疾病預(yù)防控制中心檔案管理及檔案利用研究

文/云南省昆明市東川區(qū)疾控中心 歐陽娟

近年來，伴隨著人們生活質(zhì)量的提升，人們的健康意識越來越強(qiáng)。而疾病預(yù)防控制中心與人們的健康安全息息相關(guān)，因而我們必須要重視疾病預(yù)防控制中心的發(fā)展。檔案管理及開發(fā)利用是疾病預(yù)防控制中心發(fā)展中十分關(guān)鍵的一項(xiàng)工作，只有充分做好檔案管理、利用等工作，才可以為疫情預(yù)防、確診、控制提供必要的依據(jù)，督促疾病預(yù)防控制中心各項(xiàng)工作穩(wěn)定開展。

一、當(dāng)前疾病預(yù)防控制中心檔案管理及利用的不足

1.從疾病預(yù)防控制中心檔案管理當(dāng)前現(xiàn)狀看，由于部分領(lǐng)導(dǎo)及工作人員對其不夠重視，從而使得檔案管理部門的運(yùn)作經(jīng)費(fèi)較少，沒有配備更加專業(yè)、現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，甚至在基本的防潮、防火等工作上，都還存在一定缺陷，從而極大地威脅著檔案資料的安全。2.從我國當(dāng)前實(shí)際看，還沒有結(jié)合我國國情而制定的疾病預(yù)防控制中心法律法規(guī)，從而使得在日常工作中，缺乏相應(yīng)的依據(jù)來制定檔案管理制度、流程，同時，也沒有制定相應(yīng)的操作標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而導(dǎo)致在檔案分類、保管等工作具有較強(qiáng)的隨意性，影響到后續(xù)的檔案更新、利用。3.檔案利用不到位，從當(dāng)前疾病預(yù)防控制中心檔案實(shí)際利用看，存在檔案利用率低的問題，對于檔案管理，其最終目的是為了后期的應(yīng)用，而在現(xiàn)實(shí)工作中，很多工作人員并沒有充分意識到檔案資料的重要性，沒有合理、規(guī)范地利用檔案資料，造成了檔案資源閑置、浪費(fèi)等現(xiàn)象。

二、疾病預(yù)防控制中心檔案管理及利用策略

（一）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低直接決定著檔案管理工作是否能有序開展，因此，在實(shí)際中，疾病預(yù)防控制中心必須要充分意識到這一點(diǎn)，結(jié)合當(dāng)前檔案管理人員的現(xiàn)狀，制定相對應(yīng)的教育培訓(xùn)內(nèi)容，定期對檔案管理人員開展培訓(xùn)活動，使得檔案管理人員可以不斷提升自身的檔案管理知識、檔案管理技巧，并且能嘗試采用現(xiàn)代化管理理念、管理方法開展檔案管理活動，從而全面促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升。與此同時，疾病預(yù)防控制中心還應(yīng)注重招聘具備醫(yī)學(xué)背景及檔案管理背景的綜合型人才，使得疾病預(yù)防控制中心的檔案管理活動可以朝著專業(yè)化、規(guī)范化的方向發(fā)展。

（二）優(yōu)化檔案管理環(huán)境。在疾病預(yù)防控制中心檔案管理活動中，管理環(huán)境有著舉足輕重的作用，因此，在實(shí)際中，疾病預(yù)防控制中心應(yīng)該根據(jù)自身具體情況，加大資金投入，建立專門的檔案管理室，同時為檔案室配備相應(yīng)的軟件、硬件設(shè)施，確保檔案管理活動可以更加高效率地開展。疾病預(yù)防控制中心的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高對檔案管理工作的重視力度，要給予檔案管理工作相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)，確保其各項(xiàng)工作都可以穩(wěn)定進(jìn)行，以此推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行。

（三）制定規(guī)范的檔案管理工作流程。為了更好地開展檔案管理工作，在實(shí)際中，疾病預(yù)防控制中心必須要結(jié)合自身工作現(xiàn)狀，制定一套完善的檔案管理流程及管理制度，通過規(guī)范、健全的管理制度來對檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，從而保證管理人員可以嚴(yán)格地按照相關(guān)管理制度、流程開展管理活動。此外，在疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作中，還需要設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，不同權(quán)限的用戶可以訪問不同等級的檔案資料，確保檔案資料的機(jī)密性、完整性、安全性。

（四）提升檔案利用率。對于檔案管理，其最終價值是為了便于相關(guān)人員使用，然而在當(dāng)前的疾病預(yù)防控制中心檔案管理中，還存在檔案利用率低下，檔案管理形式化的問題。在實(shí)際中為了更好地解決這一問題，就必須進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的精細(xì)化管理，對檔案進(jìn)行準(zhǔn)確分類、管理，從而滿足不同檔案使用者的使用需求。同時疾病預(yù)防控制中心還應(yīng)該全面加強(qiáng)對檔案管理的宣傳力度，引導(dǎo)全體人員都意識到檔案管理的重要作用，了解檔案隱藏的重要價值，促使全體工作人員都樹立相應(yīng)的檔案意識，使其在日常工作中，可以主動的收集、整理檔案資料，并且可以嘗試?yán)脵n案資料來解決工作中存在的問題，從而提升檔案利用效率。另一方面，伴隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息化已經(jīng)全面滲透在人們的日常生活中，為了更好地開展疾病預(yù)防控制中心檔案管理活動，在實(shí)際中，需建立相對應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)，徹底改變以往手工檔案管理時間長、管理效率低、檔案利用率低等問題，從而全面提升檔案管理質(zhì)量。

綜上所述，疾病預(yù)防控制中心檔案管理及利用工作的開展與檔案管理人員、檔案使用人員、檔案管理環(huán)境、相關(guān)工作流程等各個方面都有極大的關(guān)聯(lián)，因此，在實(shí)際中，疾病預(yù)防控制中心必須充分意識到檔案管理及利用的重要作用，并結(jié)合自身實(shí)際情況，建立完善的檔案管理、利用體系，充分發(fā)揮出檔案資料的作用，從而更好地促進(jìn)疾病預(yù)防控制中心的發(fā)展。