流程，對供應(yīng)商開展的定期評估信息要及時錄入系統(tǒng)。其次，規(guī)范管理系統(tǒng)采購流程，從使用部門發(fā)起請購到最高授權(quán)審批人，既要考慮審批環(huán)節(jié)的必要性，又要盡可能提高審批效率，在保證審批規(guī)范和資產(chǎn)安全的前提下，盡量減少審批環(huán)節(jié)。最后，充分發(fā)揮采購管理系統(tǒng)的管理功能。酒店管理信息系統(tǒng)的功能就是要提高工作效率和為決策提供數(shù)據(jù)支持，酒店可以要求采購部每月提交月度采購分析報告，內(nèi)容包括物資品種、各類物資金額占比、各供貨商供貨金額、供應(yīng)商違規(guī)違紀(jì)處罰情況、各部門計劃外采購比例等信息，及時發(fā)現(xiàn)采購管理中的問題，并采取有效措施加以糾正，為做好后期采購管理內(nèi)部控制總結(jié)經(jīng)驗。

（三）建立酒店集成供應(yīng)鏈

為做好酒店采購內(nèi)部控制，我們要摒棄傳統(tǒng)采購管理思想，將企業(yè)內(nèi)部采購控制及外部供應(yīng)企業(yè)有關(guān)業(yè)務(wù)作為一個有機(jī)整體，建立集成供應(yīng)鏈（Integrated Supply Chain，ISC）管理體系。通過供應(yīng)商早期參與酒店產(chǎn)品及服務(wù)研發(fā)、信息共享、利益分配等過程，將酒店服務(wù)過程中人員、產(chǎn)品或服務(wù)、經(jīng)營管理等三要素集成化運作，對酒店內(nèi)部作業(yè)鏈和外部供應(yīng)鏈進(jìn)行集成化管理，達(dá)到完整供應(yīng)鏈的動態(tài)最優(yōu)目標(biāo)。集成供應(yīng)鏈管理思想為酒店與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作共贏關(guān)系創(chuàng)造了良好的條件，其目的在于通過建立長期緊密的業(yè)務(wù)關(guān)系，充分整合酒店與供應(yīng)商的資源與競爭優(yōu)勢，降低采購過程中的雙方管理成本，實現(xiàn)雙贏。從酒店的角度看，集成供應(yīng)鏈可以縮短產(chǎn)品或服務(wù)的研發(fā)周期，降低酒店產(chǎn)品服務(wù)的研發(fā)成本，最大限度地杜絕采購過程中的舞弊或?qū)ぷ庑袨椋玫亟柚?yīng)商的資源優(yōu)勢從根本上改進(jìn)產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量，避免酒店產(chǎn)品質(zhì)量的不穩(wěn)定。而從供應(yīng)商的角度看，能夠作為酒店集成供應(yīng)鏈管理體系中的一部分，其相比較其他供應(yīng)商更有優(yōu)越感，能促使供應(yīng)商進(jìn)一步提高自身的服務(wù)水平和產(chǎn)品質(zhì)量，更容易得到酒店方面的認(rèn)可，從而保持其在酒店供應(yīng)商中的獨特地位，并從集成供應(yīng)鏈管理中獲得效益。當(dāng)然，要實現(xiàn)集成供應(yīng)鏈體系的長期穩(wěn)定，首先要建立酒店與供應(yīng)商的信息共享機(jī)制，只有雙方實現(xiàn)以相互信任為前提的信息共享，才能在集成供應(yīng)鏈管理過程中更好地共享收益。其次在建立集成供應(yīng)鏈體系時考慮供需雙方權(quán)力的制衡，任何一方過大的權(quán)力或過高的收益都會產(chǎn)生權(quán)利失衡，最終將導(dǎo)致集成供應(yīng)鏈管理體系的瓦解。