高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理與開(kāi)發(fā)利用探析

文/西北民族大學(xué)教育科學(xué)與技術(shù)學(xué)院 王欣

二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理在高校檔案管理工作中占有重要的地位，二級(jí)學(xué)院保存著第一手、最全面的教學(xué)資料。二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案材料可以按照以下分類(lèi)：1.教學(xué)文檔。教學(xué)文檔是教學(xué)過(guò)程中直接反映教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)活動(dòng)的執(zhí)行情況的材料。涉及專(zhuān)業(yè)培養(yǎng)方案、課程教學(xué)大綱、使用教材、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)日志、教師教案、多媒體課件、聽(tīng)課記錄等。2.教學(xué)管理材料。主要有教學(xué)管理方面的重要文件，還有關(guān)于專(zhuān)業(yè)申報(bào)、專(zhuān)業(yè)建設(shè)、課程安排、教學(xué)評(píng)價(jià)、學(xué)院教學(xué)研討、教研室活動(dòng)、教學(xué)檢查、教學(xué)管理工作考核等方面的材料。3.學(xué)生考試材料。主要有考試大綱、考試安排、考試試卷、試卷分析、課程單科成績(jī)表、班級(jí)成績(jī)匯總表。另外，還有在校期間各種國(guó)家級(jí)等級(jí)考試報(bào)名材料等。4.畢業(yè)生實(shí)習(xí)和畢業(yè)論文材料。畢業(yè)實(shí)習(xí)材料有實(shí)習(xí)大綱、實(shí)習(xí)計(jì)劃申請(qǐng)表、實(shí)習(xí)鑒定表、實(shí)習(xí)手冊(cè)、實(shí)習(xí)工作總結(jié)、實(shí)習(xí)基地合作協(xié)議書(shū)等。畢業(yè)論文材料包括論文選題、開(kāi)題記錄、答辯記錄、論文等一系列材料。5.數(shù)字化檔案。主要涉及試題庫(kù)、畢業(yè)論文、紙質(zhì)載體無(wú)法保存的畢業(yè)作品等的電子版。6.其他材料。如學(xué)校教育教學(xué)改革、教師課堂教學(xué)比賽相關(guān)材料等。

一、二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案材料收集與管理存在的問(wèn)題

（一）沒(méi)有專(zhuān)職檔案管理員和專(zhuān)門(mén)的檔案室。許多高校對(duì)教學(xué)管理工作以及教學(xué)檔案材料收集整理的重要性，沒(méi)有充分重視。許多學(xué)院沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的教學(xué)檔案機(jī)構(gòu)，材料收集難以做到按時(shí)、完整和規(guī)范。且一般都是教學(xué)秘書(shū)兼職檔案管理員，由于教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍不穩(wěn)定，導(dǎo)致檔案缺失和不完整。教學(xué)秘書(shū)基本都不是檔案專(zhuān)業(yè)出身，檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)薄，專(zhuān)業(yè)技能較差，加上日常教學(xué)管理工作繁重瑣碎，沒(méi)有更多的精力和心思放在檔案的收集和整理上。而且學(xué)院用房緊張，沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室，常常是教學(xué)管理辦公和檔案材料歸檔混合一處。

（二）檔案管理體制不健全。很多高校沒(méi)有建立起比較完善的教學(xué)檔案管理規(guī)章制度，僅僅規(guī)定了歸檔管理的文件種類(lèi)，卻沒(méi)有明確管理的步驟、對(duì)時(shí)間的要求，致使二級(jí)學(xué)院檔案管理沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的制度，歸檔材料往往不能達(dá)到及時(shí)化、系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化，檔案管理質(zhì)量難以保證。

（三）管理模式陳舊，檔案信息化建設(shè)緩慢。當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)化、信息化在不斷向各行各業(yè)推進(jìn)，檔案管理工作也在向信息化管理轉(zhuǎn)型。目前大多數(shù)高校的教學(xué)檔案仍然以紙質(zhì)文檔為主，過(guò)度強(qiáng)調(diào)對(duì)紙質(zhì)文件材料的收集，忽視對(duì)電子材料、聲像資料等的收集。且管理手段單一，主要以手工管理為主，檔案查找也主要靠人工進(jìn)行，沒(méi)有檔案管理系統(tǒng)輔助。

二、二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案開(kāi)發(fā)和利用的局限

檔案工作的終極目的和意義是開(kāi)發(fā)和利用檔案，使檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)。只有經(jīng)過(guò)合理開(kāi)發(fā)和利用，才能更好地提升檔案的價(jià)值，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的活化和共享，提高教學(xué)檔案的利用水平。教學(xué)檔案在現(xiàn)有基礎(chǔ)上已經(jīng)提供了很多服務(wù)和功能，例如學(xué)生成績(jī)的保存對(duì)其畢業(yè)后的工作調(diào)動(dòng)、留學(xué)、干部選拔任用等都提供了很好的依據(jù)、教師的教學(xué)檔案資料為其將來(lái)職稱(chēng)晉升提供了憑證。

但由于教學(xué)檔案隱私性較強(qiáng)，比如學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jī)、補(bǔ)考重修記錄，還有學(xué)生學(xué)業(yè)預(yù)警資料，以及學(xué)生受處分文件等都涉及個(gè)人隱私，致使教學(xué)檔案在開(kāi)發(fā)利用時(shí)受到很大限制，出于安全性考慮，檔案的查閱本身就需要權(quán)限，或者需要一定的許可才能進(jìn)行。對(duì)高校教學(xué)檔案的這種保護(hù)導(dǎo)致其難以進(jìn)行深層次的開(kāi)發(fā)和利用。

三、改善二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理和開(kāi)發(fā)利用的措施

針對(duì)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理和開(kāi)發(fā)中存在的問(wèn)題，本研究提出了改善現(xiàn)狀的措施和建議，如下：

（一）完善檔案制度，規(guī)范檔案管理，全員參與檔案建設(shè)。二級(jí)學(xué)院首先要完善檔案管理規(guī)章制度，通過(guò)制度來(lái)保障教學(xué)檔案的規(guī)范和完整，同時(shí)要轉(zhuǎn)變觀(guān)念，教學(xué)檔案的和建設(shè)和管理不是檔案人員一個(gè)人的事，需要全員重視。全體教職工應(yīng)正確認(rèn)識(shí)教學(xué)檔案歸檔的重要性，積極主動(dòng)、及時(shí)參與檔案歸檔工作，提升管理效能。

（二）創(chuàng)新檔案管理模式。教學(xué)檔案管理工作應(yīng)順應(yīng)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢(shì)，及時(shí)轉(zhuǎn)變過(guò)時(shí)的、不適應(yīng)的檔案管理模式。數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化教學(xué)管理系統(tǒng)的建設(shè)，可以加大教學(xué)檔案開(kāi)發(fā)利用的功能。當(dāng)事人自己通過(guò)信息化手段進(jìn)行查詢(xún)，便可獲得個(gè)人資料信息或免密資料。

（三）高校教學(xué)檔案的開(kāi)發(fā)和利用，除了尊重檔案的保密性，在規(guī)定范圍內(nèi)提供查閱和咨詢(xún)服務(wù)外，還應(yīng)堅(jiān)持開(kāi)放原則。比如二級(jí)學(xué)院對(duì)于每一年考上研究生的學(xué)生信息和相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)材料等予以收集和整理，通過(guò)櫥窗展示予以宣傳，激勵(lì)低年級(jí)學(xué)生積極進(jìn)取；或在學(xué)校開(kāi)放日進(jìn)行校友檔案資料展覽，提高學(xué)院和專(zhuān)業(yè)的知名度。

四、總結(jié)

二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、高效化，以及檔案的充分利用和開(kāi)發(fā)，離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)的重視，檔案管理人員的付出，也離不開(kāi)學(xué)院教師的配合。只有全員參與才能使教學(xué)檔案管理工作落到實(shí)處，從而使高校檔案管理工作持續(xù)健康地發(fā)展。