文書檔案的信息化管理

文/中交四航局第三工程有限公司 黃文柳

一、文書檔案和信息化管理的內(nèi)涵

文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。信息化管理是以信息化帶動(dòng)工業(yè)化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化的過程，它是將現(xiàn)代信息技術(shù)與先進(jìn)的管理理念相融合，轉(zhuǎn)變企業(yè)生產(chǎn)方式、經(jīng)營方式、業(yè)務(wù)流程、傳統(tǒng)管理方式和組織方式，重新整合企業(yè)內(nèi)外部資源，提高企業(yè)效率和效益、增強(qiáng)企業(yè)競爭力的過程。

二、文書檔案信息化管理的優(yōu)缺點(diǎn)

（一）文書檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)。1.提高了檔案管理人員的工作效率。由于傳統(tǒng)的檔案管理模式需要工作人員親力親為，在檔案的存放、資料的查找和信息的收集等方面會(huì)大大降低工作效率，造成人員和時(shí)間的浪費(fèi)。所以較傳統(tǒng)的管理方式來說，文書檔案進(jìn)行信息化管理不僅會(huì)提高文書檔案管理的流程運(yùn)轉(zhuǎn)速度，而且會(huì)改進(jìn)傳統(tǒng)的文書檔案管理方式。文書檔案采用信息化管理的歸檔方式，在前期的文件起草和后期的文件傳遞方面，都減輕了歸檔人員的工作量，提高了文件管理的規(guī)范性。2.促進(jìn)了檔案信息的共享。傳統(tǒng)的手工操作經(jīng)常處于被“束之高閣”的尷尬境地，沒能實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，造成大量信息被擱置、資金浪費(fèi)和獲取信息難度增加等多種困境。而信息技術(shù)在檔案管理方面得到應(yīng)用和推廣后，促進(jìn)檔案信息實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理，同時(shí)，信息技術(shù)的快速發(fā)展使得檔案信息與載體分離，并與其他信息系統(tǒng)建立合作關(guān)系，提高了工作的質(zhì)量與效率，提升了信息的查閱準(zhǔn)確率。3.提高了文件的傳遞速度和安全性。傳統(tǒng)的檔案管理模式中，歸檔部門的兼職檔案員在傳遞過程中造成文件丟失的情況時(shí)有發(fā)生，有時(shí)不能及時(shí)歸檔，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，借助網(wǎng)絡(luò)來傳遞文件，不僅可以提高文件的傳遞速度，也可以增強(qiáng)文件的安全性。文書檔案進(jìn)行信息化管理，簡化了檔案借閱和歸放流程，節(jié)約了檔案管理工作人員的時(shí)間和精力。

（二）文書檔案信息化管理的缺陷。1.降低了文件的保密程度。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境本就有虛擬化、公開化的特點(diǎn)，這就使得重要信息在網(wǎng)絡(luò)上存放會(huì)有一定的被盜或丟失的風(fēng)險(xiǎn)，甚至是遭受病毒的風(fēng)險(xiǎn)。因此，受網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和信息化特征的影響，電子檔案的保密程度較低，會(huì)造成重要信息的泄露。盡管防偽技術(shù)在不斷改進(jìn)，但若檔案被惡意修改，不僅會(huì)使檔案所有者信息遭到變動(dòng)，就連檔案工作人員也很難再次了解檔案的原貌。此外，由于是電子檔案，無法為檔案進(jìn)行加蓋印章等獨(dú)特標(biāo)志性內(nèi)容，也加大了其泄密的便捷性和風(fēng)險(xiǎn)性。2.提高了檔案管理人員的錄用門檻。隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式在信息共享需求方面的弊端愈加明顯，因此，應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，需要提高檔案管理人員對信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)操作的整體水平。因此，文書檔案管理人員要努力與時(shí)俱進(jìn)，要實(shí)現(xiàn)專業(yè)水平和終端應(yīng)用水平的雙提高。一方面，要豐富自身的專業(yè)檔案管理知識(shí)，另一方面，要學(xué)習(xí)檔案信息化管理操作理念和軟件應(yīng)用。積極推動(dòng)我國文檔信息化管理水平。

三、推進(jìn)文書檔案信息化管理工作的相關(guān)建議

（一）完善制度，轉(zhuǎn)變觀念。信息化的發(fā)展推動(dòng)文書檔案管理工作的變化，同時(shí)相應(yīng)的管理制度也要適時(shí)做出調(diào)整和完善，促進(jìn)文書檔案管理工作的良好有序推進(jìn)。首先要對文檔信息化管理流程進(jìn)行規(guī)范和制度建設(shè)，使得檔案工作人員都有章可循，按照規(guī)定的檔案管理流程，促進(jìn)歸檔工作的高效高質(zhì)完成。在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，必須加強(qiáng)信息的保密工作，尤其是檔案的相關(guān)工作人員，必須要增強(qiáng)安全防范意識(shí)，將安全措施落實(shí)到細(xì)節(jié)上，保證電子檔案的信息安全。

（二）建立并完善信息化管理平臺(tái)。通過建立信息化管理平臺(tái)并完善管理辦法來促進(jìn)信息收集、檔案查閱和文案歸檔等工作，同時(shí)要不斷提升平臺(tái)管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)，文檔的相關(guān)工作人員是推進(jìn)文檔信息化管理的中堅(jiān)力量，通過對其進(jìn)行規(guī)范管理，來落實(shí)信息化平臺(tái)建設(shè)。

（三）提高管理人員素質(zhì)。信息化在當(dāng)今呈迅猛發(fā)展趨勢，因此，對文書檔案的信息化管理也要愈加重視，而其中關(guān)鍵因素便是文檔工作人員。作為文書檔案的管理人員，首先要努力提高自身的專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)和信息化操作能力。所以，有關(guān)單位要組織檔案管理人員參加培訓(xùn)，有效促進(jìn)管理人員的全面素質(zhì)發(fā)展。另外，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)制度，對于在工作中有突出表現(xiàn)的或者是通過工作實(shí)踐創(chuàng)新出新的改革措施的，將文書檔案管理工作的晉升作為獎(jiǎng)勵(lì)的主要手段，并適當(dāng)?shù)亟o予相應(yīng)的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。

綜上所述，文書檔案管理工作要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，信息化管理是科技進(jìn)步的要求。文書檔案管理人員要將信息化的理論與實(shí)踐相結(jié)合，促進(jìn)組織的良性有序發(fā)展。各組織要高度重視文檔信息化管理工作的推進(jìn)，提高相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)并建立一套嚴(yán)密規(guī)范的制度促進(jìn)文書檔案信息化管理工作的推進(jìn)。