新形勢下高校外事檔案收集工作分析

文/華北理工大學后勤集團 王靖怡

伴隨高校教育體系的發(fā)展，高校外事檔案的收集及管理日益得到了人們的關(guān)注。高校外事檔案主要是高校通過與外國團體以及個人進行學術(shù)研究、科研合作以及人才交流所形成的具有價值的文字、圖表以及載體材料等。在新形勢下，各高校為了順應時代的發(fā)展，普遍提高了對外事檔案收集工作的重視。但是在外事檔案逐漸增多、內(nèi)容逐漸豐富、載體日益復雜的狀況下，很多外事檔案收集工作無法滿足信息化的發(fā)展需求，影響檔案收集工作的有效性。因此，在現(xiàn)階段高校外事檔案收集的過程中，為了提高檔案收集與管理的有效性，應該有針對性地構(gòu)建檔案收集和管理的辦法，以便滿足高校外事檔案收集工作的基本需求。

一、高校外事檔案的概念及內(nèi)容

（一）高校外事檔案的概念。高校外事檔案在本質(zhì)上是高校與國外團體、個人進行學習交流、學術(shù)研究、科研合作等形成的歷史記錄。高校外事檔案是高校檔案管理工作中較為重要的組成部分，對高校的對外交流、教育以及科研起著至關(guān)重要的作用。

（二）高校外事檔案的內(nèi)容。高校外事檔案主要應包括如下內(nèi)容：第一，在接待國外人員往來中所形成的信件、日程安排、影音視頻等。第二，在對外籍人員招聘、管理中所形成的相關(guān)文件。第三，在國際學術(shù)會議交流中上報給教育部、國外專家局的學術(shù)、學位文件。第四，執(zhí)行國際科研合作項目中所上報到教育部、科研部的文件、批復等。第五，對外國留學生進行管理形成的外事檔案、業(yè)務(wù)內(nèi)容等。在高校外事檔案收集管理中，應該注意提高相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)水平以及對該種工作內(nèi)容的理解和認識，全面提升外事檔案的收集水平。

二、外事檔案管理的發(fā)展趨勢

（一）規(guī)模化。當前，在高校外事檔案管理過程中，伴隨著我國經(jīng)濟體系的不斷發(fā)展、教育體系的改革不斷推進，各個院校之間的檔案競爭趨于激烈。一些研究型以及綜合型的院校非常重視對外的交流與合作，使高校的外事工作不斷加強。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，導致高校的外事檔案管理呈現(xiàn)出規(guī)模化的發(fā)展狀態(tài)。

（二）多樣化。高校外事檔案管理工作不僅要規(guī)模化而且要多樣化。據(jù)研究分析，外事檔案種類不僅包括紙質(zhì)檔案，而且也包括膠片、電子文檔、影音視頻等，使檔案管理呈現(xiàn)出多樣化的發(fā)展態(tài)勢。這些檔案資源在高校外事活動中具有十分重要的作用。因此，在現(xiàn)代高校外事檔案管理的過程中，應該保證檔案資源收集的合理性，滿足檔案管理的多樣化需求。

（三）復雜化。長期以來，隨著教育機構(gòu)長期的發(fā)展，一些外事檔案主要來自于高校的外事管理部門。結(jié)合當前高校檔案信息管理狀況，由于高校教師以訪問學者、援外、進修身份出國的機會和數(shù)量逐漸增多，畢業(yè)及在校學生出國人數(shù)的不斷加大，以及高校管理重心的不斷下移等，充分展現(xiàn)出高校外事檔案來源的復雜化。因此，在現(xiàn)階段高校外事檔案管理中，應該結(jié)合國內(nèi)高校發(fā)展狀況，提高對本校學生、教師等外事檔案資源的收集認識，實現(xiàn)高校檔案管理工作的有效性。

三、高校外事檔案收集工作中存在的問題

（一）外事檔案管理人員意識不強。經(jīng)過研究考察發(fā)現(xiàn)，在高校外事檔案收集過程中，很多院校仍采用被動化的管理形式，這種工作狀況無法滿足外事檔案管理與外事工作的融合需求。關(guān)于外事檔案管理人員意識不強的問題，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，一些外事檔案管理人員，不能認識檔案信息資源處理的重要性，在日常工作中只是進行簡單材料的歸檔，存在著重收集、輕整理的現(xiàn)象，無法滿足檔案收集工作的基本需求，增加了檔案信息的管理難度，影響了外事檔案的質(zhì)量。第二，由于一些外事檔案管理人員的外語能力較差，存在著較強的依賴心理，在一定程度影響了對工作內(nèi)容的認識，導致外事檔案信息的管理收集流于形式。

（二）外事檔案管理方法相對單一。經(jīng)過研究考察發(fā)現(xiàn)，當前高校外事檔案管理仍存在著工作方法單一的現(xiàn)象，這就無法滿足當前檔案工作內(nèi)容多樣化以及載體多樣化的建構(gòu)設(shè)計需求，影響外事檔案管理的方式及方法。若在外事檔案管理中仍然采用單一性的方法，會降低外事檔案的管理質(zhì)量：一些數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)計缺少針對性；過多的傾向于紙質(zhì)文字材料的檔案儲存，影響檔案信息管理的科學性。在這種檔案管理方法單一的狀況下，無法充分發(fā)揮檔案管理的效果，影響檔案資料的利用價值以及使用功能。

（三）外事檔案管理缺少協(xié)調(diào)性。通過研究考察發(fā)現(xiàn)，在高校外事檔案管理中存在著各個部門缺少協(xié)調(diào)的現(xiàn)象，具體問題體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，在高校檔案歸口管理中，檔案通常是集中保管的，但是，在各個部門工作的過程中，缺少檔案管理的協(xié)調(diào)性，職能部門認為檔案管理工作與自身工作沒有多大聯(lián)系，加大了外事檔案資源管理的難度。第二，外事檔案員不了解職能部門的具體工作，影響外事檔案工作的執(zhí)行效果。第三，外事檔案存在著內(nèi)容重疊的問題。例如，在國際學術(shù)會議中，邀請外籍人士參與學術(shù)交流會議，這種交流形式有時會與短期交流來訪內(nèi)容相互重合，若不能對這些內(nèi)容進行科學化的整理，會影響外事檔案收集的有效性，降低外事檔案的質(zhì)量。

四、新形勢下高校外事檔案收集工作的優(yōu)化策略

（一）積極創(chuàng)設(shè)多樣化的外事檔案收集方法。伴隨信息多元化的發(fā)展，為了防止高校外事檔案信息收集遺漏，實現(xiàn)檔案工作收集的有效性，應該結(jié)合外事檔案信息的特點，進行檔案工作的創(chuàng)新。通常狀況下，在外事檔案信息收集中，需要做到：第一，在外事檔案管理中，工作人員需要主動進行檔案信息的收集，通過校園網(wǎng)、閱讀平臺等關(guān)注外事活動，并時常與外事部門進行聯(lián)系，通過對外事活動內(nèi)容的監(jiān)管，進行檔案資料的收集，提高對外事工作檔案登記的價值性。第二，在重大外事活動以及任務(wù)的檔案材料收集過程中，可以提前進行檔案信息資源的收集，相關(guān)檔案信息管理者要與外事部門進行及時溝通，通過工作的配合，實現(xiàn)對材料的收集、歸檔，展現(xiàn)檔案信息資源管理的價值性。第三，外事檔案管理中，也應該進行零散文件的收集，對個人手中有價值的外事檔案資料應該采用收購、交換或復制的方法，以保證檔案收集工作的有效性。通過這些檔案收集方法的構(gòu)建，可以為高校外事檔案的收集提供支持，滿足高校檔案信息的管理需求。

（二）實現(xiàn)對外事活動背景材料的及時補充。通過對高校外事檔案收集工作的分析，由于高校外事工作形式的特殊性，應該積極強調(diào)外事活動信息收集的有效性、及時性，充分保障外事檔案建立的完善性。通常狀況下，在外事活動背景材料補充中，應該注意以下事項：第一，積極加強對外事活動輔助材料的收集。在現(xiàn)階段外事活動工作分析中，應該著重強調(diào)外事活動輔助材料收集的價值。例如，外事活動應該結(jié)合境外團體以及外籍專家的背景資料等進行接待計劃的安排，要注重對輔助材料的收集。而且，在外事活動輔助材料收集中，也需要強調(diào)輔助信息收集的價值，各個部門的相關(guān)人員應該隨時聯(lián)系，實現(xiàn)對檔案新資源的有效管理。第二，在文件材料收集中，也應該注重保持文件之間的聯(lián)系，如，在大型的外事活動結(jié)束后，當出現(xiàn)一些背景不全的材料內(nèi)容時，檔案人員要通過網(wǎng)絡(luò)、圖書資源、媒介信息等進行檔案材料的收集，提高外事檔案收集工作的價值。第三，在一些外事檔案收集中，對于一些材料不全、質(zhì)量不合格的檔案內(nèi)容，應該及時進行補全、更正，以保證外事檔案收集的有效性。

（三）建立健全高校外事檔案管理制度。結(jié)合高校外事檔案收集管理狀況，為了實現(xiàn)檔案外事信息管理的有效性，應該建立健全外事檔案管理制度，通過管理責任的明確，進行外事檔案工作的創(chuàng)新。通常狀況下，在外事檔案收集的過程中，應該做到：第一，明確制度內(nèi)容，制定有關(guān)外事檔案管理的基本條例，提高檔案管理者對相關(guān)制度內(nèi)容的認識，保證檔案管理工作的規(guī)范性。第二，在對外事檔案管理中，應該實現(xiàn)外事檔案信息內(nèi)容的科學結(jié)緣、保管以及收集，并明確各項工作的注意事項。例如，在外事檔案管理中，應該確定保密制度、外事檔案保管制度等，使外事檔案管理工作在制度的約束下進行。第三，外事檔案涉及的內(nèi)容相對較多，可以在管理制度中建立信息一覽表，對檔案信息進行認真篩選，充分保障檔案信息管理以及檔案信息收集的完整性。第四，在檔案信息處理中，為了提高外事檔案管理的整體水平，應該明確制度管理的責任機制，強調(diào)檔案信息的完整性。對于丟失的檔案內(nèi)容，應該進行及時處理，強調(diào)檔案的跟蹤職能，保證外事檔案信息管理的科學性。第五，對于專業(yè)外事檔案管理者應該逐步提高自身素養(yǎng)。院校檔案管理部門應該定期或不定期地進行業(yè)務(wù)培訓，要引導外事部門檔案管理者進行相互間的業(yè)務(wù)學習、交流、提高。檔案管理部門也應該經(jīng)常與檔案人員進行溝通，及時幫助他們解決工作中存在的問題，提高外事檔案工作處理的效率，促進高校外事檔案工作的穩(wěn)定創(chuàng)新。通過這些外事檔案制度的明確，可以實現(xiàn)對檔案收集工作的科學改進，明確責任落實制度，強調(diào)檔案管理者的責任意識。

（四）創(chuàng)設(shè)信息化的外事檔案信息管理機制。通過對我國高校外事檔案收集工作的分析，在檔案管理中若仍然采用傳統(tǒng)的信息處理方法，會出現(xiàn)檔案信息管理效率不足以及勞動力投入大的問題，嚴重影響外事檔案收集工作的效率性。因此，在信息發(fā)展的背景下，為實現(xiàn)外事檔案信息管理的有效性，應該構(gòu)建信息化的管理體系，并做到：第一，在外事檔案資源收集中，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用，應該對外事檔案進行科學化的管理，結(jié)合檔案信息檔案情報等，制作成系統(tǒng)性的管理方案，滿足外事檔案信息資料收集的基本需求。第二，在外事檔案管理中，相關(guān)管理者應該結(jié)合本校以及外校的檔案管理特點，進行信息資源的連接，充分保障科研資料與教學資料融合的有效性，展現(xiàn)檔案信息的完整性。第三，建立完善性的檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理體系，在這種網(wǎng)絡(luò)背景下，可以將分散的信息技術(shù)進行集中處理，實現(xiàn)外事信息處理的有效性，全面提高外事檔案信息處理的質(zhì)量。第四，對于高校學生以及教師而言，也可以利用外事管理資源進行學習交流，引導學生、教師掌握科學、系統(tǒng)的信息內(nèi)容，為學生的學習營造良好的交流平臺，展現(xiàn)高校外事檔案收集工作的價值性。通過外事檔案信息環(huán)境的創(chuàng)設(shè)，不僅可以提高新的影響力，而且可以促進高校與國外高校的合作、交流，滿足高校科研工作的創(chuàng)新需求。

五、結(jié)語

總而言之，在現(xiàn)階段高校外事檔案管理的過程中，為了提高檔案收集工作的質(zhì)量性，應該將外事檔案的收集以及處理作為重點，結(jié)合外事檔案信息的相關(guān)內(nèi)容，進行檔案處理方案的完善，充分滿足外事檔案信息的收集需求。在外事檔案收集中，應該及時認識到資源管理中存在的問題，積極創(chuàng)設(shè)多樣化的外事檔案收集方法、實現(xiàn)對外事活動背景材料的及時補充、建立健全的外事檔案收集管理制度，強調(diào)信息化的檔案管理資源，充分展現(xiàn)外事檔案工作的價值性，促進現(xiàn)代檔案管理工作的穩(wěn)定創(chuàng)新。