淺析新時代的學校檔案管理工作

文/太原市第五十六中學校 梁彥芳

作為學校綜合管理工作中基礎(chǔ)性工作之一，檔案管理工作發(fā)揮著極其重要的作用。檔案管理工作質(zhì)量對學校各項管理工作的開展產(chǎn)生著一定的影響，并且在評判學校綜合管理水平的過程中，檔案管理工作的水平是一項較為重要的標準。因此目前越來越多的學校開始重視檔案的收集和整理工作，積極開展檔案綜合管理工作的同時結(jié)合新技術(shù)的引入，不斷改進完善相應的收集和整理措施。本文旨在討論新時代的學校檔案管理工作呈現(xiàn)出新的特點，為學校整體管理質(zhì)量的提高提供良好的支持。

一、科學管理檔案工作

（一）明確收集制度，嚴格工作流程。在檔案管理工作中首先需明確三點收集制度。第一，檔案工作人員需以認真負責的工作態(tài)度將工作過程中的文件資料及時存檔。第二，檔案管理人員需要對學校內(nèi)部文件做好登記，同時嚴格遵守相關(guān)交接的規(guī)定，保證資料登記工作不遺漏、無錯誤，有序歸納整理，做到資料歸納整理有條不紊、井井有條。第三，建立并逐步完善檔案借閱、歸還等相關(guān)制度，明確檔案歸檔流程及歸檔范圍，并將其劃入自身工作職責范圍之內(nèi)。

（二）提煉精華，提高歸檔質(zhì)量。在檔案管理工作中，工作人員需以檔案屬性、內(nèi)容以及反映價值等方面為依據(jù)，對資料進行科學的分類管理，在歸納過程中必須做到心中有數(shù)，對于近期需要整理的資料有宏觀認識，從而提高資料提取效率。換句話說，就是歸檔工作是以學校教學活動中的資料為整理對象，從中篩選出重要資料，確保其所選資料可以全面反映客觀教學工作以及學生工作的成果，包括目前教學已取得的成果、正在開展的活動以及每位學生的學籍檔案等內(nèi)容，在所有資料中提取精華，提高工作質(zhì)量。

（三）鑒檔準確化，細致化；存檔系統(tǒng)化，科學化。學校檔案的管理工作主要分兩步：檔案的鑒檔工作與后續(xù)的存檔工作。檔案鑒定在檔案管理工作中是必不可少的環(huán)節(jié)，要以檔案的價值為主要依據(jù)，保護重要資料，及時清理掉即將失去時效的資料，使得學校檔案管理完整化、系統(tǒng)化。檔案的存檔并不僅是對資料、檔案保存，更是對日常工作產(chǎn)生的零散、雜亂檔案進行分類、條理化整理，進行編號、存檔。與其他單位檔案管理存檔工作不同，學校的檔案存檔主要以工作中教育教學資料、教學形式探究、賬務備案資料、人事變動留檔、行政教育等來歸類存檔，存檔方式也需滿足易于保存和利用的原則進行。

二、提高檔案管理人員綜合能力

新的時代要求檔案管理人員具有認真的工作態(tài)度，同時切實認識檔案工作重要的現(xiàn)實意義以及其在學校綜合工作中所占的地位，從而督促自身不斷提高工作能力，自主能動地學習優(yōu)秀檔案管理知識。檔案管理人員要熱愛工作，提高服務意識，真正做到用心服務學生和學校。作為新時代的檔案管理員，我們需有過硬的專業(yè)知識技能，走在時代的前沿，敢于嘗試新的工作管理方式，將新型優(yōu)異的檔案管理經(jīng)驗運用于工作中，時常注重個人檔案管理業(yè)務技能的加強，提高自身文化素質(zhì)修養(yǎng)。作為整個學校檔案管理工作團隊的一分子，我們應該注重日常同事之間相互交流學習，共同進步。目前的檔案工作離不開電子信息技術(shù)的指導，這就要求檔案管理人員需熟練掌握電子存檔技術(shù)，提高文化水平和檔案管理的專業(yè)技術(shù)能力。

三、重視檔案工作基礎(chǔ)建設

新時代的社會條件下，教育部門不斷強調(diào)檔案管理工作的重要性，學校積極開展檔案管理工作，引進專職的檔案管理工作人員，并逐漸培養(yǎng)學校其他員工從事檔案管理工作，加強專業(yè)團隊建設。從制度方面，學校領(lǐng)導應逐漸創(chuàng)建、完善的檔案管理工作機制，以“部分”促進“整體”提高工作效率。學校領(lǐng)導可不定時地對檔案管理工作進行抽查，對現(xiàn)有檔案管理工作的完整性、系統(tǒng)性進行監(jiān)管，對檔案管理工作嚴格把關(guān)，謹防工作中出現(xiàn)紕漏。除此之外，學校還應重視檔案管理人員的從業(yè)培訓工作，盡量安排檔案管理員參加聽課講座活動和優(yōu)秀人員的經(jīng)驗交流活動，目的是提高所有工作人員收集、整理信息的能力，加深學校所有工作人員對檔案管理工作的認識，為檔案管理工作提供良好的“生存土壤”。學校還應逐漸建立“監(jiān)察部門”，及時解決檔案管理部門提出的建議，做到有意見必有反饋，以此促進檔案管理的工作質(zhì)量以及提高工作人員的工作能力。

四、找出管理缺陷并及時修正

現(xiàn)今的檔案管理工作中仍然存在許多問題，檔案管理的從事人員應當注重實踐，及時發(fā)現(xiàn)問題，并在工作過程中努力尋找合適的解決方法。現(xiàn)存的管理問題比較多，包括學校領(lǐng)導對檔案管理工作重視程度不夠，檔案管理員工作態(tài)度不端正，檔案管理的規(guī)章制度不健全，檔案保管室的基礎(chǔ)設施落伍等。針對這些諸如此類的問題，校領(lǐng)導及其工作人員都應該重視并積極落實解決方案。

五、結(jié)論

學校急需一支高素質(zhì)、專業(yè)能力過硬的檔案管理人才隊伍，同時學校也應著手成立一個專職的檔案管理部門，目的是使得檔案管理事業(yè)進步。檔案管理工作人員必須看到工作本身的社會責任，不斷創(chuàng)新工作方法，借助新型科技技術(shù)加強對檔案的整理效率質(zhì)量，促進檔案管理事業(yè)蓬勃發(fā)展。