高校財務信息化建設問題研究及對策
——以L大學為例

（聊城大學財務處山東聊城 252000）

一、L大學財務信息化建設的必要性

目前L大學財務信息化程度還處在初級階段，財務信息化建設進程比較緩慢，所使用的財務軟件還存在著很多問題。L大學急需通過財務信息化建設，提高服務質量、提升服務水平。

首先，業務量大與人手緊張存在尖銳矛盾。近年來，L大學的經費總量從3億元增加到了6億元，而會計人員總數沒有增加，反而因退休、調離等因素而有所減少。目前，報銷集中時段會出現排隊擁擠現象，急需網絡預約報銷方面的軟件上線，以平抑和疏導報銷高峰。

其次，L大學簽批流程復雜，一項經費需多名領導簽批，手續復雜，教職工因不能一次簽批完畢而心生怨言，還有些教職工對簽批流程不熟悉，對發生的費用不知道需哪些領導簽批，這急需通過網上簽批軟件將簽批流程固化，經辦人輸入項目經費和所報經費后，通過網絡自動傳輸給簽批人，簽批后自動傳輸至財務處審核報銷。

再次，L大學存在重復勞動現象。銀行卡信息等重復錄入，使工作效率低下，還容易出現數據差錯。

二、L大學財務信息化建設存在的問題及成因分析

（一）存在的問題

自2013年以來，學校已認識到信息化建設的重要性和急迫性，期間學校通過招標方式確定了Y軟件為中標軟件，開始啟動信息化進程，以實現網上簽批、網絡報銷、原始憑證電子化等構想。然而，經過兩年的運行，L大學發現Y軟件供應商開發的高校財務信息管理系統雖然比較注重個性化開發，但也存在著許多不完善的地方。現將Y軟件信息系統前期存在的問題加以梳理，以供其他高校參考。

1.數據準確性存在問題。Y軟件運行以來，數據準確性不穩定，賬表、賬賬之間的數據存在不符的情況不斷出現，讓財務人員不能確認數據是否準確。特別是在每次版本升級后，同樣的錯誤還會出現。按照學校的賬務設置，貨幣資金（現金+銀行存款+零余額用款額度）=項目指標總額。而在2016年11月12日，查詢數據顯示L大學的項目指標數大于貨幣資金額90多萬元。這樣會導致有些項目余額已經不足，而財務人員因系統數據錯誤而多報銷的嚴重問題。有些應收、暫存款已做賬沖銷而往來余額表中沖銷不掉，造成了往來款數據不實。在2016年11月12日，查詢數據顯示L大學總賬余額表中其他應收款項小于往來款匯總表中其他應收款共19 800元。這說明有19 800元已經做賬沖銷的應收款項，在往來款匯總表中并未核銷。按此數據下發催款通知，肯定給財務帶來不良影響，會大大影響財務處的公信力。

2.查詢功能存在眾多問題。查詢速度慢，查詢條件組合受限，無法實現包含多個查詢條件的跨年度查詢，不能實現按照數據庫中已有信息進行任意組合查詢。查詢功能相對較弱，在工作過程中，統計信息無法滿足學校決策機構或科研管理部門對多維度財務信息的需求。

3.項目和指標存在重復設置問題。系統中既要求設置項目，還要求重復設置指標，導致增加項目的操作太復雜。同樣的數據不僅需要在項目信息庫中添加，還需在指標信息管理庫中增加，這種重復設置影響了系統操作的效率。

4.收費模塊運行不暢。學生收費信息庫的運行速度緩慢；分學院分年級的多維學生欠費統計信息表無法實現；批量導入繳費信息時，無法實現學號和姓名的一致性校驗；學分制收費未開發到位。收費模塊總體存在運行不暢的現象。

5.規劃中的許多模塊未及時上線。網上報銷、網上簽批、預算編報、網銀支付、銀校直聯等子系統因種種原因還未開發到位，而這些模塊應該配套運行。

上述問題的存在，不但沒有很好地解決L大學財務信息化建設的根本問題，還影響了L大學的會計信息質量與服務效率。

（二）成因分析

1.前期調研不足。L大學決定更換軟件時，沒有做好充分的前期調研。L大學對新的財務軟件供應商介紹的軟件功能并未進行實地調研，偏信了Y公司軟件推銷員的虛夸之詞，存在調研論證不足的情況。

2.Y財務軟件公司虛假宣傳。Y公司銷售人員虛假宣傳，將未實現的技術承諾為已實現。由于L大學比較注重軟件的前瞻性，對網絡簽批、網絡報銷、影像傳輸等較前沿的技術問題向多家軟件公司做出了咨詢，Y公司銷售人員過分美化了其產品功能，承諾將L大學提出的軟件功實現，而其他公司人員如實說無法做到，這樣便使L大學現場招標人員相信了其產品的先進功能。

3.Y財務軟件對高校業務不專業。Y公司對高校的財務管理業務并不是十分了解，開發的軟件存在許多不完善的地方；雖為個性化開發，但對學校提出的需求沒有及時跟進，解決問題不及時。

4.業務分包。Y公司將業務分包給本地一軟件公司，該公司對高校很多業務不熟悉、技術達不到，也無法推動Y公司做出改進，這就導致了網上報銷、預算編報、網銀支付、資金管理、舊數據遷移模塊等無法按時上線運行。

5.L大學缺乏推進方案。L大學沒有設立專門的領導小組，對信息化進程沒有總體規劃、沒有責任到人、沒有預定好每個模塊的上線時間點。對軟件公司不信守承諾的問題沒有及時追究其責任。

三、L大學財務信息化優化方案

對Y財務信息系統出現的諸多問題，L大學應及時組織人員對高校現行使用的財務軟件進行細致比較和現場考察。

（一）財務信息化推行方案

1.成立財務信息化建設領導小組。L大學的財務信息化領導小組應由分管財務副校長任組長，財會部門及相關部門負責人任副組長，組員由業務骨干組成，制定信息化建設目標、工作制度，以加快信息化建設步伐。

2.選擇適合的財務軟件。L大學應針對目前信息化存在的問題，用SWOT分析法對Y軟件的優勢、劣勢等方面做出客觀公正的分析，分清哪些是可以容忍的問題、哪些是必須限期解決的問題，對于必須要解決的問題如果在規定的期限內無法解決，則L大學應考慮更換軟件。L大學應組織有關人員對各高校使用的財務軟件進行認真細致的考察調研，全面了解目前高校財務軟件的優缺點，根據學校實際需求，盡快做出正確選擇。在考慮優化軟件時，應充分考慮學校需求：新軟件首先必須保證數據正確；必須安全高效、必須有完善的日志；實現網絡簽批、網絡預約報賬；實現學分制網絡收費；實現數據實時分析、報表、決策；實現財務系統與其他系統的無縫連接等。L大學現在使用的Y軟件存在的問題，TY軟件都可以解決。據統計，使用TY財務軟件山東某部屬高校2015年的憑證數為235 163個，核算人員有22名，人均憑證數10 689個；而L大學的2015年的憑證數為14 524個，核算人員有6名，人均憑證數2 421個。由此可知，山東某部屬高校的核算人員工作效率是L大學的4.4倍。

3.制定科學合理的實施計劃。L大學的優化升級計劃推行方案可采取以下順序：完成財務系統初始化；賬務處理系統首先上線試運行；預約報賬、無現金支付系統試運行；結合L大學財務特點，對主要系統進行改進（如預約報銷確認單，系統界面如何讓教師更直觀使用）；薪金系統、收費系統、預算系統等全方位推行。

4.重新構建業務規范和業務流程。以財務信息化建設為契機，認真梳理各項業務工作，選取信息化建設關鍵點，制定各種業務處理特別是財務處理流程的規范。需要建立的業務規范主要包括：會計核算規范，預算編制、控制、分析規范、業務報銷規范，固定資產管理規范，財務報表與財務分析規范，資金與資產管理規范等。

5.在校內進行實施試點。信息化實施，應當遵循先試點再推廣的原則，選擇信息化基礎較好、業務具有代表性的學院進行先行試點。邊試點，邊總結經驗教訓，為全面實施信息化做好基礎工作。

6.在全校范圍內進行信息化宣傳。在試點的同時，要通過網絡、校報等在全校范圍內進行信息化宣傳，選擇合適時間、地點，對全校人員進行培訓，全面推行網絡報銷信息化。

（二）財務信息化平臺優化構建

在財務軟件信息化順利推行的前提下，打通校內相關部門信息通道，通過系統之間的數據流轉實現無縫銜接。

1.全面預算管理系統。該系統能夠嚴格預算編報、審批和執行程序，并通過賬務處理系統、報表分析系統實時生成各類預算執行分析表。該系統涵蓋預算編報系統、指標管理系統、資金支付計劃管理系統。

2.報銷管理系統。報銷管理系統提供報銷服務和項目指標預算扣減服務，包含遠程預約系統、排隊叫號系統、網上報銷系統三個子系統。遠程預約系統解決的是報銷現場排長隊、等候時間長的問題，發起人在填寫報銷事項后，發送單據至會計核算員進行初審，初審通過的單據可進行排隊約號。排隊叫號系統用來規范管理現場排隊等候的報銷人員，針對初審通過的單據進行排號，給予報銷人一個預約時間及預約辦理報銷業務的窗口信息提示。網上報銷系統是報賬人將所要報銷的單據、內容通過網上報銷平臺，按照系統內置的會計科目、摘要信息等進行填寫、提交后，經會計核算人員初審合格后，按照預約系統提示的報賬時間將紙質單據交至財務報賬大廳，會計核算人員根據報銷人的紙質單據與報銷人錄入報銷系統中的數據進行核對無誤后辦理報銷業務的管理程序。網上預約不等侯報銷系統與全面預算系統、科研項目管理系統、財務處理系統、資金管理系統對接，保證經費指標增減、會計審核記賬、資金支付準確性、及時性和安全性，提高工作效率。

3.賬務處理系統。該系統通過財務輔助賬務的設置、登記、控制、核算、查詢等操作，能夠滿足L大學對財務管理的精細化、多維化的需求。該系統具有強大的數據校驗功能，可同時實現“多維”動態賬務查詢，可以根據查詢需要設置不同的查詢條件組合，實現多維賬務查詢功能。

4.銀校互聯支付系統。該系統在賬務處理系統中發出付款指令后，通過在學校設置的前置機完成學校銀行賬戶與其他單位賬戶或個人銀行賬戶間的資金劃轉。這種先進的資金結算方式，使高校真正開啟無現金報賬模式，使財務服務更加高效、資金劃轉更加安全、師生員工更加便捷。

5.薪資管理系統。該系統外設一個“其他收入管理”模塊，在實現對職工常規工資薪金管理的同時，也實現對職工其他零星收入的規范管理。該系統與人事部門管理系統對接，相關信息直接從其系統中獲取，兩系統數據基礎數據共享，維護方便，財務部門可根據人事部門的職工信息、薪資項目的增減調整，生成當月應發放薪資數據；其他收入、費用可由各單位自行錄入申報，經財務處進行復核后，系統自動與人事部門獲取的數據進行合并計算薪資。該系統同時解決了工資發放中普遍存在個人所得稅管理、工資外收入管理、多次發放管理等問題。財務處對每月的工資數據進行編輯和計算并提交到銀行發放后，系統會自動生成記賬憑證，省去人工錄入憑證。

6.學費收繳管理系統。學費收繳管理系統對學生按規定應交納的有關學分學費、住宿費、各項代收費等費用進行收繳并進行全程管理的應用系統。該系統與教務處學生選課系統對接，可直接采集學生選課信息并轉換成學分學費，計入該生應交學費總額；與學生處宿舍管理系統對接，可直接采集學生宿舍變動調整信息，根據嵌入系統中各宿舍樓的收費標準，可自動生成學生需補交（退）的食宿費差額。通過與上述兩個系統對接，實現了信息的實時共享，最終匯總計算出每位學生當學年應交納的有關費用總額。

該系統外接網絡交費系統以及銀校直聯收費系統，網絡交費系統是學生自行登錄按照規定的交費項目、交費金額進行自助交費的管理系統，可由學校在前置機終端發起“批扣”指令，相關費用便從學生銀行卡上自動劃扣到學校指定賬戶，大大減少數據傳遞程序和風險。

（三）實現財務信息系統與各業務軟件的對接

1.資產管理系統與賬務系統的對接。資產管理系統與賬務管理軟件的對接方式均采用“中間數據庫”方式，先確定好中間庫表結構，然后進行數據的對接。在資產軟件中設備登記、價值變動、資產處置等相關操作，國資部門審核提交后，從資產系統中打印出資產驗收單，同時寫入中間庫的“資產入賬信息表”。財務處在制單系統中輸入驗收單的單據號，可自動生成憑證，并向中間庫寫入“資產對賬單”。

2.科研管理平臺與財務軟件的對接。科研部門在科研項目立項之后，將合同信息、課題預算、經費控制等信息在科研平臺進行輸入，財務部門不必手動錄入項目資料。財務處實時將項目執行情況及指標余額情況返回科研管理平臺，科研項目負責人可以實時了解每一筆支出及預算的執行情況，避免出現經費執行與預算不相符的情況。

3.人事處人員信息管理系統與財務處工資管理軟件對接。財務處工資管理軟件與人事處人員信息管理系統的對接，實行數據的實時推送、教師的工資變動及信息變更實現信息共享。

4.教務處學生管理系統、學生處宿舍管理系統、財務處收費系統對接。教務處的學生信息變動、學生處的學生宿舍變動導致學費、住宿費標準變更以及學生銀行卡號的變更等相關信息通過網絡信息平臺進行資源整合，實現資源共享，提高工作效率。

四、結束語

各高校應當吸取L大學信息化建設的教訓，對本校的各項業務進行全面調研分析，根據國家有關規定，結合本校需求，制定合適的建設方案。L大學可供借鑒的經驗與教訓有以下幾點：

一是財務信息化建設需滿足實際需求。高校應在成熟軟件系統的基礎上，充分考慮本校具體管理需求，合理選用配置已使用成熟、技術先進的財務管理系統，以滿足學校管理、發展和未來變革的需要。

二是財務信息化建設應重點抓好流程設計與個性化需求設計關鍵點。在財務信息化建設過程中，工作流程設計、個性化需求設計是否完善，最終將決定一款財務信息系統能否滿足高校自身及信息使用者需要的關鍵。

三是財務信息化建設需分階段逐步實施和完善。高校財務信息化建設，由于涉及的前期準備工作量大，應在整體規劃的前提下，進行統籌規劃設計，盡可能整合現有信息系統，分階段、分步驟進行建設，穩步推進，避免重復投資造成浪費。

四是需實現財務與業務系統一體化。財務信息化系統應當實現與各業務處理系統信息共享，能夠直接從各業務系統獲取數據自動生成所需要的信息，減少人工重復操作，提高工作效率。

五是將內部控制流程嵌入財務信息化系統。將內部控制的理念、規則、方法固化到財務信息化系統中，實現對違反控制規則情況的自動防范和監控，提高內部控制水平，有效防范財務風險。

展望未來，高校的財務信息化的發展應完成從手工到自動、由固定到移動、由本地到云端的轉換，財務信息管理平臺將以云架構的思維構建一個更智能、更快捷、更高效的財務網絡服務平臺。