新媒體視角下高校檔案管理工作探究

文/山西運城廣播電視大學 王娜

目前，大數據背景下，大數據得到了全社會的普遍關注，通過大數據對信息進行整理和分析，發揮數據的最大價值，而以互聯網為載體的新媒體就負責傳播和承載大數據，是目前大眾傳媒的重要表現形式，其在不斷為檔案所開發和利用?；ヂ摼W平臺將信息數字化的加工處理方式，不同于傳統的檔案管理模式，信息服務單一，其為檔案管理工作提出了新的挑戰。高校教育事業中檔案管理工作是一項基礎的工作，所以高校必須要在新媒體環境下改進檔案管理模式。

一、新媒體視角下的檔案管理工作

隨著檔案管理工作內容的不斷豐富，管理手段的不斷增加和載體形式的增加，檔案管理工作越來越繁瑣，但也在越來越多的領域上發揮著重要的作用，新媒體已經滲透到各個領域，在這種形勢下，檔案管理人員應該對新媒體進行深入的了解和研究。

新媒體也叫社交媒體，是指將數字技術以及網絡技術應用到報刊、電視以及廣播等媒體中去，形成一種新的媒體形式。目前微信、微博、博客、論壇、社交網站、手機媒體、數字電視等都是新媒體的表現形式，它可以向人們通過手機、計算機、數字電視機等終端提供一些討論、分享、溝通，提供給人們娛樂服務和信息服務。傳統的媒體平臺不能在短時間內獲取大量的信息需求，所以新媒體才能符合高校檔案信息的整理和管理。高校檔案資源的信息資源信息量非常大，可利用價值也很大，所以將新媒體作為契機，創新高校檔案管理方式極具意義。

二、新媒體視角下高校檔案管理的創新

（一）突破傳統觀念。將新媒體融入高校檔案管理中去，首先要提高管理理念的科學性，在管理思想上進行創新。高校可以制定相關的規定和通過投入一定資金的方式去支持學校的檔案管理工作。檔案管理人員還要改變檔案在被利用中的被動地位，對檔案信息資源進行分類整理，推動檔案利用向話題制造方向的發展轉變；促使檔案在傳播受眾上的針對性，改變檔案信息的普及和傳播方式，形成新的宣傳方式，開設利用新媒體的宣傳途徑。

（二）利用網絡技術。新媒體視角下，高校要學會利用現有的網絡技術，各種軟件與硬件設備開展檔案管理工作?？梢耘c計算機技術人員協同建立多媒體數據庫，將檔案信息進行采集和儲存。利用計算機互聯網技術將傳統的檔案資料通過計算機數字識別與電子格式轉換，傳入計算機進行數字化的處理。檔案信息要進行公開和對外發布，同時也要資源共享。

（三）挖掘新媒體優勢。新媒體相比于傳統媒體具有公開的性質，具有主動性，但根據《檔案法》的規定，高校在新媒體背景下建設檔案管理工作要對外開放不具備保密價值的檔案，新媒體的融入也有益于獲得更多的檔案資源，更方便地使用和管理。

三、利用新媒體進行檔案管理的改進措施

（一）加強管理人員的能力和素質。素質建設就是指思想素質和心理素質，首先檔案管理人員要具有高度的責任感，全心全意的服務意識和認真的工作態度，要努力在檔案管理工作中，默默無聞的平凡中創造出不平凡的工作業績，以效率求發展，以貢獻求支持，提高自身的工作素質和綜合素質。其次還要加強檔案管理人員的工作能力，加強能力建設，檔案管理人員不僅僅要熟悉掌握檔案管理系統的規范性操作和電子文件的相應特征，還要掌握一些有關計算機的網絡信息安全知識，做好檔案信息資源的安全防護工作，確保信息資源和管理活動的完整性和安全性。這就要求檔案管理人員要強化自我學習的意識，不斷參與新媒體背景下檔案管理的有關培訓，及時了解專業知識，學?？梢园才藕脱堃恍┯嘘P的檔案學專家或者學者來進行專業講解和培訓，檔案管理人員在日常的工作中還要重視整理、收集和保管等分類工作，與其他檔案員進行有效的學習交流，取長補短，積極探討工作經驗，有效提高自身工作能力和工作效率。

（二）設備統一化。目前有很多學校和單位的信息化手段以及設備都不統一，就造成了檔案管理中一些數據不兼容的問題，所以就要求配備專業化的、統一的檔案管理系統和統一的數字化設備，檔案管理過程能夠利用這些新媒體設備進行字符識別和轉化、自動編目和檢索、自動儲存上載、檔案自動標引、計算機輔助立卷以及文檔一體化等過程，設備管理系統的統一化才能為檔案管理的新媒體化提供可靠的保障。

（三）規范管理體制。將檔案管理標準統一，就是在多個檔案管理系統中進行管理標準統一，一些數據字段存在依存的關系，各種檔案信息資源存在著一定的邏輯關系，運行程序之間也存在一定的關系，組成一個網絡化的檔案管理系統，將整個數據庫都進行安全性和完整性的改進，必須要有規范的管理體制要求，這樣可以為檔案管理提供更方便的信息和方式。不然，不規范的管理體制和不統一的管理標準無法保障信息網絡的暢通，更無法實現資源共享。