事業(yè)單位后勤檔案管理存在的主要問題及對策

文/青海省地方病預(yù)防控制所 萬惠

事業(yè)單位后勤檔案是后勤管理、服務(wù)、建設(shè)及研究等工作所產(chǎn)生的文字、圖紙和照片等具有參考和保存價(jià)值的真實(shí)記錄，也是服務(wù)于單位業(yè)務(wù)工作的重要信息來源。近年來，隨著我國事業(yè)單位改革的不斷深入，后勤管理工作的檔案管理制度的健全和檔案管理意識(shí)的提高，使其在單位建設(shè)發(fā)展中所發(fā)揮的作用不斷提升和加強(qiáng)，已成為不可或缺的重要組成部分。但相對于人事、文書、財(cái)務(wù)等檔案來說，后勤檔案所涵蓋的內(nèi)容和范圍十分有限，管理手段及其受重視程度存在一定差距，有關(guān)探討、研究事業(yè)單位后勤檔案方面的文獻(xiàn)報(bào)道較少。筆者結(jié)合自身多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，通過對事業(yè)單位在深化改革的背景下后勤檔案分析探討，揭示后勤檔案管理中存在的主要問題及應(yīng)對之策。

一、事業(yè)單位后勤檔案管理工作的重要性

（一）歷史沿革。檔案是保存被查的歷史文件，是歷史的原始記錄，這是檔案的本質(zhì)屬性，也是檔案獨(dú)有的特性。就一個(gè)單位發(fā)展來講，后勤工作往往是零星繁雜，周期長，具有很強(qiáng)的連續(xù)性。因此后勤檔案用真實(shí)的數(shù)據(jù)完整記錄了單位發(fā)展的全部過程，也是一部后勤歷史記載。由于事業(yè)單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置的不斷調(diào)整，后勤部門人員變動(dòng)。建立健全相應(yīng)的信息檔案資料庫，保持其連續(xù)性和完整性，以及檔案信息開發(fā)利用和創(chuàng)新，這是新時(shí)期后勤檔案管理工作實(shí)踐所面臨課題之一。同時(shí)借助后勤檔案，及時(shí)掌握工作運(yùn)作過程中所表現(xiàn)出的各種問題，并對這些個(gè)項(xiàng)進(jìn)行總結(jié)，制訂和做出行之有效的工作計(jì)劃與正確決策，才能降低損失，提高效率，提升后勤綜合管理水平。

（二）文件資料利用。后勤檔案在運(yùn)用期間必然會(huì)形成各種不同的文書檔案，如：各種采購合同、招投標(biāo)文件等對項(xiàng)目工程來說非常重要，且具有法律價(jià)值的重要文獻(xiàn)資料，通過對這些文獻(xiàn)資料進(jìn)行保存，一旦牽扯到糾紛問題時(shí)，就成了保證己方合法利益非常重要的證據(jù)。事業(yè)單位的發(fā)展離不開房屋、地下管線、供水、供電、供暖、污排、水排系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，后勤檔案的原始的信息文件分門別類較多，既有基礎(chǔ)材料又有技術(shù)指標(biāo)，還包括設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收報(bào)告、結(jié)審資料等。而最原始、最完整的后勤檔案資料作為基礎(chǔ)文件，將為單位基礎(chǔ)設(shè)施綜合管理和維修保障提供重要科學(xué)依據(jù)。因此，后勤檔案不僅能提高單位日常工作工作效率，還在節(jié)能和減少資源浪費(fèi)方面發(fā)揮重要作用。

（三）信息儲(chǔ)存。翔實(shí)的后勤檔案對工程項(xiàng)目的相關(guān)設(shè)計(jì)以及施工環(huán)節(jié)的各方面信息、圖紙、設(shè)備相關(guān)參數(shù)和技術(shù)信息等做好了記錄。從某方面來說，后勤管理本身屬于一項(xiàng)長期性的工作，伴隨著時(shí)間的快速推進(jìn)，其維修頻率就會(huì)有較顯著的遞增性，若缺乏相關(guān)信息的支持，那么必然會(huì)使設(shè)備的正常運(yùn)作受到影響，從而給單位的日常工作和保障工作帶來非常大的影響。而信息化檔案管理實(shí)現(xiàn)了“信息化和數(shù)字化檔案”。運(yùn)用檔案管理軟件系統(tǒng)，應(yīng)用電子技術(shù)將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔，存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，明顯提升文件的檢索和辦公效率，也為廉政建設(shè)和審計(jì)檢查提供快速簡便的重要佐證。

二、事業(yè)單位后勤檔案管理中存在的主要問題

事業(yè)單位后勤檔案管理，從管理形式上可分為單位集中統(tǒng)一管理和后勤部門分類管理兩種方式，主要以建筑工程檔案和設(shè)備檔案來分類歸檔。目前存在的主要問題體現(xiàn)在以下幾方面。

（一）重視不夠。由于后勤檔案在大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理中占比較小，不是主流。忽視后勤服務(wù)檔案管理工作的現(xiàn)象較普遍，主觀意識(shí)上認(rèn)為后勤檔案管理工作可有可無，管理意識(shí)薄弱。造成后勤檔案工作得不到應(yīng)有的地位和重視。加之后勤檔案使用效率及人群范圍又較小，長期形成的以人代檔、人走檔無的現(xiàn)象較為突出，后勤檔案的重要性難以體現(xiàn)。后勤檔案工作人員的服務(wù)意識(shí)相對較弱，在實(shí)際工作期間，很難實(shí)現(xiàn)對綠化、水電、餐飲等各方面的有效保障，自然也很難使這些方面的檔案得到合理的分類。

（二）制度缺位。由于后勤檔案難以自成體系，沒有專門的檔案室，在單位檔案管理的連續(xù)性、完整性都缺少必要的制度來保障，在檔案的檢查、驗(yàn)收、考核上嚴(yán)重缺位，使檔案管理達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的水平。此外，因其各項(xiàng)規(guī)章制度相對來說缺乏完整性，并且沒有相關(guān)考核管理標(biāo)準(zhǔn)。這使得事業(yè)單位后勤的檔案管理也很難形成規(guī)模，加之內(nèi)容繁雜、形式多樣，并且絕大部分管理人員屬于兼職人員，并非專門負(fù)責(zé)檔案管理工作，而是在需要時(shí)再參與到管理中，這就導(dǎo)致事業(yè)單位后勤的檔案管理始終處在一個(gè)雜亂無序的狀態(tài)下。

（三）人才匱乏。當(dāng)前參與后勤檔案管理的人員絕大部分來自其他部門，且更多的屬于非專業(yè)人員，沒有相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，加之經(jīng)常性出現(xiàn)頻繁調(diào)動(dòng)的情況，這就導(dǎo)致檔案工作的交接與管理都表現(xiàn)出明顯的不足。對于業(yè)務(wù)單位來說，行政后勤部門的編制都是從嚴(yán)控制的，難以配備專門機(jī)構(gòu)和專業(yè)人員。后勤檔案的兼職人員，崗位不固定，流動(dòng)性大，沒有經(jīng)過專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟，能力欠缺，只能做到簡單的材料收繳，在檔案的歸檔內(nèi)容和分類方面問題較多。加之一些檔案材料散落在部門或個(gè)人手中，造成資料缺失和遺漏，給檔案材料收集、整理和保存造成嚴(yán)重影響和不必要的損失。

（四）效用低下。良好的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施和管理環(huán)境是后勤檔案建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。后勤檔案大多利用率較低，而工作又大都憑借當(dāng)事人的了解和經(jīng)驗(yàn)去做，特別是大型設(shè)備、設(shè)施專業(yè)性強(qiáng)，使用年限長，人員更替頻繁，依靠外援思想重。另外，紙質(zhì)檔案翻閱、查找工作量大，不方便，查找利用率低。當(dāng)前后勤因缺乏領(lǐng)導(dǎo)的重視和相關(guān)財(cái)政投入，這就使得其缺乏相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備和現(xiàn)代化技術(shù)力量支持。在時(shí)代快速發(fā)展的影響下，針對后勤檔案設(shè)施數(shù)字化管理已經(jīng)成為檔案管理工作非常重要的趨勢，但在這個(gè)階段中，我國絕大部分后勤檔案管理卻始終停留在最初的紙質(zhì)管理模式下，導(dǎo)致其無論是保存、查閱等方面都極不便利。

三、提高事業(yè)單位后勤檔案管理工作的對策

（一）提高檔案意識(shí)。在事業(yè)單位內(nèi)部積極加強(qiáng)后勤檔案管理意識(shí)的宣傳教育，促使全體人員均能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，從而促使檔案管理的意識(shí)能夠得到有效增強(qiáng)，從而更加積極地參與到檔案管理工作中。考慮到后勤部門的工作涉及的內(nèi)容非常繁雜，包括了單位的綠化、水電氣暖、設(shè)備購置、食堂以及工程驗(yàn)收等，為此，后勤檔案管理人員必須充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并加強(qiáng)對各方面檔案的合理處理和歸檔處理。檔案的重要性體現(xiàn)在它的歷史沿革性和應(yīng)用性。

（二）加大投入力度。加大對后勤檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備購置資金的支持，幫助檔案管理能夠從傳統(tǒng)管理模式引入新時(shí)代的信息化管理模式。伴隨著數(shù)字影像技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，這是事業(yè)單位后勤管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息技術(shù)推進(jìn)的必然趨勢，同時(shí)也更利于后勤檔案管理形成一個(gè)規(guī)范化的管理系統(tǒng)，促使檔案管理自動(dòng)化水平的全面提升，從而更好地實(shí)現(xiàn)對檔案的保存、整理和查閱。

（三）健全規(guī)章制度。制度是一切事物成敗的根本。無論何種崗位，要確保其正常運(yùn)行，都必須有相關(guān)的工作流程、規(guī)章制度以及考核標(biāo)準(zhǔn)來給予其相應(yīng)的指導(dǎo)。后勤檔案管理人員必須結(jié)合工作需要以及單位的實(shí)際情況，結(jié)合國家的相關(guān)法律法規(guī)對后勤檔案管理制度進(jìn)行完善，幫助檔案管理工作能夠更加規(guī)范、科學(xué)。

（四）注重利用效力。必須對檔案的價(jià)值有充分的認(rèn)識(shí)，在工作開展期間，能夠?qū)Ω鞣矫娴臋n案資料進(jìn)行收集整理，借助現(xiàn)有的資源來實(shí)現(xiàn)對檔案資源的開發(fā)，促使其利用價(jià)值的提升。為此，參與檔案管理的工作人員必須不斷提升個(gè)人專業(yè)能力，同時(shí)加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)的學(xué)習(xí)，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)的合理利用，來更好地推動(dòng)檔案管理工作在新形勢下的持續(xù)發(fā)展。

（五）重視業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案工作者要不斷更新知識(shí)。在當(dāng)前的發(fā)展環(huán)境下，人才是提高核心競爭實(shí)力的關(guān)鍵。后勤檔案管理人員必須充分認(rèn)識(shí)到時(shí)代賦予的責(zé)任感，積極參與各種專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，促使專業(yè)技能與業(yè)務(wù)素質(zhì)的全面提升，并合理配置相應(yīng)的專業(yè)管理人員，保證檔案管理能夠有專職人員負(fù)責(zé)，以便更好地發(fā)揮檔案管理人員的專業(yè)能力，探索出一條適合單位實(shí)際情況的管理模式。