辦公室檔案數字化的重要性研究微探

文/揚州市城鄉規劃技術服務中心 潘翠平

我國辦公室檔案管理工作經過多年的發展，其重要性也是越發顯著，受到我國各單位和企業的重視。而目前是信息時代，信息技術已經滲透到各行各業之中，并取得了十分顯著的成果。因此，這就受到我國各大企業和事業單位的重視，通過將數字化技術應用在辦公室檔案管理工作之中，可以促進檔案管理工作的開展，大幅提升辦公室檔案管理工作的質量以及效率，這也是未來的主要發展趨勢，這就需要進一步探究辦公室檔案管理工作數字化的重要性。

一、使人事管理工作更加科學規范

將數字化技術融入辦公室檔案管理之中，可以為相關單位提供統一的檔案管理平臺，可以對全省的所有檔案信息進行統一的調度，更好地查詢檔案資料，還可以多點利用、多維印證，從而更好地開展對新入職員工的審核工作，準確任用和選拔領導干部，為人事管理工作提供有力的數據支持。同時，通過應用數字化技術進行辦公室檔案的儲存，可以將檔案的原文、高清圖像以及原始圖像儲存在系統之中，在查閱相關的人員檔案時，可以獲取其十分詳細的資料，從而可以有效避免出現涂改造假等各種違規、違法的問題。

二、使辦公室檔案的安全性大幅提升

隨著現代信息技術的普及，個人信息的安全問題是一個受到人們十分關注的問題。通過將數字化技術融入辦公室檔案管理工作之中，可以大幅提升其安全性，這也是建設安全信息的核心關鍵。由于辦公室檔案管理工作的流程比較復雜，而相關的工作內容也十分繁瑣，這就導致在使用、分類、整理、采集以及保存檔案資料的過程中，很容易會因為相關工作人員出現疏忽，造成個人檔案信息的泄露，這就留下了很嚴重的安全隱患，還嚴重威脅了檔案信息的安全，極大地影響了檔案管理的安全性。所以，有必要在辦公室檔案管理工作中應用數字化技術，為各種檔案信息加上安全密碼鎖，還可以對各種檔案信息資料進行有效的備份，這樣不僅可以使檔案的安全性明顯提升，還可以有效避免由于各種意外情況導致的數據丟失。這樣如果有人想要查找檔案信息資料，就需要有專門的密碼才可以查閱，可以充分避免檔案資料的遺失或者泄露，使檔案信息的安全性得到顯著增強。

三、使領導可以更好地查閱辦公室檔案資料

通過將數字技術融入辦公室檔案之中，可以更方便地挖掘所需要使用的各種信息，為單位的領導提供準確的辦公室檔案信息。由于現代社會任何工作都需要由人來完成，這就需要建設專業化的人才隊伍，才可以更好地促進社會的進步、國家的發展。所以，單位的領導需要對單位的員工和招聘的人才有著充分的了解，從而作出更加準確的決策，這就需要辦公室檔案管理人員重視這個問題。而通過對辦公室檔案進行數字化處理，單位領導就可以通過網絡平臺獲取自己所需要的辦公室檔案資料，可以對人員信息有著充分的了解。需要注意的是，在建立數字化辦公室檔案時，要注重將每個人的信息進行詳細的標注，要將每個員工的個人成就、工作履歷以及學歷等各種信息都記錄在案。并且，還要將各種信息根據其內容與類別進行準確的統計和整理，為開展相關工作提供有效的參考。如，開展培訓工作，根據人員信息開展有針對性的培訓。

四、有效提升人事管理工作的綜合能力

辦公室檔案數字化可以很好地增強人事管理工作的工作效率、準確性以及服務質量，切實提升人事管理工作的綜合能力。傳統的辦公室檔案都是紙質資料，在查找檔案時往往需要耗費很多的時間，而在分析檔案資料時，也無法進行準確的全面分析。而通過辦公室檔案數字化，就可以大幅提升辦公室檔案的查找速度，檔案分析的準確性也大幅提高。并且，通過建立完善的檔案信息管理平臺，只需要輸入檔案的關鍵字，就可以更好、更快地查找和檢索所需的檔案，使得檔案的查詢和查找更加便捷，使得服務質量也有明顯的提升。同時，數字化檔案可以將個人詳細信息資料全面地進行顯示，可以對每個人的實際情況有著準確的了解，更好地開展分析工作。

五、結束語

總而言之，通過對檔案資料開展數字化管理，能夠建立統一的工作標準，使檔案管理工作可以按照相關的工作流程開展，構建完善的人事管理體系，切實提高檔案管理工作的規范性和效率性。還可以為各種檔案資料“加密”，切實提升辦公室檔案的安全性，有效避免遺失和泄露。并且可以提高檔案的使用效率，能夠更快更好地獲取所需的檔案資料。同時使得人事管理工作的綜合能力大幅提高，全面提升人事管理工作的質量，更好地開展人事管理工作。