電力企業公文精益管理的探究

文/廣東電網有限責任公司清遠清城供電局 歐利萍

公文管理屬于電力企業管理工作中的基礎部分，對于電力企業的正常運營有著較大的幫助，加強對其進行管理可促進電力企業運轉效率提升。因此，當前電力企業應當對公文管理引起較高的重視，對其采取精益管理方式，以此來提升公文管理質量，促進電力企業健康發展。

一、電力企業公文精益管理的實踐研究

（一）提升公文質量。在公文管理工作中，提升公文質量是管理工作開展最為基本的環節。通過在公文中制定更高的精益目標，能夠積極引導公文精益管理的開展和進行。例如某供電企業在實際的公文管理中，為了提升其質量，不僅專門制定了公文評價指標，而且還確立相應的質量考評體系，在實際應用中展現出較好的效果。

1.制定公文評價指標。精益管理所面對的對象較為寬泛，其中每個細節都可以作為改善的地方。該供電企業專門制定了一系列的公文評價指標，對每件公文的流程、行文、內容、格式等進行細化考評。尤其是當前公文管理中表現出來的一些公文質量問題，重點進行扣分設置，建立完善的扣分標準，讓整個公文評價工作能夠更加規范。

2.采用評分制考核方式。該供電企業在公文精益管理中主要采用評分制考核方式，每月對企業內部各部門公文進行評分考核，并嚴格按照制定出來的公文評分標準執行。當發現某公文存在錯病情況時，從滿分中減去相應的錯病扣分。最后再通過考核結果分析各部門公文管理情況，分析其出現較多質量問題的原因，并及時制定針對性的管理措施，以改進公文質量。

3.加強對考評結果的分析與應用。每月對各部門公文質量考評結束后，需及時對其進行分析和總結，對其中錯病文較多的部門及時提醒，以便其后期對此引起重視；對不合格的公文則直接予以退回，并對相關部門開展針對性的培訓。通過多種方式同時開展的方式，促進公文質量提升。除此之外，該供電企業每年還進行優秀公文工作集體、先進個人的評選，并予以適當的表彰和鼓勵，在企業內部形成模范效應作用，同時通過這種方式也能夠有效激發其他部門公文創優的積極性。

該供電企業自從開始實施公文評分考核制度以來，公文質量呈現明顯上升，公文出錯率降到2%以下，且該比率還呈現出不斷下降的趨勢。

（二）提高公文辦理的效率。公文精益管理追求的是效率，在保證較高質量的同時提高其時效性。該供電企業為此在公文辦理上對時間作出明確的限制，要求每份公文從起草到辦理完畢的時間不超過6天，而每個流轉環節的時間不能超過1.5天。同時利用專門的協同辦公系統對實際的辦文效率進行監管，對即將超時的公文進行預警，對每月出現公文辦理超時的部門進行企業內部通報和懲處，希望能夠以此提升公文辦理的及時率，讓企業各部門的辦公人員能夠養成良好的公文處理習慣，讓公文辦理處于可控的狀態。

1.在辦理上施行協商制度。為了有效避免公文在協同辦公流程中各部門意見出現分歧，耽誤公文辦理的時間和效率。該供電企業在精益管理過程中提出協商辦理制度，要求各部門在正式辦理公文之前注重相互協調，當出現意見分歧時需先對其進行解決，然后再行文辦公，以此來提高整體公文辦理的效率。

2.切實實施限時辦理制度。所有公文在進行辦理時必須按照相關規定期限辦理。該供電企業在限時制度中明確指出：對于基層單位提出的上報請示公文，在進行辦理時最多不能超過15天（多部門辦理）；如果由單一部門辦理，則不能超過10天；如果請求辦理公文為急件，則必須在5天內回復。如果在規定時間內無法完成公文辦理，則必須說明原因，并由相關領導核實，然后對請求辦理的基層單位做出初步回復，明確最終的辦理時間，并且在公文辦理系統上做好相關的辦理記錄。

3.切實執行超時默認制度。對于基層單位的公文上報請示，相關受理部門必須在規定時限內進行答復，如果逾期未做任何回復，則可視之為同意，并由基層單位收回公文，進入到下一個辦理流程。因此造成的一些問題由超時部門承擔。

（三）精簡公文數量。為切實保證公文管理的整體質量，首先需從公文的數量上做出限制，減少不必要公文的印發。

1.嚴格控制公文發文的數量。該供電企業為提升公文發文的質量，結合企業每年發文數量情況，對各部門未來一年內發文數量做出指標限制，以此來要求各部門做好過程管控。

2.加強發文的協調統一。首先企業各部門加強發文必要性的審核，并由供電企業辦公室進行監管，控制不必要的發文。其次要求企業內部同級部門之間施行協同管理方式，對于同類型公文，可以采取合并的方式來進行發文。

3.落實公文“五不發”原則。要求所發公文確有較高的必要性和實效性。如果所發公文屬于特殊形式的公文，那么將不再以其他形式進行發文；如果所發公文有著較多相似之處，可以進行整合發文，那么將不采用單獨逐個發文的方式；如果企業制定的規章制度或者國家法律法規作出明確的規定，不需要再進行單獨的發文；對于在會議上已經通過的文件材料，不需要再單獨發文；對于企業領導沒有要求轉發的文件，不需要對其進行發文。

該供電企業在施行一系列精簡公文數量的策略之后，企業于2017年全年發文數量相較于上年減少43%。

二、公文精益管理的措施思考

（一）完善制度，控制流程。公文精益管理的方式應當逐漸轉化成為各部門開展工作的職責。發布的公文在運轉的過程中需依據制定的流程進行運行，保證公文運轉的規范性。同時為了保證公文精益管理得到有效落實，在供電企業內部應當及時對相關的規章制度進行修訂，確保公文管理的整體規范性，促進管理效率的提升。除此之外，還需要對公文管理的流程進行細化，并建立相應的質量管控機制，明確各部門各環節的主體責任，并要求所有發文文件必須交由部門主管進行審查，以此來督促公文辦理人員提高公文質量，實現對公文內容、公文格式、公文質量的嚴格把控。

（二）循序漸進，嚴格審核。對于公文精益管理最難的地方在于難以保持較高的持續性，難以做到真正的不斷進步。因此，在開展公文精益管理的過程中，關鍵還在于不斷對管理措施進行改進，爭取每次改進和完善都能夠促進管理的進步，從而實現公文管理的良性循環，使其變得越來越規范、標準，達到提升公文辦理質量的目的。

（三）培養人才，完善機制。電力企業在開展公文精益管理的過程中，人才是十分關鍵的部分，通過建立一支高素質的文書團隊能夠在很大程度上提升公文管理的效果。

1.做好人員選擇工作。對于公文辦理人員，不僅要求其具備較高的業務處理能力，而且還需要其具備較高的責任意識。在具體的文書人員配置中，首先需要注重文書團隊結構的合理性，對文書人員的年齡、學歷、專業等做出調整。其次需要不斷強化文書人員的責任意識，使其在公文辦理中保持高度的責任心。同時文書人員應具備較高的自我學習意識，能夠在工作之余自行學習相關的公文知識，了解相關的政策方針，以便能夠實現高效辦公。

2.完善培訓機制和考核機制。對各部門的文書應當對其加強培訓工作，專門進行公文培訓，提升其在公文處理上的能力。并在培訓過程中將一些日常工作中出現的典型案例作為培訓內容，將一些日常工作中較容易出現錯誤的公文問題做出總結，在培訓時專門將其列出，以此來降低文書人員在公文辦理上的出錯率。同時在企業內部建立專門的公文辦理交流平臺，促進各部門文書人員間的溝通交流。除此之外，還需要加強公文考核機制的完善，不斷強化對公文的審核，并將考核結果同懲處、表揚相聯系，對優秀的公文予以表揚，對長期出現公文錯誤的文書人員做出懲處，從而在企業內部營造出良好的氛圍。